Quizás has llegado hasta aquí porque te estás preguntando el como administrar una empresa.

Administrar una empresa no es nada fácil ya que para llevarlo a cabo debes de tener una visión de 360º de todo el negocio, rodearte de un buen equipo de trabajo y saber delegar muchas responsabilidades.

No obstante, en este artículo te voy a describir los 4 pilares básicos sobre los que descansa el como administrar una empresa.

esquema 4 pilares sobre como administrar una empresa

Oportunidad en el mercado: clientes y problemas o necesidades a resolver, la base de como administrar una empresa

Qué ofrece al mercado la empresa

Para administrar correctamente una empresa, lo primero que deberás de definir bien es cuál es tu producto o servicio.

¿Qué es lo que entregas al mercado?

Esto es algo muy obvio pero comunícalo bien porque de lo contrario caerás en la generalidad y definirás tu actividad como: “…ofrecemos soluciones adaptadas a nuestros clientes para garantizar la máxima calidad de nuestro servicio”.

¿soluciones de qué tipo?, ¿a qué clientes?, ¿que es calidad para ti?

Esto parecen trivialidades, pero he visto muchas páginas web de empresas que tienes que estar leyendo más de 5 minutos de información para saber qué productos o servicios entregan al mercado exactamente.

También he oído muchas veces este tipo de definiciones por parte de gerentes o responsables de empresas.

Y bajo mi punto de vista, desde que oigo algo así me da que pensar acerca del producto o servicio que están entregando al mercado y si realmente lo tienen claro.

Quién es tu cliente/quien te compra

Para poder administrar una empresa debes de tener muy bien definido quién es tu cliente.

Esto parece otra obviedad pero no lo es para nada. Es importantísimo que conozcas muy bien el perfil de tu cliente para que ajustes a la perfección tu producto o servicio a sus necesidades.

¿Quién compra tus productos / servicios?

¿Es una persona física o una persona jurídica?

Si es una persona física:

  1. ¿predominan hombres o mujeres dentro de tus compradores?
  2. ¿qué rango de edad suelen tener?
  3. ¿cual es el nivel académico que suelen tener?
  4. ¿qué poder adquisitivo suelen tener?

Si es una persona jurídica:

  1. ¿qué sector o sectores predominan en tus clientes?
  2. ¿cuál es el tamaño medio de empresas es el habitual entre tus clientes?
  3. ¿quién realiza el primer contacto para solicitarte tu producto / servicio: el responsable de la empresa o un trabajador?

Qué problema o necesidad tiene el cliente

Este es uno de los aspectos clave cuando estás realizando el estudio de tu cliente o un mapa de empatía.

Tienes que saber a la perfección cuál es el motivo por el cual te solicitan tu producto o servicio.

Detrás de dicho motivo seguramente existirá un problema que tiene el cliente o una necesidad que satisfacer.

¿Qué motiva al cliente el adquirir tu producto / servicio?

¿Qué objeciones o resistencias puede tener para no adquirir tu producto / servicio?

Si identificas esto muy bien y detallas el perfil de tu cliente medio podrás tener mucho más éxito a la hora de diseñar tu producto o servicio y entregarlo al mercado.

Qué solución ofrece tu empresa

Si tienes bien definido qué ofreces, quien es tu cliente y qué problemas tiene, estoy seguro que tendrás un buen producto / servicio entre manos para entregarlo al mercado.

El problema de muchos negocios es que intentan vender y colocar productos / servicios en el mercado que la gente o las empresas no necesitan.

Y aquí hemos cometido el error todos o casi todos los empresarios en alguna ocasión (yo también me incluyo).

Antes de lanzar este producto / servicio al mercado lo ideal es que lo valides con un pequeño grupo de clientes para asegurarte de que se cubren esos problemas o necesidades y que encaja tu solución entre tus clientes

El resumen gráfico de este epígrafe sería el siguiente:

esquema pasos desde la necesidad a ofrecer la solución a clientes

Objetivos y procesos a analizar para administrar una empresa

Qué objetivos tiene tu empresa

Para poder administrar una empresa tienes que decidir hacia dónde debe dirigirse, qué propósitos tiene la empresa como entidad, cuáles son sus ambiciones.

Y eso se consigue estableciendo objetivos internos.

Los objetivos deben ser estratégicos y a partir de ellos irán bajando de nivel a través del organigrama hasta convertirse en objetivos departamentales o de áreas dentro de la organización.

La suma de todos estos pequeños objetivos departamentales hace el todo, el objetivo estratégico de la organización.

Por ejemplo, si te marcases como objetivo estratégico “internacionalizar la organización con presencia y clientes en otras partes del mundo”, es muy probable que detrás de ese gran objetivo estratégico cuelguen otros objetivos, tales como:

  • Encontrar un número de socios comerciales en otros países.
  • Invertir una cantidad de dinero en publicidad.
  • Asistir a un número determinado de ferias o eventos.
  • etc

Y detrás de estos objetivos cuelguen otros objetivos más concretos o directamente ya las tareas que deben de ser ejecutadas por las personas responsables para alcanzar estos objetivos.

Gráficamente se podría representar algo así:

esquema desagregado de objetivo estrategico

Sea como sea, lo que está claro es que trabajar sin objetivos es como ir con un barco a la deriva por alta mar, sin un rumbo definido.

Cuando en tu organización NO se trabaja con objetivos:

  • Los empleados se sienten menos motivados.
  • No te importa demasiado alcanzar ciertos hitos en tu organización.
  • No te lleva a la mejora continua dentro de la organización

En cambio, cuando SI se trabaja con objetivos:

  • Existirá un propósito un fin por el cual todas las personas van a trabajar (se pueden establecer objetivos en los diferentes departamentos o áreas de la empresa).
  • Los empleados se sentirán mucho más motivados y se esforzarán más por lograr el objetivo.
  • Propicia que sí exista la mejora continua dentro de la organización.

Cuando definas objetivos, éstos deberían de ser alcanzables pero también tener en cuenta las características SMART que debe cumplir todo objetivo estrategico para plantearlo correctamente.

Qué procesos tiene la empresa para entregar el servicio / producto al mercado

Los procesos lo son todo en una empresa.

Habrás leído esta frase muchas veces en este blog.

Debes tener bien definidos todos tus procesos para poder administrar correctamente tu empresa.

Y la mejor forma de tener bien definidos tus procesos es estudiarlos previamente y luego documentar todas esas actividades que se llevan a cabo dentro de cada proceso.

Esto es sumamente importante ya que la suma de todos estos procesos forman tu metodología de trabajo y consecuentemente tu know-how para entregar tu producto / servicio al mercado.

Un muy buen ejercicio para realizar este estudio de procesos es realizar una caracterizacion de procesos.

Documentación de procesos

Tu como administrador de tu empresa debes delegar esta tarea a los responsables de procesos en tu organización.

Si los responsables de proceso han realizado una caracterización de procesos y se han apoyado de una ficha de procesos para realizarlo, tendrán mucho camino andado a la hora de documentar los procesos en tu organización.

Aquí el paso es: de la ficha de proceso, al procedimiento de trabajo.

Es importante que tú supervises ese trabajo luego y que te hagan llegar los procedimientos de trabajo por escrito para tu revisión.

Cuando te presenten estos documentos pregúntales:

  • De todos los procesos que me estas presentando, ¿hay alguna tarea que se pueda automatizar?
  • ¿Se podrá reducir algún paso de esos procesos sin perder el control del proceso y la calidad del mismo?

Muchas de estas preguntas saldrán solas si realizas una buena práctica después de documentar estos procesos: una auditoría interna de procesos.

Nombra a un auditor interno dentro de tu organización.

Debe ser una persona con las suficientes competencias para realizar este trabajo.

Debe ser una persona analítica, que tenga capacidad para lidiar con otras personas y sobre todo que sea asertiva en su forma de actuar.

En muchas ocasiones cuando se documentan procesos se suelen describir de forma idílica (la verdad es que no sé por qué…).

Por lo tanto, lo que se describe en ese procedimiento es una situación ideal pero no la situación real de la organización.

Cuando se realice esta auditoría interna de procesos, esta diferencia entre lo idílico y lo real saldrá a la luz porque aparecerán ciertas actividades que no se cumplen en el día a día.

Más adelante te explico cómo analizar el resultado de esta auditoría interna.

Equipo de trabajo, sus competencias, motivaciones y delegación de responsabilidades para administrar una empresa

Puestos de trabajo en la organización

Rodearte de un buen equipo de trabajo te ayudará en el como administrar tu empresa.

Y una parte de eso lo consigues si defines bien cuáles son los roles y responsabilidades de cada persona.

Esto es algo que te toca realizar a ti como la persona que estás administrando la empresa.

Define de forma clara cada puesto de trabajo y qué responsabilidades tiene ya que eso serán las actividades que llevarán a cabo las personas en la organización.

En el detalle de cada una de las tareas que debe realizar cada persona te podrá ayudar a elaborarlo los mandos intermedios de tu empresa.

Competencias de las personas que desarrollan dichos puestos de trabajo

Unido a la definición de roles y responsabilidades está la descripción de las competencias que debe tener cada puesto de trabajo para desarrollarse por un trabajador de la organización.

Cada puesto de trabajo requiere de ciertos conocimientos, experiencia, habilidades, etc.

El reto aquí para ti como administrador de la empresa es que cada puesto de trabajo esté ocupado por la persona más idónea para desarrollar ese puesto.

Para realizar esta tarea te podrá ayudar algún mando intermedio de tu organización.

Si detectan que existen ciertos puesto de trabajo en los que existe un GAP entre las competencias del puesto y la persona que lo desarrolla es el mejor momento para planificar un plan de capacitacion.

Liderazgo y motivación al personal

Cuando hablamos de liderazgo, en la mayoría de las ocasiones se nos viene a la cabeza a una única persona que es líder de una organización y por medio de la cuál debe fluir una serie de características y forma de actuar para motivar y dar ejemplo en la empresa.

Yo personalmente creo que el liderazgo se debe conseguir en diferentes niveles de la organización.

Un mando intermedio puede ser perfectamente un líder entre sus subordinados.

Y un operario también puede ser un líder dentro del grupo de sus compañeros, una persona a la que todos admiran y respetan por lo que sabe, dice y hace en la organización.

Creo que deben de existir este tipo de líderes dentro de cada empresa.

Las personas siempre solemos tener de referentes a otras personas con las que tenemos un trato más cercano.

Personas con las que no sentimos identificados por alguna razón: su forma de actuar, su capacidad para sacar trabajo adelante, su conocimiento…

Como administrador de tu empresa si identificas a estas personas y compruebas que efectivamente tiene un carisma especial dentro de tu organización, es el momento para que puedas otorgarle ciertas responsabilidades y capacidad de decisión para supervisar, dirigir y motivar a otros trabajadores de la organización.

Delegación de responsabilidades

Administrar una empresa no es una tarea fácil como te indiqué al principio de este artículo.

Se necesita mucha ayuda para poder controlar las principales áreas de una organización.

Esto lo consigues sólo si estás dispuesto a delegar responsabilidades y sabes hacerlo bien.

Elegir a las personas correctas para que te ayuden a administrar la empresa es algo básico.

Tú no podrás con todo.

Así que tendrás que rodearte de personas que estén comprometidas con el propósito de la organización y comprometidas de verdad.

Esas serán las personas que te ayuden a solucionar los problemas del día a día o las que se encargarán a su vez de liderar a otros trabajadores en la empresa.

Cuando delegues responsabilidades deja bien claro qué necesitas que haga esa persona por ti, cómo debe realizarlo y cómo quieres que te traiga la información resumida para tú poder analizarla y tomar decisiones.

Qué analizar para administrar una empresa y tomar decisiones

Llegamos a una parte clave sobre como administrar una empresa: El análisis de resultados.

Sin análisis no existirá administración ninguna. Ni tampoco mejora en la empresa.

Deberás conocer la situación actual en todo momento para poder tomar luego decisiones al respecto.

Pero y, ¿qué analizar dentro de una organización?

Pues esto:

Esquema aspectos a analizar para administrar una empresa

Resultado de ingresos y gastos

Es la base de cualquier análisis dentro del trabajo de administrar una empresa.

Qué ingresos y que gastos existen para saber cuál es el resultado de un año, de un trimestre o de un mes en concreto.

Como bien sabrás lo importante a la hora de analizar ingresos y gastos es verlo desde su conjunto, es decir, el conocer cuál ha sido el beneficio.

He escuchado muchas veces decir “… tal empresa factura xxxx € por lo tanto les va bien”.

Y ante eso yo siempre pregunto: sí, pero ¿cuántos gastos tiene?

Una empresa puede facturar 1.000.000€ al año, pero tener de gastos 1.100.000€ y por lo tanto tener una pérdida de 100.000€ al año.

Por lo tanto, lo importante es el beneficio, no los ingresos.

Obtención de la información de ingresos y gastos

Si la contabilidad de tu organización la tienes externalizada en un tercero, solicítale a ese tercero que te facilite una cuenta de ingresos y gastos para que analices periódicamente cuál es el beneficio que está obteniendo tu organización.

Además, con una cuenta de ingresos y gastos (una cuenta de explotación) conocerás en términos globales cuál el margen comercial con el que está operando tu empresa. Teniendo en cuenta todos los costes fijos y variables del negocio.

Si haces esta división tendrás el margen comercial:

Esos datos los obtienes de forma muy fácil desde una cuenta de ingresos y gastos.

Si por el contrario, la contabilidad la lleva un departamento interno de tu organización será aún más fácil y rápido la obtención de esta cuenta de ingresos y gastos.

De ser así, solicítale esta cuenta de ingresos y gastos al área de contabilidad una vez al mes cada vez que se realice el cierre del mes después de contabilizar todos los ingresos y gastos.

Cuando tengas esta información en tu mano podrás ver en qué cuentas contables se produce el mayor de los gastos de tu organización (te adelanto que muy probablemente sea los costes de personal).

Además, también podrás analizar si el margen comercial global de la organización coincide con lo que se ha planteado desde un inicio.

Otra buena práctica para administrar una empresa es el realizar y mantener actualizado un plan de tesorería el cual te indicará los flujos de cobros y pagos y la liquidez que tienes prevista en tu organización.

Ratios económicos y financieros

Aparte de conocer cuáles son los ingresos, gastos y beneficio de tu organización, dentro de la labor del como administrar una empresa se encuentra el estudiar otro tipo de información económico y financiera.

Análisis económico:

Mediante el análisis económico estudiarás cómo de rentable y solvente es tu organización.

Estos datos los obtienes de la cuenta de Pérdidas y Ganancias (ingresos y gastos) de la contabilidad de la empresa.

Las principales ratios con los que puedes trabajar son:

La rentabilidad económica mide la rentabilidad de las operaciones de la empresa a partir de la utilización de sus activos. Es decir, cuánta rentabilidad han generado los activos de la organización.

formula Rentabilidad Financiera

 

La rentabilidad financiera mide la capacidad de la empresa para remunerar a sus accionistas. Representa el coste de oportunidad de los fondos que se mantienen en la empresa, frente al coste del dinero o inversiones alternativas.

Relaciona el beneficio neto obtenido por la empresa con los recursos económicos aportados por los accionistas.

Análisis financiero:

El análisis financiero analiza en qué medida los recursos financieros empleados por la empresa son los más adecuados y si son suficientes para el normal funcionamiento de la organización.

Cuando realizas un análisis financiero te planteas algunas de estas cuestiones:

  • ¿Tenemos en la organización suficientes recursos financieros para cubrir las inversiones a largo plazo?
  • ¿Podemos cubrir deudas a corto plazo con los activos de la organización?
  • ¿Tenemos una adecuada composición entre recursos financieros a largo y corto plazo en función de nuestras inversiones?
  • ¿Cuál es el tiempo de recuperación de las inversiones del ciclo de explotación?

Las principales ratios con los que puedes trabajar son:

formula fondo de maniobra

Permite realizar un estudio de la liquidez que tiene la empresa informando de las posibilidades que ésta tiene de poder hacer frente a las deudas a corto plazo.

Formula liquidez inmediata

Mide las posibilidades que tiene la empresa de hacer frente a las obligaciones de pago a corto plazo.

Formula ratio Endeudamiento a corto plazo

Mide el riesgo financiero de la empresa. Estudia la relación que existe entre la financiación ajena (Pasivo corriente) y los fondos propios (Patrimonio Neto). Entre más alto sea este valor, más endeudada estará la empresa.

Si me estás leyendo fuera de España es probable que no estes familiarizado con algunos conceptos como Pasivo Corriente, Activo Corriente.

En España utilizamos el Balance de situación como uno de los estados contables para extraer ratios económicos-financieros.

Este balance de situación lo dividimos en dos grandes masas patrimoniales: “Activo” y “Patrimonio Neto y Pasivo”.

Gráficamente se representa así:

esquema balance de situacion abreviado

Rendimiento de procesos

Administrar una empresa implica preocuparte por realizar las cosas de la forma más óptima posible.

Y eso lo consigues estudiando, documentando y midiendo el rendimiento de los procesos de la organización.

El estudio y documentación de procesos lo detalle anteriormente.

Ahora voy a hablarte del cómo medir el rendimiento de tus procesos.

Medir el rendimiento de un proceso es verificar si este proceso está alcanzando el resultado que se espera de él.

Para ello tienes que tener muy claro cuál es el objetivo de ese proceso.

Con este concepto claro puedes establecer una métrica que te ayudará a cuantificar la productividad, el beneficio, la utilidad (llámalo como quieras) de ese proceso.

A esta métrica se le conoce como indicador de gestión.

Indicador de gestión

Un indicador de gestion es una métrica, una señal, una alarma que te permite saber de forma cuantificable si el proceso está alcanzando el resultado esperado de él o no.

Para cualquier proceso puede establecerse un indicador de gestión.

En un negocio de consultoría como es este en el que estás leyendo, desde el proceso comercial puedo establecer indicadores de gestión.

Si fuese a estudiar este proceso “Contacto inicial y solicitud de servicio por parte del cliente”, podría medir el número de veces que me equivoco al realizar un presupuesto/cotización a un cliente y ofertarle una solución diferente a la que él me ha solicitado.

Para no fallar en este proceso inicial utilizo una toma de datos y registro en la misma qué es lo que quiere el cliente. Por lo tanto el objetivo de este proceso es tener cero fallos a la hora de diseñar una propuesta al cliente ajustándola a lo que me han solicitado.

El resultado de este proceso lo puedo medir de forma cuantificable mediante una métrica tal que así:

(Número de cotizaciones erróneas entregadas como consecuencia de errores en la toma de datos / Número total de cotizaciones entregadas)

De esta forma puedo hacer cuantificable este proceso y así medir el resultado.

Pero lo importante es saber si vale la pena el esfuerzo que ha de realizarse en recabar los datos de un proceso para extraer un indicador en comparación con el beneficio que este nos pueda dar al conocer su resultado.

En este ejemplo que te estoy poniendo yo NO mido este proceso mediante este indicador de gestión.

Y no lo hago porque sé que no suelo fallar casi nunca en este proceso (quizás pueda equivocarme una vez cada dos años) porque para eso tengo la toma de datos.

Lo que sí mido es el resultado de la presentación de esa oferta/cotización al cliente.

Es decir, la métrica para mí dentro de todo el proceso comercial es:

(Número de cotizaciones aceptadas / Número de cotizaciones presentadas).

Para esta métrica sí me vale la pena el recabar los datos para conocer las veces que me aceptan y que no me aceptan una oferta.

Dentro de tu negocio, tu como administrador debes seleccionar qué procesos deben medirse con un indicador de gestión dada su importancia.

Resultado de auditorías internas de procesos

Como te mencioné anteriormente, el realizar una auditoria interna de procesos es un ejercicio muy positivo para la mejora de los procesos de tu organización.

Cuando te entreguen el informe de auditoría interna, tu como administrador de tu empresa deberás analizar:

  • En qué procesos ha habido diferencias entre lo que se redactó en el documento y lo que se hace realmente en la organización.
  • Qué se va a hacer para solucionar esas diferencias.
  • Quién se encargará de realizarlo.
  • Cómo asegurarse de que se implementa correctamente en la organización.

Satisfacción de clientes

Analizar la satisfacción del cliente es algo que no podemos dejar de lado nunca.

El problema de hoy en día es que todo el mundo utiliza el mismo método para medir la satisfacción de los clientes: las encuestas de satisfacción.

Creo que tanto tú como yo estamos saturados de las encuestas y por eso no funcionan.

A no ser que des algo a cambio de que te cumplimenten una encuesta.

Si lo miras desde un punto de vista del tiempo disponible de cada persona, es un poco egoísta el pedir que alguien te de su tiempo y tú no darle nada a cambio.

Al menos yo lo pienso así.

Por lo tanto si quieres utilizar encuestas, debes dar algo a cambio.

No obstante quiero comentarte que existen otras formas de medir la satisfacción de un cliente.

En lugar de realizar una encuesta, podrías:

  • Calcular los años de fidelización que tiene tu organización con los principales clientes.
  • Nuevos productos y/o servicios que te compran los clientes actuales.
  • Reclamaciones o quejas que has tenido que resolver.
  • Rapidez para atender las reclamaciones o quejas.
  • Clientes que has conseguido gracias a la recomendación de otros clientes.
  • Horas de garantía ofrecidas.

Y más variables que podrías estudiar.

Si sintetizas toda esta información te puede salir un buen informe en el que estudias muchas variables con la que puedes justificar el nivel de satisfacción de los clientes con tu organización.

Evaluación de proveedores

En muchos negocios el nivel de calidad de los productos o servicios de sus proveedores es de vital importancia para el resultado final de los productos y servicios de la propia empresa.

Imagina una empresa que tiene la distribución de ciertos equipos médicos en su zona geográfica.

Si estos equipos se averían constantemente o no fuesen fiables en el resultado de su uso te garantizo que el distribuidor tendría los días contados como empresa distribuidora ya que el mercado sabrá que dichos equipos no son de calidad.

De la misma forma, una empresa que comercializa naranjas deberá asegurarse de la calidad y sabor de las mismas que le distribuye su proveedor durante todo el año para ofrecer un producto que guste al mercado.

Estos dos ejemplos representan proveedores que entregan un producto y que ese producto la empresa los pone a disposición de sus clientes.

Pero imagina que es una empresa externa la que se pone en contacto directamente con tus clientes en nombre de tu organización.

Este proveedor sería entonces más importante aún.

Por tanto, lo principal es identificar a aquellos proveedores más críticos en tu organización y a partir de ahí saber qué criterios de evaluación establecer a cada uno de ellos.

 

Bueno, pues hasta aquí lo que quería contarte acerca de como administrar una empresa.

Ahora te toca a ti contarme, ¿haces alguna de estas cosas para llevar la administracion de tu empresa?

Foto: asistente que trabaja documento

Fuente fotografía: Freepik

Fuente bibliográfica: Elaboración propia