El tener una metodología sobre como solucionar problemas en una empresa te dará una ventaja competitiva frente a tu competencia.

Si sabes analizar problemas y abordarlos:

  • Ahorrarás tiempo ya que sabrás atajar lo antes posible la situación actual y ponerle remedio.
  • Reducirás costes ya que el tiempo es dinero y además posiblemente se ahorren costes de materiales y costes en producción.
  • Limarás posibles asperezas entre opiniones y pensamientos de las diferentes personas que están involucradas en el problema.

Bien, pero la pregunta es, ¿y cómo se consigue esto?, ¿Qué metodología puedo usar en mi organización para analizar y solucionar problemas?

Eso es lo que te voy a contar con detalle en este artículo.

Identificación temprana: La clave para saber como solucionar problemas en una empresa

El primer paso que debes tener en cuenta es asegurarte de que el personal está sensibilizado y alineado con el propósito de identificar y encontrar soluciones a problemas en tu empresa.

Para ello deberías de llevar a cabo reuniones y charlas y conseguir implementar esa cultura empresarial cuando aparecen posibles problemas.

Y lo que es super importante, una cultura basada en la confianza y el NO castigo a la identificación de errores y fallos.

Si no haces esto, nada de lo que vas a leer posteriormente funcionará ya que si tus empleados tienen miedo a levantar la mano cuando identifiquen problemas lo que harán serán esconderlos debajo de la cama u obviarlos hasta que el problema estalle.

Identifica también todas las posibles partes involucradas en el problema:

  • Trabajadores.
  • Proveedores.
  • Clientes.
  • Terceras personas: socios, partners, ciudadanos, vecinos, etc.

Posibles partes involucradas en un problema de una empresa

Para saber como solucionar problemas en una empresa, también es importante que identifiques la gravedad del problema que tienes delante.

Así sabrás establecer una prioridad a la hora de resolverlo.

Establece la secuencia lógica de cómo el problema impacta a los resultados de la organización.

secuencia sobre como impacta un problema en una empresa

De esta forma conocerás el verdadero problema y cómo impacta en la organización.

Análisis y descomposición del problema en una empresa

Un paso clave en como resolver problemas en una empresa es saber dividir un problema grande en posibles problemas más pequeños.

Para ello pregúntate:

  • ¿De qué está compuesto el problema general?
  • ¿Cuáles son los inconvenientes más pequeños que pueden causar el problema?

Puedes usar un mapa lógico para descomponer el problema. Algo así:

descomposición para resolver problemas en una empresa

Por ejemplo, si quieres saber como resolver un problema en una empresa relacionado con “bajos beneficios”:

  1. El problema principal sería: “bajos beneficios”
  2. Posible subproblema de nivel 1: A. ingresos; B. Gastos
  3. Derivado del posible subproblema de nivel 1 A. Ingresos , tendríamos posibles subproblemas de nivel 2: volumen; precio
  4. Del posible subproblema de nivel 1 B.Gastos, tendríamos posibles subproblemas de nivel 2: gastos fijos, gastos variables.

Gráficamente sería algo así:

mapa logico como resolver problema de bajos beneficios en una empresa

Imaginemos ahora que el problema no está relacionado con los beneficios sino con la facturación.

El problema sería por lo tanto “Baja Facturación”.

Bajo esta premisa el mapa lógico podría ser algo así:

mapa logico como resolver problema de baja facturacion en una empresa

Búsqueda y alineación de las posibles soluciones a los problemas más pequeños identificados

Una vez hayas divido el problema principal y problemas más pequeños, el siguiente paso en esta metodología sobre como resolver problemas en una empresa es identificar posibles soluciones.

Encontrar posibles soluciones al problema

Se trata de buscar medios y recursos para resolver los pequeños problemas en que hemos dividido nuestro problema principal.

Preguntas que te pueden ayudar a encontrar estas posibles soluciones son:

  • ¿Ha ocurrido algo parecido previamente en la organización? (si es así qué personas solucionaron el problema y cómo lo solucionaron).
  • ¿Tengo la posibilidad de preguntar a otro departamento o área para que analicen el problema desde otra perspectiva? (esto no siempre es posible o viable).
  • ¿Se podría solucionar el problema si se ejecutan algunos procesos de otra manera?
  • ¿Si se mejora la comunicación interna y/o externa, se podría solucionar el problema?
  • ¿Si se elimina algún coste interno, se podría solucionar el problema?

preguntas para identificar posibles soluciones a problemas en una empresa

Evaluar posibles soluciones al problema

Una vez tengas identificados posibles soluciones deberías tener algún criterio para evaluar cómo de factible es implementar dicha solución en la organización.

Y cuando hablo de viabilidad me refiero a viabilidad técnica (con los recursos humanos, infraestructura y tecnológicos disponibles) y viabilidad económica.

Si te haces estas preguntas podrás valorar mejor la viabilidad de la posible solución para resolver el problema en la empresa:

  • ¿Qué consecuencias tienen esta posible solución en los procesos, en las personas, en los proveedores y en los clientes?
  • ¿Cuál sería el coste de implementar esta solución?
  • ¿Qué impacto tendría implementar esta solución?

Como los recursos son limitados, establece una matriz de priorización para determinar COSTE e IMPACTO EN LA FACTURACIÓN de la organización.

Criterio Coste vs Impacto como metodologia para solucionar problemas en una empresa

Sé que esto es un trabajo duro pero es sumamente importante para estimar cuál es la solución más viable dentro de este proceso de saber como solucionar problemas en una empresa.

De lo contrario puede que elijas aquellas soluciones más costosas y con menos impacto en la organización.

Si le dedicas tiempo y esfuerzo habrás identificado las soluciones más viables y como consecuencia, tendrás una parte importante del éxito asegurado.

Además esto te servirá como arma y argumento para exponer tu idea de solución dentro de la organización.

No hay nada mejor que exponer una idea en una empresa basada en datos y en un estudio previo.

Presenta una recomendación sobre como solucionar el problema en la empresa

Se trata del último paso en esta metodología.

Si quieres que todo este proceso de saber como resolver problemas en una empresa tenga éxito, deberás saber “vender” tu solución dentro de la organización.

No se trata de engañar para nada, pero sí de poner ímpetu y pruebas sustanciales que apoyen y argumenten la solución que has identificado como la mejor para solucionar el problema que estás abordando.

En tu exposición deberás:

  • Describir la situación actual del problema.
  • Aportar la mejor solución o soluciones que has encontrado.
  • Presentar el coste y e impacto que tendrá esa solución / soluciones en la facturación de la organización.

Pasos para presentar una solucion a un problema en una empresa

Debes saber que vas a encontrar ciertas resistencias antes de aceptar tu solución.

Bien sea porque no comparten tu idea u otro candidato tiene otra posible solución diferente a la tuya.

Aquí es cuando debes saber rebatir objeciones acerca de tu presentación y solución.

 

Bueno, pues esto es todo lo que quería contarte acerca de esta metodología sobre como resolver problemas en una empresa.

Y ahora cuéntame tú, ¿cuáles son los principales problemas que aparecen en tu organización?

¿los has analizado siguiendo estos pasos?

Te leo en los comentarios.

Foto: solve problem

Fuente: Pixabay