La comunicación interna representa el talón de Aquiles de muchas empresas.

Por increíble que parezca, cuesta mucho que haya una comunicación fluida dentro de las diferentes áreas de una organización, e incluso dentro de una misma área organizativa.

Estamos trabajando en una mismo centro y espacio de trabajo y así y todo existen muchos fallos de comunicación, asuntos que se dan por hecho que deben saber los demás y otros momentos en los que se olvida comunicar cierto aspecto importante al compañero/a.

Algunos de estos problemas se podrían solucionar simplemente poniendo en copia cuando enviamos un email a otro compañero.

Pero no se trata de meter en un hilo de email siempre a todo el mundo en la empresa sean o no personas necesarias acerca de lo que se está tratando en un correo electrónico.

De lo que se trata es de analizar el qué es importante comunicar entre las diferentes áreas de la organización y diseñar un plan de comunicacion interna para resumir qué asuntos se deben comunicar, en qué momento hacerlo y el cómo hacerlo.

Esto es de lo que voy a escribir en este post así que si te interesa este tema no dejes de leer el artículo de forma completa.

Qué es un plan de comunicacion interna

Se trata de un documento en el cual se deja establecido los asuntos que deben comunicarse entre las distintas personas/departamentos/áreas que componen una organización y el cómo se debe llevar a cabo esta comunicación.

Beneficios de realizar un plan de comunicacion interna

Existen muchos beneficios de desarrollar e implementar un plan de comunicacion interna. Entre ellas me gustaría destacar los siguientes:

  1. Disminuye errores internos.
  2. Reduce los errores externos que llegan al cliente (costes de no calidad).
  3. Aumenta la eficiencia y la productividad de los trabajadores.
  4. Disminuye los conflictos internos y la ambigüedad de a la hora de realizar ciertas tareas.

En relación a este último beneficio que te indico, la organización sin ánimo de lucro Ecoembes, tiene muy claro la importancia de la comunicación interna para formar un buen equipo de trabajo.

Te dejo un artículo interesante que han publicado en el que explican cómo desde la comunicación interna han conseguido formar equipos de trabajo exitosos en proyectos e incluso ganar premios.

titular ecoembes para formar equipo

premio ecoembes observatorio comunicacion interna

Cómo construir un plan de comunicación interna en 6 pasos

Como toda mejora que implementes en tu organización, ésta debe hacerse de forma ordenada y a través de las personas indicadas para ello.

A continuación te planteo los 6 pasos que, bajo mi punto de vista, son esenciales para poder construir un plan de comunicación que tenga éxito en la organización:

esquema 6 pasos para construir un plan de comunicacion interna

Paso 1: Identifica departamentos / áreas de la organización en la que se deben comunicar asuntos internos

Este representar el primer paso.

Identifica los distintos departamentos / áreas de tu organización y en dónde es imprescindible que exista comunicación.

Por ejemplo: comercial con administración, administración con producción, comercial con producción, etc.

Esta identificación y relación será la base para luego sentar a cada una de las personas responsables de dichos departamentos y tratar los asuntos que deben comunicarse de forma interna entre ellos.

Paso 2: Convoca una reunión entre los responsables de departamentos / áreas

En esa convocatoria, el orden del día debe ser “decisión de asuntos a comunicar internamente”.

Las personas asistentes a esa reunión deben conocer de antemano que lo que se va a tratar es el crear un plan de comunicacion interna.

Por lo tanto, deben llevar preparados los asuntos que para cada uno de ellos es importante que les comunique el otro departamento y viceversa.

Paso 3: Decidir qué es lo que se debe comunicar entre departamentos / área de la organización

Este paso es el más importante de todos.

En este momento están sentados las personas responsables de cada departamento / área de la organización y estas tú dirigiendo y moderando la reunión para llegar a una conclusión que no es otra sino mejorar la comunicacion interna entre ambas áreas organizativas.

¿Y qué asuntos se deben tener en cuenta a la hora de mejorar la comunicación interna?

Esto evidentemente dependerá de los departamentos o áreas de negocio que se estén reuniendo.

Pero en términos generales pueden tratarse los asuntos relacionados con:

  • Proveedores: quién los selecciona de forma inicial, quién los evalúa de forma periódica, quién realiza pedidos, quién recibe pedidos.
  • Procesos administrativos: qué documentación interna se debe hacer llegar al otro departamento.
  • Procesos de producción: qué se debe comunicar para evitar incidencias en la producción.
  • El cliente: quién debe comunicarse con el cliente para informar determinados aspectos.
  • Dirección: quien debe reportar cierta información a la alta gerencia o dirección.

Como puedes ver, esto es una forma de dividir lo que se debe comunicar de forma general y a grandes rasgos.

No obstante, la elección de lo que se debe comunicar también la puedes dividir por procesos.

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Si dividimos el ciclo productivo de cualquier organización en: captación del cliente, planificación del trabajo, producción, entrega del producto / servicio al cliente podríamos, podríamos tener algo así:

  • Captación del cliente: ¿existe algo que deban comunicarse ambos departamentos / áreas en este momento? Si es así, ¿de qué se trata?, ¿qué debe comunicarse?
  • Planificación del trabajo: ¿existe algo que deban comunicarse ambos departamentos / áreas en este momento? Si es así, ¿de qué se trata?, ¿qué debe comunicarse?
  • Producción: ¿existe algo que deban comunicarse ambos departamentos / áreas en este momento? Si es así, ¿de qué se trata?, ¿qué debe comunicarse?
  • Entrega del producto / servicio al cliente: ¿existe algo que deban comunicarse ambos departamentos / áreas en este momento? Si es así, ¿de qué se trata?, ¿qué debe comunicarse?

Paso 4: Estructura del plan de comunicacion interna

Este es el momento en el que debes de dejar por escrito los asuntos que anteriormente se han decidido comunicar entre los diferentes departamentos / áreas. Pero ¿cómo hacerlo?, ¿qué formato darle al documento?, ¿cómo presentar la información?

Yo lo haría mediante una tabla en la que quede reflejado la comunicación bilateral que deben existir entre dos departamentos / áreas, estructurando en una hoja de cálculo o un documento de texto lo siguiente:

  • Por filas, el asunto que se van a tratar y que se han decidido anteriormente.
  • Por columnas, ¿quién comunica?, ¿qué comunica?, ¿a quién comunica?, ¿cuándo comunica?, ¿cómo comunicar?

Estructura plan de comunicacion interna

4.1 Asunto a comunicar:

Define bien claro qué de ocurrir en la organización, qué evento debe suceder para que surja esta necesidad de comunicarse entre ambos departamentos / áreas organizativas.

Sé preciso a la hora de definirlo.

4.2 Quién comunica:

Describe qué puesto de trabajo es el encargado de comunicar cuando ocurra el evento anterior. Descríbelo por puesto de trabajo y no por persona nominativa.

4.3 Qué comunica:

Define el qué es lo que debe comunicar ese puesto de trabajo teniendo en cuenta el evento que ha ocurrido.

4.4 A quién comunica:

Describe a qué puesto de trabajo se le debe comunicar el asunto.

4.5 Cuándo comunica:

Define en qué momento se debe comunicar el evento que ha ocurrido.

¿Se debe comunicar al instante o en qué momento del tiempo?

4.6 Cómo comunica:

Identifica las vías por las que se debe comunicar.

¿Debe ser de forma escrita por email, por teléfono, de forma verbal?

Paso 5: Entrega del plan de comunicacion a los distintos integrantes de cada uno de los departamentos / áreas de la organización

Una vez hayas construido el plan de comunicación, los responsables de departamentos deberían entregar al resto de integrantes dicho plan para que éstos puedan revisar y aportar cualquier sugerencia o mejora al mismo.

Cada persona que desarrolle un puesto de trabajo debe tener presente qué es lo que debe comunicar.

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Interiorizar este plan de comunicación y cumplirlo es la etapa más crítica para su éxito.

Paso 6: Revisión y/o rectificación del plan de comunicacion en su caso

Si se han identificado algunas mejoras al plan y los responsables de ambos departamentos / áreas organizativas están de acuerdo, incorpóralos al plan de comunicación interna.

Una vez que hayas construido el plan de comunicación, el siguiente paso será probarlo y empezar a ponerlo en marcha en la organización para comprobar que efectivamente se mejora la comunicación interna de tu organización.

 

Bueno, pues hasta aquí lo que quería comentarte acerca de cómo construir un plan de comunicación en 6 pasos.

Y ahora cuéntame tu, ¿piensas que se debería mejorar la comunicación interna en tu organización?, ¿quizás un plan de comunicación te ayudaría a conseguirlo?

Si crees que podría ayudar a mejora la gestión de tu empresa, me encantaría contactar contigo y estudiar si puedo ayudarte.

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Foto: Colegas dando golpe puño

Fuente fotografía: Freepik

Fuente Bibliográfica: Elaboración propia