¿Crees que una buena comunicacion interna podría mejorar los resultados de tu empresa?

Yo sí lo creo y por eso te he preparado este artículo con los 8 hábitos, que desde mi punto de vista, todas las empresas deberían adquirir para mejorar su comunicación interna y por lo tanto sus resultados.

Lee con atención y al final coméntame qué te ha parecido el artículo, estaré encantado de responderte.

Por qué es necesario mantener una buena comunicacion interna en las empresas.

Una empresa no la forma tan solo una persona sino un conjunto de ellas, por lo tanto estas personas deberán interactuar entre sí.

Esta interactuación puede ocurrir de dos maneras:

  • De forma descontrolada y a medida que se detectan incidencias dentro de la organización (fallos en la producción, fallos en la facturación, fallos en la comunicación de tareas, etc)
  • De forma controlada y ordenada lo cual permita minimizar fallos dentro de la organización.

Esto que se dice rápido, sé perfectamente que no es nada fácil dado el volumen de trabajo que existe dentro de una empresa, las prisas que exigen siempre una entrega del producto o servicio al cliente y las tareas que están pendientes para hacer y que eran urgentes desde hace tres días.

Esa es la realidad y decir otra cosa sería empezar a escribir sobre algo idílico que no ocurre en las empresas de hoy en día.

Pero piensa por un momento:

  • ¿Crees que se mejoraría la comunicación si en el momento de explicar una tarea que debe hacer un compañero, y la cual estás delegando, inviertes tres o cuatro minutos más para asegurarte de que te entiende y luego preguntarle si tiene alguna duda?
  • ¿Sería beneficioso para tu empresa emplear tiempo en realizar reuniones ágiles y periódicas para revisar cómo va el servicio o producto que estás entregando?
  • ¿Disminuirían los errores si ante cambios solicitados en los pedidos de los clientes, éstos se analizasen con un poco más de tiempo y nos preocupásemos por comunicarlo a todos los integrantes de la empresa que se vean afectados por ese cambio?

Yo si lo creo, y es más, creo que esto no es cuestión de “no tengo tiempo” sino cuestión de hábitos.

Existen ocasiones en las que simplemente poner en copia a alguien cuando estás enviando un email ya le has comunicado algo que él o ella estaba esperando.

Beneficios para una empresa de tener una buena comunicacion interna

Podrías listar muchos beneficios pero considero principalmente estos tres:

  1. Procesos más ágiles: al viajar la comunicación entre las partes interesadas que tienen que comunicarse y así evitar intermediarios que puedan distorsionar la información que se comunica.
  2. Disminución de errores: algunos de estos errores posiblemente sean la repetición de trabajos.
  3. Mejores relaciones entre trabajadores: ya que reduce los conflictos y la rivalidad que existen en muchas organización entre los empleados.

¿Quién se debe encargar de promover una cultura de una buena comunicacion interna?

Evidentemente el principal responsable y promotor de esta buena práctica debe ser Gerencia o Dirección.

La alta dirección será la que debe establecer esta política de empresa que luego debe ser acompañada y reforzada por los mandos intermedios de la organización y terminar llegando en cada uno de los empleados.

8 hábitos para llevar a cabo una buena comunicacion interna

esquema 8 habitos para mejorar la comunicacion interna en las empresas

Hábito 1: Al incorporar integrantes a la plantilla

La incorporación de nuevos trabajadores a la plantilla implica un proceso de adaptación. A todos nos gustaría que nos acogiesen de manera estupenda en las empresas, nos explicasen con detalle cómo se desarrollan los procesos y con quién me tengo que comunicar en cada uno de esos procesos.

Si utilizas un plan de comunicación interna podrías ayudar mucho esta labor a esa persona nueva que está llegando en tu organización.

Algo tan sencillo como una simple hoja de cálculo te podría servir para desarrollar tu plan de comunicación.

esquema plan de comunicacion para mejorar la comunicacion interna

En ese plan de comunicación podrías establecer por procesos los asuntos con mayor transcendencia en la empresa y que deben comunicarse internamente. Y así dejar claro:

  • el asunto que se ha de comunicar
  • quién debe comunicarlo
  • qué se debe comunicar exactamente
  • a quién se debe comunicar
  • cuándo se ha de comunicar
  • cómo se ha de comunicar

Estoy seguro que la persona nueva te lo agradecerá.

Hábito 2: Al establecer los objetivos de la organización

Esto es una parte importantísima a la hora de llevar a cabo la estrategia de la organización. Cuando establezcas los objetivos de tu organización asegúrate que comunicas bien, a las personas que se encargarán de ayudarte a conseguir este objetivo, lo siguiente:

  • Lo que se pretende conseguir
  • El valor objetivo o valor de referencia a alcanzar
  • Las tareas que se han de llevar a cabo
  • En qué momento se han de llevar a cabo
  • Cada cuanto tiempo hay que medir si se está alcanzando el objetivo

Hábito 3: Al realizar seguimiento de la producción

Si quieres saber cómo va la producción de tu organización deberás tener estas reuniones de forma periódica.

En nuestro caso, como consultores que somos, tenemos a fecha noviembre de 2019, 26 proyectos en ejecución, por lo tanto necesitamos realizar una pequeña reunión mensual de 1h – 1,5h para saber cómo están evolucionando cada uno de estos proyectos.

Estas reuniones nos sirven para detectar:

  • Si un cliente se está retrasando en la entrega de documentación que hemos solicitado
  • Cómo vamos respecto al compromiso de entrega final del servicio y cierre del proyecto.
  • Hitos alcanzados en la planificación del proyecto y no facturados
  • Dudas técnicas que tienen que ver con la actividad o sector al que se dedica el cliente
  • Lecciones aprendidas que se puedan aplicar a otros proyectos

Estos son los beneficios que nosotros sacamos de cada reunión de seguimiento de proyectos que realizamos.

Te aseguro que si aplicas esto a tu negocio obtendrás otros tantos beneficios. Pruébalo y luego me cuentas.

Hábito 4: Al delegar una tarea

Si alguien tiene que explicarte una tarea nueva que nunca has hecho antes, ¿cómo te gustaría que te la explicasen?

Pues haz lo mismo tú cuando delegues y estés explicando el qué y cómo debe hacer una tarea una persona dentro de tu empresa.

Creo firmemente que es preferible perder unos minutos más explicando con detalle la tarea que estás delegando que luego darte cuenta que lo que se ha hecho está mal y hay que repetirlo.

En mi opinión, una buena comunicacion interna pasa por explicar bien una tarea cuando se está delegando.

Hábito 5: Al realizar cambios en tu organización

Los cambios no suelen gustar en las organizaciones, por norma general nos gusta siempre hacer lo mismo que ya sabemos y tenemos controlado.

Cuando introduces cambios en tu empresa muchas veces estás introduciendo incertidumbre.

Incertidumbre de qué va a pasar con mi puesto, sabré hacer lo nuevo que me han encomendado, incertidumbre de por qué se estará haciendo esto ahora, etc.

Para eliminar esa incertidumbre, haz una comunicacion interna de los cambios que vas a llevar a cabo y el propósito de estos cambios.

Hábito 6: Al detectar un conflicto interno

Esta es una parte muy delicada. La gestión de conflictos en las organizaciones es un asunto muy importante el saber tratarlos bien.

En todas las organizaciones siempre existen roces o desacuerdos que pueden llevar a conflictos internos.

El gestionar bien los conflictos entre empleados es algo que todo gerente o director debería saber hacer bien. No obstante se puede recurrir a profesionales externos que se dedican exclusivamente a ello.

Yo no soy coach ni experto en conflictos pero lo que he aprendido haciendo consultoría es a:

  • Sentar a ambas partes cuando existe un conflicto claro.
  • Escuchar activamente a ambas partes.
  • Exponer una situación en la que ambos estén de acuerdo (el bien de la organización) y teniendo eso en mente buscar la solución conjunta entre ambas partes.

La mayoría de los conflictos que he visto que surgen en las organizaciones está relacionados con el ego de las personas, protección de información, metodologías de trabajo y reparto de tareas.

El reto de cualquier director o gerente de empresa es mantener a su equipo unido y motivado.

Existe una frase que mencionó Henry Ford y que dice así “Llegar juntos es el principio; mantenerse juntos es el progreso; trabajar juntos es el éxito.”

Hábito 7: Al realizar alguien un buen trabajo

Felicitar a un trabajador y sobre todo si es en público puede ser la mejor herramienta de motivación. Aparte de esta motivación servirá para que aumente su compromiso con la empresa.

Sin duda estas felicitaciones harán que exista una mejor comunicación interna por parte del director o gerente de la empresa con sus empleados.

Hábito 8: Al equivocarte tú como jefe y alguien te lo dice

A nadie le gusta equivocarse y a nosotros los jefes menos aún, pero también nos equivocamos.

¿Nunca te ha pasado algo parecido a esto en tu empresa?

Has contratado a alguien y te has equivocado, has realizado una inversión en equipos o maquinaria y te has equivocado, has hecho un cambio en la empresa y te has equivocado, etc.

En la mayoría de las ocasiones no nos damos cuenta que nos estamos equivocando hasta que nos pegamos el “tortazo” con la realidad, pero en algunas ocasiones puede llegar un ángel de la guarda transformado en empleado para comentarte “…oye Iván, eh yo creo que igual te vas a equivocar si haces esto…”

Evidentemente ese empleado debe tener la confianza suficiente contigo para poder darte esa opinión.

Bajo mi punto de vista, ese es el mejor momento para realizar una escucha activa y prestar atención a lo que me están diciendo.

No sé tú pero yo como responsable de mi empresa, si me comentan que me he equivocado argumentando la exposición yo lo agradecería.

Por lo tanto el permitir este clima y diálogo entre empleado y empleador lo considero también como un buen hábito para mejorar la comunicacion interna en las empresas.

 

Y bueno hasta aquí este artículo que he dedicado a la comunicación interna de las empresas.

Ahora dime, ¿crees que me he dejado atrás algún hábito para mejorar la comunicación en las empresas? Te espero en los comentarios

Foto: Logro Acuerdo negocio

Fuente: Pixabay