La vida es igual a cambio y en el mundo empresarial pasa exactamente igual.

Las empresas deben adaptarse constantemente a cambios tecnológicos, políticos, necesidades del mercado, etc.

Por eso es tan importante el saber llevar una buena gestion del cambio dentro de una empresa.

Existen varios tipos de cambios en la gestion empresarial: cambios en procesos y recursos utilizados por la organización, cambios en la cultura empresarial, cambios en la estructura organizacional.

En este post te voy a hablar de la gestion del cambio relacionado con los procesos y recursos utilizados por una empresa.

Existen determinados cambios que, aparte de resistencia, conllevan un riesgo que puede afectar al producto o servicio que entregas al mercado.

¿Te gustaría saber cuáles son los cambios que hay que controlar y qué hacer para que no afecten de manera negativa al producto o servicio que entregas al mercado?

Sigue leyendo porque te voy a exponer 7 pasos, que bajo mi punto de vista, son esenciales para llevar a cabo la gestion del cambio de una forma controlada y evitar así posibles dolores de cabeza en la organización donde trabajas.

Por qué surge la necesidad de realizar cambios en procesos y/o recursos utilizados en una empresa

Los motivos pueden ser muchos, por ejemplo:

• Reestructuración de tareas ante la entrada de nuevo personal
• Introducción de un software de gestión o cambio del existente
• Introducción de una nueva línea de negocio (un nuevo producto o servicio que se entrega al mercado).
• Nuevo procedimiento o metodología de trabajo que implica el hacer las cosas de forma diferente e influye a un departamento o varios departamentos de la empresa.

Tipos de cambios que deben ser controlados

¿Qué tipo de cambios son los que deben ser controlados y estudiados previamente para llevar una buena gestion del cambio?

Es una pregunta que suelen hacerme mis clientes.

Y mi respuesta es siempre la misma: aquel cambio que, dado su envergadura e importancia, pueda tener un impacto negativo en la actividad de la empresa.

Y muchas veces me preguntan de nuevo, pero si hacemos cambios es para bien y para mejorar por lo tanto todos los cambios van a tener un impacto positivo, ¿no?

Si no lo planificas y preparas bien los cambios podrías conseguir justo el efecto contrario.

Imagina una imprenta que va creciendo en volumen de trabajo y decide incorporar a un nuevo maquinista para trabajar en la impresión de uno de los equipos de offset.

Si el jefe de taller o los otros compañeros maquinistas no le imparten la formación necesaria con unos conocimientos medianamente sólidos como para manejar bien el equipo, es muy probable que muchos de los trabajos de impresión salgan con errores y sean devueltos por el cliente.

Esto se traduce en duplicación de horas de trabajo, costes de materiales, retrasos en la entrega, etc.

Y como este caso hay varios más que pueden poner de manifiesto como la realización de un cambio que supuestamente es para bien, se convierte en un dolor de cabeza.

En general los cambios que suelen tener envergadura como para afectar de forma negativa la gestión de la empresa si no se llevan son los cambios relacionados con:

• Los recursos humanos: incorporación, reducción de personal o reestructuración de tareas.
• La infraestructura: incorporación o baja de equipos, incorporación de tecnología
• Los procesos: modificaciones importantes en la forma de llevar a cabo los procesos.

Entonces, ¿qué hacer para llevar una buena gestion del cambio y que éste no afecte negativamente en la organización?

La respuesta la tienes en el siguiente epígrafe.

Cómo realizar la gestion del cambio en procesos y/ recursos utilizados

En los epígrafes anteriores he querido exponer los motivos principales de cambios, los tipos de cambios que hay que controlar y cómo pueden impactar de forma negativa si no hacemos una buena gestion del cambio.

Por lo tanto una vez que hayas identificado que el cambio que vas a llevar a cabo en tu organización puede tener resultados no deseados.

Para la mayoría de este tipo de cambios que vas a controlar es posible que valga la pena dejar documentado el control de la gestion del cambio. En otros casos quizás no.

Tú decides si documentarlo o no.

No obstante, te presento los pasos que yo llevaría a cabo:

Paso 1: Detectar la situación actual y describir lo que quieres conseguir

Como todo, empieza por el principio. Y el principio es describir la situación actual por la cual requieres realizar el cambio y lo que quieres conseguir con el cambio.

Paso 2: Estudiar el posible impacto en la conformidad del producto/servicio que entregas al mercado

Piensa en las tareas, las personas, el tiempo y el dinero que puede llevar aparejado ese cambio y si puede afectar esto negativamente a la situación actual de la empresa o al producto/servicio que entregas al mercado.

Paso 3: Acciones para asegurar la conformidad del producto/servicio que entregas al mercado

Si has detectado alguna situación en el paso anterior que afecte negativamente, es el momento para pensar en qué acciones hacer durante el cambio para que eso no te suceda. Anticípate a los peligros y riesgos.

Paso 4: Recursos disponibles para realizar la gestion del cambio

Piensa en los recursos que son necesarios para llevar a cabo ese cambio:

• ¿Podría llevar asignaciones de responsabilidades nuevas a las personas?
• ¿Quizás reasignaciones de tareas?
• ¿Cuánto tiempo habrá que dedicarle a ese cambio?
• ¿Se podrá llevar a cabo con los recursos humanos internos o requiere de asesoramiento externo con el coste que ello supone?

Paso 5: Estudiar la rentabilidad de la gestion del cambio

¿Este cambio va a ser rentable?

Si hablamos de rentabilidad, céntrate en estos dos aspectos:

• Beneficio
• Inversión

Si me has leído hasta aquí me gustaría que me ayudes a estudiar cada uno de estos conceptos por separado e intentar bajarlo a tierra en relación a la gestion del cambio.

Vamos a intentar reflejar para la empresa en la que trabajas todos estos beneficios a lo largo de un año que te va a aportar ese cambio y lo vamos a medir en unidades monetarias. Yo lo voy a hacer en euros, tú puedes hacerlo en la moneda de tu país.

Primero vamos a hablar del cálculo del beneficio que aporta el cambio a la organización y luego del cálculo de la inversión que se debe hacer para llevar a cabo ese cambio.

Cálculo del Beneficio que puede aportar un cambio a la organización:

Gracias al cambio que se quiere implantar, durante todo un año en tu organización:

• ¿Se va a mejorar la productividad?, ¿Cuánta producción crees que se va a hacer de más?
• ¿Ese cambio implicará acciones que repercuten en hacer procesos más ágiles? ¿Cuánto vale ese tiempo que estás ganando?
• ¿Gracias al cambio se disminuirán los errores en la producción? ¿Cuánto le cuesta a la empresa cada error y cuál será el ahorro en errores?
• ¿Ese cambio influirá en tener un mayor control y más exhaustivo de tus procesos? ¿Cuánto tiempo ganas gracias a ello y cuánto vale ese tiempo?

Cálculo de la inversión que puede conllevar realizar un cambio en la organización:

¿Cuál será la inversión de debes realizar para llevar a cabo la gestion de ese cambio?

El cálculo de la inversión lo sacas de los costes.

Estos costes los puedes obtener de:

• Las horas de trabajo estimadas de los recursos humanos internos.
• Los costes de asesoramiento externo (si lo hubiese).
• Otros posibles costes que dependerá de la naturaleza de cada cambio (adquisición de maquinaria o tecnología, instalación, implementación, etc).

Bueno, ya tenemos los datos económicos. Ahora volvemos a la fórmula para calcular la rentabilidad:

El resultado es la rentabilidad que aporta a tu empresa el llevar a cabo ese cambio.

Supongamos que inviertes en ese cambio a lo largo de un año 2.500€ y los beneficios que consigues gracias a ello son 1.800€. Entonces el resultado de la rentabilidad sería el siguiente:

Esto quiere decir que de cada euro que tu empresa invierte en ese cambio tienes como resultado un beneficio de 0,72€. O lo que es lo mismo, por cada 1.000€ que inviertes en ese cambio, tienes como resultado 720€ de beneficio en tu organización.

Paso 6: Implementar el cambio

Una vez que tengas claro que vas a llevar a cabo el cambio porque has analizado el posible impacto, tienes las acciones para que eso no te suceda y además sabes que el cambio será rentable para la organización el siguiente paso es llevarlo a cabo.

Para ello:

• Identifica las tareas que se deben llevar a cabo.
• Comunicar las tareas y el cambio a las personas encargadas de ejecutarlo.
• Asegúrate que entienden bien las tareas que deben realizar
• Gestiona las posibles resistencias al cambio y describe los beneficios que conseguirá el/ella y la organización.

Paso 7: Seguimiento a la gestion del cambio

Una vez que se comienza a trabajar en el cambio y se empiezan a ejecutar las tareas que llevarán a realizar la gestion del cambio, deberás de hacer un seguimiento para comprobar tanto la ejecución correcta de las tareas como el objetivo final que es conseguir implementar ese cambio en la organización.

Dependerá del volumen de tareas y complejidad del cambio a la hora de hacer el seguimiento periódico a ese cambio (semanal, mensual, bimensual, trimestral, etc).

Gráficamente estos pasos los podríamos representar así:

3 ejemplos de gestion del cambio en procesos y recursos

Para ponerte estos tres ejemplos, imagina las siguientes situaciones:

1. Incorporación de una nueva persona a un puesto de trabajo.

Una nueva persona se incorpora en un departamento de administración. El actual jefe de administración pasa a ser funciones de controller y los otros dos administrativos serán los compañeros que deberán formar a la nueva persona que entra a trabajar en el departamento.

2. Incorporación de un nuevo software de gestión

Necesidad de cambiar de software en una organización dado el volumen de trabajo y necesidad de llevar a cabo la gestión administrativa y operativa con una única herramienta.

3. Incorporación de una nueva metodología de trabajo.

En un despacho de ingenieros informáticos se incorpora la metodología de trabajo “Agile” y “Scrum” en su día a día y en los proyectos que llevan a cabo.

Bueno pues esto son los 7 pasos que quería presentarte, que bajo mi punto de vista, son necesarios para llevar una buena gestion del cambio y evitar dolores de cabeza en las organizaciones.

y ahora cuéntame tú, ¿planificas bien los grandes cambios que se van a llevar a cabo en la organización dónde trabajas?

Foto: Puerta cambio nuevo comienzo

Fuente: Pixabay