Todo lo que debes saber sobre la descripción de puestos de trabajo

Saber hacer una descripcion de puestos de trabajo es algo esencial en cualquier organización. Todas las empresas están formadas por personas y todas las personas desarrollan un puesto de trabajo determinado.

Pero no todas las empresas ha realizado una buena descripción de puestos de trabajo para evitar por ejemplo:

• Duplicidad de actividades que realizan varias personas para un mismo proceso.
• Desconocimiento o falta de responsabilidad a la hora de realizar una tarea por parte de los empleados
• Pérdidas de tiempo a la hora de llevar a cabo capacitación interna

Y otros aspectos de los que te hablaré en este post.

¿Quieres saber cómo se ha de describir un puesto de trabajo y que hacer una vez que se redacta?

Te lo explico todo con detalle en este post.

Qué es hacer una descripcion de puestos de trabajo

Se trata de describir tanto las tareas y funciones que implica desarrollar un puesto de trabajo en una organización.

Dado que las tareas y funciones se desarrollan por personas, en una descripción de puestos de trabajo también se incluyen las competencias que deben tener los trabajadores que desempeñarán esos puestos.

Por competencias se entiende:

• Educación que debe tener la persona.
• Formación complementaria.
• Experiencia requerida.
• Habilidades.

Por lo tanto, la descripción de un puesto de trabajo se podría resumir en esta imagen:

Identificación de puestos de trabajo en tu organización

Para identificar puestos de trabajo en tu organización te puedes ayudar de un organigrama que dibujes en tu negocio. El organigrama que dibujes debe ser funcional, es decir, por puestos que ocupan las personas en la organización.

De esta manera tendrás dibujado jerárquicamente los puestos de trabajo en tu empresa.

Si haces esto ya tienes identificado cuales son los puestos de trabajo que tienes que describir.

Como hacer una descripcion de puestos de trabajo

Recomendación antes de describir el puesto

Lo más importante a la hora de describir un puesto de trabajo es que no tengas en cuenta la persona que lo está desarrollando ahora mismo respecto a las tareas que realiza y las competencias que tiene.

En su lugar estudia las necesidades del puesto en sí. Cualquier persona que desarrolle ese puesto, ¿qué tareas debería de realizar y qué competencias debe tener?

Esto que te acabo de contar es el factor clave para describir correctamente un puesto de trabajo.

Es probable que ahora te estás preguntando… pero, ¿y qué pasa si las competencias que necesita un puesto de trabajo no las tiene la persona que lo está desarrollando?

Es una pregunta muy habitual y la respuesta es siempre la misma: ofrécele formación/capacitación. Para algo están los planes de formación/capacitación en las empresas.

Describiendo el puesto con un formato determinado

Para hacer la descripción del puesto de trabajo puedes utilizar un documento de texto o una hoja de cálculo y comenzar a darle formato.

Parte superior del documento

En la parte superior del documento especifica: Nombre del puesto de trabajo, Área dentro de la empresa, Dependencia de (a quién rinde cuentas el puesto), Comunicación ascendente y descendente.

El nombre del puesto de trabajo es, evidentemente, el título o designación de como llamas al puesto de trabajo.

El área de la empresa podrá ser producción, administración, finanzas, contabilidad, comercial, etc. Identifica el área donde se encuadra el puesto que estás describiendo y defínelo en la plantilla.

La dependencia del puesto podrás obtenerla del organigrama. Acude al organigrama y fíjate qué puesto de trabajo está por encima del puesto que estás describiendo. Ese es el puesto al que tiene que rendir cuentas el puesto de trabajo que estás describiendo.

La comunicación directa ascendente también podrás obtenerla del organigrama. Observa el organigrama y mira el puesto que está por encima del puesto que estás describiendo. Ese es el puesto con el que se ha de comunicar de forma ascendente el puesto de trabajo que estás describiendo.

La comunicación directa descendente, al igual que las anteriores, la obtienes del organigrama. En este caso debes mirar el puesto que está justo por debajo del puesto que estás describiendo. Ese será el puesto o los puestos de trabajo que son subordinados del puesto de trabajo que estás describiendo.

Un riesgo del que tenemos que protegernos en la empresa es la dependencia de una cantidad reducida de los puestos de trabajo que tenemos, para explicar como evitarlo he creado este vídeo:

Parte central del documento

En la parte central del documento debes especificar las funciones y tareas inherentes al puesto de trabajo que estás describiendo.

Para listar estas actividades y tareas lo puedes hacer de dos formas diferentes:

1. Por procesos: es decir, conocer bien que es un proceso y cuáles son los procesos de ese puesto de trabajo desde el inicio hasta el final y a partir de ahí describir las tareas y funciones que se deben desempeñar.

Por ejemplo, un puesto de comercial podrá tener los siguientes procesos:

Existiendo estos procesos en un puesto comercial debes de especificar qué tareas y funciones se deben de realizar cuando se visitan a los clientes, cuando se comunican las necesidades a la organización y cuando se comprueba la satisfaccion del cliente una vez se entrega el producto o servicio.

2. Por jornada laboral: es decir, describir las tareas y funciones que se deben de llevar a cabo desde que se comienza la jornada laboral hasta su finalización.

Esta segunda opción puede ser la ideal si el trabajo es muy repetitivo y todos los días se llevan a cabo las mismas tareas.

Parte inferior del documento

En la parte inferior del documento detalla: la educación académica, formación complementaria, experiencia requerida y habilidades / características personales.

La educación académica es la que tú consideres necesaria como mínima para desarrollar ese puesto de trabajo: educación básica, secundaria, universitaria, etc

La formación complementaria es la capacitación adicional (reglada o no reglada) para desarrollar ese puesto de trabajo: cursos, certificaciones, maestrías, etc.

La experiencia requerida son los conocimientos traducidos en horas, meses o años que tú estimas son necesarios que deben tener las personas en un puesto igual o similar al puesto que estás describiendo.

Las habilidades / características personales son las destrezas, pericias, aptitudes que deben tener las personas para desarrollar el puesto de trabajo que estás describiendo (por ejemplo facilidad de comunicación, capacidad de análisis, capacidad para resolver conflictos, capacidades comerciales, etc.).

Qué hacer después de la descripcion de puestos de trabajo

Una vez que has descrito el puesto de trabajo lo que deberás hacer en primer lugar es entregarle el documento que has elaborado a la/s persona/s que está desarrollando o va a desarrollar ese puesto de trabajo.

Cuando te reúnas con esa persona asegúrate que entiende todas las tareas que debe realizar. Si existe algún requisito en cuanto a competencias que esa persona no posee, es el mejor momento para realizar un plan de capacitacion y posteriormente una evaluacion de capacitacion.

A los días o semanas haz un seguimiento a esta persona para asegurarte de que está llevando a cabo las tareas que están descritas en el puesto de trabajo, las está desarrollando correctamente y además verificar que tiene las aptitudes suficientes para desarrollar ese puesto de trabajo.

La descripción de puestos de trabajo en muchas organizaciones, normalmente en las grandes, representa la base para establecer un sistema de evaluacion del desempeño.

Beneficios de la descripcion de puestos de trabajo

Si estableces una descripción de puestos de trabajo en tu organización y lo llevas a cabo correctamente los beneficios que obtendrá tu organización serán muchos:

• Tendrás definida las áreas de responsabilidad que llevan tus trabajadores.
• Obtendrás una visión completa de la carga de trabajo en los diferentes puestos.
• Harás más ágiles los procesos de adaptación y capacitación de los trabajadores tras una contratación.
• Será más fácil y ágil la sustitución de un trabajador en ausencia de otro.
• Detectarás necesidades formativas / capacitación.
• Tendrás la herramienta base para realizar una evaluación por desempeño de tus empleados.

Bueno pues esto es todo lo que quería exponerte en relación a la descripción de puestos de trabajo.

Y ahora dime, ¿en tu organización ya tienes descritos los puestos de trabajo?

Fotografía: Escribir plan de escritorio notas

Fuente: Pixabay