¿Sabías que la inexistencia de un plan de capacitacion en tu empresa podría acarrear consecuencias como disminución de la productividad, repetición de trabajos y por tanto disminuir los beneficios de tu organización?
¿Te gustaría saber cómo cuantificar económicamente los beneficios que aporta a tu empresa un plan de capacitacion?
Además de esto estoy seguro que te gustaría saber qué es un plan de capacitacion y cómo hacer uno en tu empresa.
En este artículo te lo voy a explicar paso a paso así que coge papel y lápiz y toma nota de todo lo que creas necesario.
Contents
Qué es un plan de capacitacion
Un plan de capacitación se trata de un programa, una planificación de la capacitación que se estima necesario realizar en una empresa.
Normalmente un plan de capacitacion se controla y se lleva a cabo mediante un documento en el cual se registra a lo largo del año las capacitaciones que se han planificado en base a las necesidades que existen en la empresa.
Con una simple hoja de cálculo puedes llevar este control:
Qué beneficio puede tener para tu empresa un plan de capacitacion
Dentro de los muchos beneficios que aporta un plan de capacitación a una empresa, destacaría los siguientes:
- Mejora notablemente las habilidades y conocimientos de los trabajadores.
- Aumenta de la productividad al aumentar las habilidades, la pericia de los trabajadores en su puesto de trabajo.
- Posibilidad de que aparezcan propuestas de mejora de procesos existentes.
- Disminución de errores en el puesto de trabajo
- Aumento de la satisfaccion del cliente al ser los trabajadores más expertos en su materia.
- Aumenta la satisfacción del empleado en el puesto de trabajo: el controlar tu trabajo te da seguridad y acudes al trabajo con mayor alegría ya que sabes a lo que te vas a enfrentar, no es nada nuevo y sabes cómo sacarlo adelante.
Plan de capacitacion ¿un gasto o una inversión?
¿Cuál sería tu respuesta?
Yo lo tengo muy claro. Es una inversión ya que todos los beneficios descritos anteriormente se materializan gracias a la capacitación.
Pero ahora bien, ¿crees que se podría medir de forma económica los beneficios que aporta para la empresa el invertir en capacitación?
Vamos a intentarlo:
Si miramos desde un punto de vista de cuánto rentable es impartir capacitación a los empleados, sí que se podría medir.
Partiendo de la base de que toda rentabilidad, da igual cuál sea, se mide en términos generales como:
Entonces podemos calcular por una parte los beneficios que ha aportado a la empresa el ejecutar este plan de capacitacion.
Y por otra parte, y muy fácil de calcular, cuál ha sido la inversión en este plan de capacitacion.
Como estamos hablando de rentabilidades, beneficios, inversión… vamos a hablar de dinero.
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Vamos a reflejar para tu empresa todos estos beneficios a lo largo de un año en que se ha ejecutado este plan de capacitación y lo vamos a medir en unidades monetarias. Yo lo voy a hacer en euros, tú puedes hacerlo en la moneda de tu país.
Primero vamos a hablar del cálculo del beneficio que aporta la capacitación a la organización y luego del cálculo de la inversión que se hace en capacitación.
Cálculo del Beneficio que aporta la organización:
Gracias a la capacitación que se ha impartido a las personas durante todo un año, en tu organización:
- ¿Se ha mejorado la productividad?, ¿Cuánta producción se hace de más? Cuantifícalo en euros o en tu moneda.
- ¿Se han llevado a cabo acciones que repercuten en hacer procesos más ágiles? ¿Cuánto vale ese tiempo que estás ganando? Cuantifícalo en euros o tu moneda.
- ¿Se han disminuido los errores en la producción? ¿Cuánto le cuesta a la empresa cada error? Cuantifícalo en euros o en tu moneda.
- ¿Se han disminuido los accidentes laborales? ¿Cuánto le cuesta a tu empresa cada accidente laboral? (posibles bajas de empleados, inspecciones, sanciones, etc.). Cuantifícalo en euros o en tu moneda.
- ¿Tienes empleados más expertos y especializados en su trabajo y gracias a ello has conseguido fidelizar más clientes? ¿Cuánto dinero ganas al año con un cliente fidelizado? Cuantifícalo en euros o tu moneda local.
- ¿Se ha reducido el absentismo laboral? ¿Cuánto te cuesta cada vez que una persona falta a su puesto de trabajo? (retrasos en la entrega del servicio / producto, contratación de personal para sustituir, quejas o posibles pérdidas de clientes). Todo eso es dinero que ahora no estás perdiendo e impacta directamente en el beneficio económico de la empresa. Cuantifícalo en euros o tu moneda.
Cálculo de la inversión en capacitación:
¿Cuál ha sido la inversión que has realizado en este plan de capacitación a lo largo de un año? Cuantifícalo en euros o en tu moneda.
Bueno, ya tenemos los datos económicos. Ahora volvemos a la fórmula para calcular la rentabilidad:
El resultado es la rentabilidad que aporta a tu empresa el llevar a cabo un plan de capacitacion.
Supongamos que inviertes en capacitación a lo largo de un año 2.500€ y los beneficios que consigues gracia a esta capacitación son 1.800€. Entonces el resultado de la rentabilidad sería el siguiente:
Esto quiere decir que de cada euro que tu empresa invierte en capacitación tienes como resultado un beneficio de 0,72€. O lo que es lo mismo, por cada 1.000€ que inviertes en capacitación, tienes como resultado 720€ de beneficio en tu organización.
Ojo, NO un ingreso sino un beneficio.
Recuerda que Beneficio = Ingresos – Gastos
Estos datos evidentemente son un ejemplo inventado. Yo personalmente creo que una buena capacitación repercute en, al menos, el doble de lo que se ha invertido en esa capacitación. Por lo tanto un 200% si lo medimos como rentabilidad.
Lo importante es poder medir y cuantificar estos beneficios. Sé que es un ejercicio que no todas las empresas estarán dispuestas a realizar, quizás una pequeña PYME no tenga tiempo ni recursos para medir esto o ¿quizás sí?.
¿Crees que sería muy complicado el medir esto en tu organización? Obviamente no tienes por qué calcularlo al céntimo. “Es mejor hecho que perfecto”.
Es posible que si lo haces, te lleves alguna sorpresa.
3 pasos para llevar a cabo un realizar un plan de capacitacion
Como todo en la vida y en los negocios, cuando haces algo, es mejor hacerlo por procesos y paso a paso. En este último apartado de este post te voy a explicar los 3 pasos que debes llevar a cabo para realizar un plan de capacitacion.
Paso 1: Detectar las necesidades formativas o de capacitación:
Este primer paso es una parte importante ya que es el comienzo de este plan de capacitacion. Debes de detectar bien cuáles son las necesidades formativas que tiene un empleado en base a los conocimientos, educación y habilidades que tiene del puesto de trabajo que desempeña.
Esta identificación debe ser precisa porque te marcará después la búsqueda de las acciones formativas necesarias (que te explico en el paso 2).
Para detectar las necesidades formativas, hazte esta pregunta: ¿qué conocimientos y/o habilidades necesita el trabajador en su puesto de trabajo?.
Ese será el objetivo de la capacitación, el que el trabajador adquiera esas competencias que a día de hoy no las tiene.
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Igual te estás preguntado: pero, ¿y en qué momento puedo detectar estas necesidades formativas o de capacitación?
Puedes detectarlas:
- En el momento en que el propio empleado te las comenta mediante comunicacion interna.
- Al cambiar a un empleado de un puesto de trabajo a otro puesto.
- Al realizar la descripcion de un puesto de trabajo.
- Al comenzar a trabajar con un nuevo producto o servicio en tu organización.
Paso 2: Búsqueda de acciones formativas o de capacitación que cubran las necesidades
En este momento es cuando tienes que adecuar lo que necesita tu empleado con la oferta formativa que estás buscando. Esta es la parte más importante ya que debes equilibrar la balanza entre “qué necesidades existen” vs “qué capacitación aporto”.
Un error común que ocurre en las organizaciones es no identificar bien qué necesidades formativas tiene un empleado en base a los conocimientos, educación y habilidades que tiene en su puesto de trabajo y ofrecerle una capacitación que se queda muy por debajo o por encima de las necesidades reales que tenía.
¿El resultado? Pérdida de tiempo y de dinero.
A casi todos nos ha pasado alguna vez esto.
Yo mismo he cometido este error.
Hace algunos años me llegó por email una formación presencial de “Excel Avanzado” y me apunté sin pensar dos veces si yo realmente soy un usuario Intermedio-Avanzado de esta herramienta como para sacarle partido a la formación.
¿Mi resultado? De los tres días que duraba la formación, al segundo ya estaba complemente perdido, no podía seguir el ritmo de la clase, me desmotivé y terminé la formación a duras penas. Perdí tiempo y dinero.
A partir de ahí aprendí a que, tanto yo como en las empresas, se ha de estudiar con detenimiento las necesidades formativas que tiene cada persona y en base a ello encontrar la formación que mejor se adapte a esas necesidades.
Y sí también aprendí a que soy un usuario Básico – Intermedio con la herramienta Excel.
Paso 3: Qué hacer después de realizar un plan de capacitación:
El tercer paso, una vez se ha impartida la capacitación, es realizar una evaluacion de capacitacion.
¿Ha ido bien? ¿Ha ido mal?
Bajo mi punto de vista, una capacitación ha ido bien cuando cumple el objetivo por el cual se ha llevado a cabo la misma y por lo tanto el trabajador ha adquirido nuevas competencias que antes no tenía.
Este asunto lo he abordado en este artículo <<La Importancia de hacer una Buena Evaluación de Capacitacion>>.
Y ahora, cuéntame ahora tú…
¿Cuánto inviertes en capacitación anualmente dentro de tu empresa? ¿Has medido el beneficio que aporta esa capacitación a tu organización?
Te espero en los comentarios.
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Te aseguro que te sorprenderá.
Foto: Literatura Libro
Fuente: Pixabay
- Licenciado en Administración y Dirección de Empresas,
- Colegiado nº1498 por el colegio de economistas de Las Palmas de Gran Canaria,
- IRCA Certified ISO 9001 Lead Auditor con nº ENR-00555531
- Experto en Customer Experience Management
En mi web podrás encontrar información gratuita de mucho valor que comparto para mejorar la gestión de las empresas.
También encontrarás otros recursos como libros y otras herramientas que ofrezco al mercado para profundizar en las áreas que conozco y ayudar así a las organizaciones a ser más competitivas.
Autor del libro Como Implantar ISO 9001:2015 Paso a Paso.
Autor de la Academia Online IVE Academy
Estimado Iván;
Interesante la información sobre lo que representa el plan de capacitación en toda organozación, atendiendo que el conocimiento avanza en el tiempo, por lo que es necesario estar al dia en el proceso cognitivo,y su aplicación sobre el impacto que significa una mejora continua y por ende el seguimiento que se debe realizar para lograr una buena retroalimentación del ante y el despues de la capacitación.
Totalmente de acuerdo que la capacitación es una inversión y no un gasto, empero gran parte de las pequeñas empresas no lo ven así, más aún lo asumen como un distractor y amenaza al permitir al trabajador obtener una capacitación y así fortalecer su migración. Gran error pues en la medida que se disponga de un real compromiso socio-economico entre empleador-trabajador no daría posibilidad que surja lo señalado, asumiendo un rol preponderante la cultura empresarial existente en la organización.-
Hola Patricio,
Gracias por tu comentario. Completamente de acuerdo contigo. Incluso hasta considero que un buen plan de capacitación ayuda a generar un buen ambiente de trabajo: trabajadores más satisfechos porque ganan confianza en lo que hacen y cómo lo hacen, lo que se traduce en buen clima laboral.
Como bien dices, si un trabajador tiene un buen equilibrio entre ambiente laboral y salario no tiene por qué buscar otro trabajo fuera.
saludos y gracias por comentar
Estimado Iván, concuerdo plenamente tu análisis solo en el escenario donde exista un espacio conocido y transparente de crecimiento laboral. En caso contrario, se inicia la fuga de talentos. Saludos, Luis
Hola Luis,
Así es y además esa fuga lleva un coste para la organización: búsqueda de nuevos recursos humanos, tiempos de capacitación nuevamente, tiempos de adaptación a la compañía y a la cultura, etc.
Muchas gracias por comentar.
saludos y buen día.
Hola Iván, tu artículo es de fácil comprensión y aplicación, tanto para Pymes como para empresas de mayor tamaño. Felicito que lo hayas compartido
Hola Jaime,
Muchas gracias por tu comentario.
Saludos y buen día.
Sería bueno que se establezca la fecha de redacción del artículo para poder citarlo correctamente…
Hola Francisco,
Gracias por tu comentario, lo tendré en cuenta para modificar la configuración del editor del blog y se refleje la fecha de cada artículo.
Este concretamente lo publiqué el 27/11/2019.
saludos y gracias por comentar.
Ivan excelente tema del palan de capacitación me gusto y me llamo mucho la atención me sirvio mucho para un tema de estudios míos, en que pais lo publicaste
Agradezco que compartas tus conocimientos, son claros y comprensibles. Estoy retomando el tema y me servirá de guía.
Hola Octavio,
gracias por comentar.
me alegro que te ayuden mis artículos.
saludos y espero leerte de nuevo
Excelente, aportación. Realmente es muy útil. felicidades¡¡¡
Hola Linda,
Gracias por tu comentario.
Un placer ayudarte con mis contenidos del blog.
¡Espero volver a leerte pronto!
un abrazo
Estimado Iván Torres un gran abrazo y solicitó una ayuda y opinión la empresa nos adeuda un dinero ,y quiere que presentemos una propuesta, para cancelarlos ese dinero pero ese dinero cancelado se nos vuelve sal y agua ,estamos pensando proponerle que el pago de este dinero ( y es aquí donde nos puedes ayudar ) lo podamos invertir en capacitación para los trabajadores y empresas filiales , es un monstruo de empresa pero la capacitación está prácticamente nula, nosotros somos los instructores y profesores pero queremos rescatar ese centro de capacitación, hay aulas pero no hay herramientas como plantearle a la empresa un ganar ganar gracias.
Hola Luis,
gracias por tu consulta.
Escríbeme por privado por favor a ivan.tv@iveconsultores.com, así me das un poco más de detalle y luego te respondo.
saludos y buen día
Excelente articulo mi estimado Iván, quedé enganchada con la relación de la rentabilidad y la importancia de verlo de esa forma para la empresa.
Un abrazo, gracias por tanto contenido de valor.
Hola Vanessa¡
Gracias por tu comentario y más viniendo de ti. Eres una persona referente para mi en Linkedin.
un abrazo y feliz día
Hola Ivan! Como estas? Gracias por el articulo, despejo mis dudas y me hizo afianzar mis conocimientos, aunque tengo algunas dudas, queria saber como recomiendas tu, que se desarrole un plan de capacitación para una empresa con dificultad en la comunicación, las actitudes y el conocimiento del personal?
se puede considerar la capacitación en el puesto de trabajo como una opción? que desventajas traeria hacerlo
Hola Johana,
Gracias por tu comentario.
A tu pregunta, sí se puede llevar a cabo capacitación en el puesto de trabajo, de hecho se hace mucho en empresas industriales en las que se tienen que aprender habilidades y conocimientos para manejar un equipo por ejemplo.
La clave para llevar a cabo una capacitación efectiva y eficiente es conocer cúal es el objetivo de la capacitación y por qué es necesario capacitar a esa persona. Si esto lo definen bien entonces tendrás un gran trabajo hecho para que tenga éxito la capacitación.
Si lo que falla en tu organización es la comunicación o la actitud de ciertos trabajadores, yo te recomendaría trabajar primero esa parte. Es importante que ellos sean conscientes de lo importante que es la comunicación interna en la empresa y el llegar al trabajo motivado para poder dar el 100%.
A veces no hace falta capacitación sino sensibilización o concienciación sobre ciertos aspectos. Esto lo puede hacer un tercero (profesional externo) o alguien dentro de la organización al cuál tienen cierta admiración y lo ven como un líder.
Espero haberte ayudado.
Hola Iván, encantada de leerte. Próximamente, estaré liderando un proyecto sobre la implantación de un plan de capacitación y desarrollo en una empresa del sector industrial. y tu aporte despeja algunas dudas que tenía al respecto, por ser por primera vez este plan de capacitación en la empresa. Sin duda, te escribiré ante alguna otra duda.
Gracias por excelente información.
Un saludo
Hola Liliana,
Me alegro mucho que este contenido te haya ayudado en tu trabajo.
Muchas gracias por tus palabras.
Un abrazo y espero volver a leerte en el blog.