En este post te voy a explicar con todo detalle que es son los indicadores de gestión, para qué sirven, cuáles son los indicadores de gestión de muchas empresas y te daré 10 ejemplos de indicadores de gestión para que puedas reforzar los conocimientos adquiridos.

Así que sin más, empiezo:

Que es un indicador

Para comenzar desde el principio quiero empezar definiendo qué es un indicador.

La definición que la RAE (Real Academia Española) establece para “indicador” es esta:

definicion segun la Real Academia Española de lo que es un indicador

Algo muy obvio lo sé.

Si pasamos esta definición al contexto empresarial, un indicador es un instrumento que se utiliza para indicar cierto aspecto, proceso, evento o momento dentro de una empresa.

Que son los indicadores de gestion

Si un indicador es una herramienta que nos permite indicar algo, un indicador de gestión es un instrumento que se utiliza para indicar o medir la gestión en una empresa.

Se trata por tanto de una métrica que se utiliza para medir el cómo se hacen las cosas en una organización, el cómo se desarrollan los procesos.

Los indicadores de gestión se suelen definir de tres formas distintas:

1. Cociente entre dos valores con las mismas unidades de medición, con lo cual obtenemos un porcentaje.

Imagina una autoescuela de formación vial que quiera medir su tasa de éxito de alumnos aprobados en primera convocatoria al examen de conducir:

formula de un indicador de gestion para medir aprobados en una autoescuela de formacion vial

Este resultado se presentará en un porcentaje % que representan los alumnos que aprueban la primera vez que se presentan al examen de conducir frente a todos los alumnos que se han presentado en primera convocatoria (aprueben o no).

2. Cociente entre dos valores con distintas unidades de medición, con lo cual obtenemos una ratio.

Imagina un taller mecánico de vehículos industriales que quiera medir el consumo de electricidad relacionado con su producción diaria:

formula indicador de gestion en un taller de vehículos

Este resultado se presenta como una ratio que nos dirá el número de kilovatios-hora que se consume por cada vehículo atendido.

3. Valor absoluto

Para cualquier empresa:

Facturación conseguida= facturación en €,$ u otra moneda obtenida en un periodo de tiempo.

Este resultado se presentará como un valor absoluto medido en unidades monetarias (€, $ o cualquier otra moneda).

Un indicador de gestión también se le conoce como un KPI (key performance indicator). La traducción exacta al español es “indicador clave de rendimiento”, por lo tanto como te he comentado anteriormente, un indicador de gestión o KPI mide el rendimiento de una organización.

Cuando digo el rendimiento, me refiero al rendimiento de los procesos de la organización. Dado que todo en una empresa se ejecuta mediante procesos, es importante saber que es un proceso y cuáles son los procesos de tu organización para luego medir su rendimiento mediante indicadores de gestión o KPI.

Para qué sirven los indicadores de gestion

Un indicador de gestión o KPI se establece para medir la evolución de un proceso en las organizaciones. Se utilizan para medir sobre todo los procesos clave, los procesos más críticos dentro de una empresa o los que más interese medir.

El reto por tanto para cualquier gerente o director es detectar cuales son los indicadores clave de sus procesos. Para eso hay que conocer a la perfección cada uno de los procesos de la organización.

Una herramienta perfecta para estudiar los procesos de una empresa en profundidad es un diagrama de flujo, mediante el cual puedas estudiar todos los pasos que componen un proceso y detectar cual o cuáles son los pasos críticos de cada proceso para establecer en ellos indicadores de gestión o KPI.

Cuales son los indicadores de una empresa

Antes te expuse tres ejemplos de indicadores de gestión, pero existen muchos más indicadores de gestión que se suelen utilizar en muchas áreas y departamentos de una empresa:

  • El departamento de compras necesitará un indicador de gestión para saber por ejemplo los proveedores más críticos y de los cuales depende más la organización.
  • El almacén de una empresa necesitará un indicador de gestión para detectar cuándo hay que solicitar compras de un nuevo producto o los productos que más salen y por lo tanto los más vendidos.
  • El departamento de producción necesita un indicador de gestión para conocer, por ejemplo, cuál es el margen comercial medio sobre el precio de venta de los productos de una organización.
  • El departamento de ventas necesitará un indicador de gestión para saber cuál el volumen medio de ventas de cada vendedor y a partir del cual marcar un límite mínimo a exigir a cada uno de ellos.
  • El departamento de contabilidad necesitará un indicador de gestión si quiere saber cuál es el número medio de asientos contables que introducen a la semana o al mes cada una de las personas que componen el departamento y así analizar la productividad de cada uno de ellos.

En cada empresa se necesitarán diferentes indicadores para asegurar la buena marcha de sus procesos. Será decisión de gerencia o dirección el seleccionar los indicadores más útiles en función del tamaño de la organización y complejidad de sus procesos.

Bajo mi punto de vista se puede medir todo o casi todo dentro de una organización pero el obtener los datos para esa medición tiene un coste traducido en tiempo de tus empleados, el tuyo propio o el de un profesional externo si así lo necesitases.

Por lo tanto, lo importante es saber cuál es el límite entre el beneficio que se obtiene con la medición y el coste que éste nos supone obtener.

Hazte estas preguntas cuando vayas a medir algo en tu organización:

¿Valdrá la pena medir esto? ¿El beneficio que obtendremos al medir este proceso será superior al esfuerzo y coste que nos llevará obtener los datos para medirlo?

Sabiendo esto, yo tomaría estas dos decisiones:

Formula para decidir si vale la pena o no calcular el indicador de gestion

Como calcular indicadores de gestion

Esto que te voy a explicar ahora representa el eje principal de este post, así que lee esta parte con calma.

Para calcular y establecer tus indicadores de gestión sigue estos 6 pasos que te voy a describir a continuación:

Paso 1: Decide lo que quieres medir

Esta parte es fundamental; identificar qué partes son las más críticas o las que mas interesan medir en todo negocio es la base para comenzar a realizar una buena gestión empresarial.

Ayúdate de un diagrama de flujo para realizar este análisis de todos los procesos de tu empresa y posteriormente identifica aquellos pasos que sean más críticos para establecer indicadores de gestión en ellos.

Paso 2: Define cómo será el indicador de gestión (porcentaje, ratio, valor absoluto)

Una vez que sepas qué quieres medir, decide cómo será el indicador de gestión que vas a establecer. ¿Qué variables quieres medir? ¿Las presentarás como un porcentaje, como una ratio o como un valor absoluto?

Yo te recomiendo que siempre que puedas utilices una ratio o un porcentaje porque así estás relativizando una variable frente a otra.

Si te digo que una imprenta tiene un coste aproximado de 2.350€ mensuales por errores en trabajos mal realizados que se han de repetir, a simple vista parece una cifra muy alta para tener estos costes de no calidad.

Pero ahora si te digo que esa misma empresa factura aproximadamente 156.600€ mensuales en trabajos realizados y esos 2.350€ representan un 1,5% de la facturación mensual quizás no veas tan importante la cifra e igual la consideras hasta algo lógico.

¿Ves la diferencia entre un valor absoluto y otro relativizado frente a otra variable?

Paso 3: Estima el coste que tiene obtener los datos para el indicador seleccionado

Recuerda que el beneficio de la medición siempre ha de ser superior al coste que tiene obtener los datos de ese indicador.

De lo contrario estaremos haciendo un análisis poco eficiente ya que estaremos consumiendo muchos recursos para el beneficio que nos reportará ese esfuerzo.

Una vez hayas estimado el coste que tiene obtener los datos para medir el indicador, recuerda plantearte esto:

Paso 4: Calcula un valor de referencia histórico

Cuando vayas a medir un proceso en tu organización, un ejercicio necesario que debes hacer es analizar lo que históricamente ha pasado. Puedes obtener por ejemplo lo que ha pasado durante los dos últimos años o el último año y calcular la media mensual/trimestral/cuatrimestral de ese resultado (dependiendo de con qué periodicidad vayas a medir ese indicador).

Es importante que hagas esto porque ese valor histórico será el que tengas de base para establecer el nuevo valor que quieres conseguir.

Si no puedes obtener este valor de referencia histórico haz una aproximación lo más realista posible.

Paso 5: Establece un nuevo valor de referencia

Con el valor de referencia histórico calculado o estimado ya tienes un punto que ha alcanzado anteriormente ese proceso que estás midiendo. Ahora de lo que se trata es de establecer una mejora en ese resultado si crees que se puede mejorar.

Para establecer el nuevo valor de referencia yo te recomiendo no centrarte en un único valor sino establecer un rango de tres valores de referencia para analizar luego el resultado que obtienes.

Cuando te comento utilizar un rango de valores, estoy hablando de algo de utilizar algo así:

Un valor mínimo: el que debe de alcanzar como mínimo ese proceso porque de lo contrario algo negativo está ocurriendo.

Un valor esperado: el que tú consideras que de forma normal (sin grandes esfuerzos) conseguirá el proceso.

Un valor mejorado: el que supera tus expectativas de forma positiva.

¿Por qué se debería de trabajar con un rango de valores y no con un solo valor? Esta es una pregunta que igual te estás haciendo…

Imagínate que en tu empresa estableces un único valor de referencia para medir un proceso cualquiera y este valor lo estableces en 100. Llega el momento de medir y ves que has alcanzado 89. Aparentemente no has conseguido el valor que te habías propuesto e incluso puedes haberte quedado con cierta sensación de desilusión o decepción ante el resultado.

Pero si te detienes a pensar, ¿no crees que 89 también puede ser un resultado aceptable para tu empresa?

Por este motivo te recomiendo utilizar tres valores de referencia: el mínimo, el esperado y el mejorado.

Paso 6: Plantea cada cuánto tiempo vas a medir ese indicador

Este último paso también es importante sobre todo para no abandonar el seguimiento de este indicador.

Plantea una periodicidad lógica y fácil de ejecutar para hacer un seguimiento a los indicadores y los resultados que esperas obtener.

Ten en cuenta que entre más se alargue el tiempo entre un periodo de medición y el otro, menos capacidad de reacción tendrás ante la obtención de un resultado no esperado. Si mides una vez al año un proceso, sólo podrás tener una oportunidad de comprobar si estás llegando al resultado o no.

En cambio si transformas esa medición que ibas a hacer anualmente y la puedes dividir de forma trimestral asignando un valor proporcional al periodo que estas midiendo, es decir trimestral, entonces sí tendrás capacidad para reaccionar y reconducir las tareas que estás realizando para alcanzar tu propósito anual.

Estos 6 pasos los puedes ver gráficamente así:Los pasos a dar para calcular indicadores de gestion en una empresa

Cómo hacer un seguimiento a los indicadores de gestion

Una vez que tengas establecido el intervalo para el valor de referencia de los indicadores de gestión y el plazo para medirlo, el siguiente paso es trazar una estrategia, es decir un plan de acción para alcanzar el valor de referencia propuesto y si puedes mejorarlo.

Los resultados en las organizaciones no llegan solos y son siempre el fruto de un trabajo realizado previamente. Este trabajo es la suma de muchas actividades y tareas que has planteado para alcanzar cualquier objetivo y valor de referencia propuesto en tus indicadores de gestión.

Por tanto, define bien qué tareas se han de llevar a cabo, quién debe llevarlas a cabo dentro de la empresa y en qué momento. Para hacer esto ten en cuenta el tipo de tarea que ha de llevar a cabo cada persona y la descripcion de puestos de trabajo en tu organización. En base a ello selecciona el mejor perfil que debe tener la persona para llevar a cabo la tarea (conocimientos, habilidades, experiencia, carga de trabajo actual y cualquier otro aspecto que consideres relevante).

Lo siguiente que debes hacer es asegurarte de que las personas han entendido bien las tareas que han de ejecutar y que comienzan a realizarlas.

Cuando llegue el momento de empezar a medir, solicita a las personas oportunas los datos para analizar los indicadores de gestión y compara lo que has obtenido con el que tenías previsto en el rango de los valores de referencia.

El resultado puede ser:

  1. Que no hayas llegado al valor mínimo de referencia.
  2. Que hayas llegado o superado el valor mínimo de referencia.
  3. Que hayas llegado o superado el valor esperado de referencia.
  4. Que hayas llegado o superado el valor mejorado de referencia.

En cualquiera de los casos deberás de analizarlos para poder llevar una mejora continua en tu organización y así hacer de tu negocio una compañía cada vez más competente en el mercado.

Ejemplos de indicadores de gestion

Aparte de los ejemplos que te he dejado en este post, no me quiero despedir sin antes ponerte más ejemplos de indicadores de gestión para empresas de distintas actividades y sectores.

Lo ejemplos que vas a leer ahora te los expongo de la siguiente manera:

ejemplo plantilla indicador de gestion definido

Aquí los tienes:

Un ejemplo de un indicador de gestión para una empresa que produce zumos de naranja:ejemplo indicador para empresa que produce zumos de naranja

Un ejemplo de un indicador de gestión para una empresa que se dedica a la compra-venta y reparación de equipos médicos:ejemplo indicador de gestion empresa compra-venta y reparacion equipos medicos

Un ejemplo de un indicador de gestión para una empresa que repara vehículos:ejemplo indicador de gestion en un taller de vehículos

Un ejemplo de un indicador de gestión para una empresa que imparte formación vial:ejemplo indicador de gestion empresa de formacion vial

Un ejemplo de un indicador de gestión para una empresa que realiza instalaciones electromecánicas:ejemplo indicador de gestion empresa instalaciones electromecánicas

Un ejemplo de un indicador de gestión para una empresa que se dedica a la fontanería:ejemplo indicador de gestion empresa de fontanería

Un ejemplo de un indicador de gestión para una empresa que produce huevos de gallina:ejemplo indicador de gestion empresa que produce huevos de gallina

Un ejemplo de un indicador de gestión para una empresa de transporte de viajeros:ejemplo indicador de gestion empresa transporte de viajeros

Bueno pues esto son el resto de los ejemplos de indicadores de gestión que quería exponerte.

Espero haberte ayudado a que entiendas bien el concepto de indicador de gestión y comiences a aplicarlo en tu organización para mejorar la medición de tus procesos.

Te espero en los comentarios.

Fotografía: Informe papeles gráficos de negocio

Fuente: Freepik