¿Te gustaría mejorar tus procesos? Si es así, lee este post con calma porque te voy a explicar cómo hacerlo con un diagrama de flujo.

En otros post te he comentado la importancia que tienen los procesos en cualquier organización ya que los procesos lo son todo en cualquier negocio. Tener unos procesos robustos, ágiles y eficientes es algo básico para cualquier empresa.

Pero, ¿cómo estudiar un proceso?, ¿qué estudiar y por dónde empezar?

En este artículo te explico con detalle cómo puedes hacerlo mediante un diagrama de flujo.

Aquí tienes un resumen de los que aprenderás tras la lectura de este post pero sobretodo no dejes de leer el último punto en el que te explico qué hacer después de dibujar un diagrama de flujo:

Que es un diagrama de flujo

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Se trata de representar los pasos que sigue un proceso desde que se inicia hasta que se termina y para ello se utiliza una serie de elementos visuales que te ayuden a dibujar cada paso que sigue un proceso.

ejemplo de varios pasos que puede seguir un diagrama de flujo

Para qué sirve un diagrama de flujo

¿Alguna vez has contado todos los procesos que existen en tu organización? Estoy seguro que en tu empresa existen procesos administrativos, procesos comerciales, procesos de producción del producto/servicio que entregas al mercado, procesos estratégicos de los cuales la dirección es la responsable, etc

Cualquier organización por pequeña que sea tendrás varios procesos. Un diagrama de flujo ayudará visualizar y mejorar estos procesos.

Pero no cabe duda que si un diagrama de flujo es útil en una pequeña empresa imagínate lo esencial en que se puede convertir dentro de una organización con más 50 o 100 empleados.

Las organizaciones, entre más grandes, más complejos serán sus procesos y es aquí donde un diagrama de flujo representa una ayuda importantísima al reflejar visualmente y resumir una cantidad importante de pasos por las cuales se desarrolla cada uno de sus procesos.

Aparte de lo comentado, otros beneficios que obtendrás si trabajas con diagramas de flujo en tu organización son:

  • ayudar a comprender que es un proceso y cuál es el objetivo del proceso que se está representando en la organización.
  • ahorrar mucho tiempo en el análisis de los pasos que sigue un proceso.
  • facilitar un impacto visual que hace que los procesos sean más visibles facilitando su comprensión global.
  • contribuir a realizar un análisis profundo y exhaustivo del proceso, proporcionando información sobre posibles mejoras.
  • establecer un buen punto de partida para documentar tus procesos y elaborar los procedimientos.
  • identificar pasos clave de cada proceso donde pueda existir un riesgo o este paso pueda ser crítico para la consecución del objetivo del proceso.
  • ofrecer ayuda para analizar la efectividad y eficiencia de los procesos al poder visualizar que valor aporta cada paso en la consecución del objetivo del proceso
  • animar a que los empleados puedan participar en el dibujo y representación gráficos de los procesos que ellos desarrollan.

Características de un diagrama de flujo

Los diagramas de flujo son una herramienta muy utilizada para representar y estudiar los procesos de cualquier organización debido a una serie de características tales como:

  • es una herramienta sencilla de usar con un mínimo de formación/capacitación para dibujarlos e interpretarlos
  • representa visualmente una forma esquemática de todos los pasos por los que atraviesa un proceso.
  • se utiliza una simbología en cada uno de los pasos que sigue un proceso.
  • se puede utilizar para dibujar un proceso complejo o dividir éste en subprocesos y dibujar un diagrama de flujo por cada uno de ellos.
  • muestra el valor que se aporta en cada uno de los pasos para conseguir el objetivo final del proceso (cada paso del proceso aporta algo para conseguir el objetivo final).

Simbología de un diagrama de flujo

A la hora de representar y dibujar un diagrama de flujo existe una simbología comúnmente aceptada. ANSI (American Normalitation and Standarization Institute) ha publicado una lista con símbolos nos ayudan a realizar diagramas de flujos a la hora de representar actividades y el flujo de las mismas.

La lista de símbolos es un tanto larga, así que voy a exponerte aquella que, según mi opinión, es más sencilla y práctica a la hora de dibujar tus procesos:

resumen de alguna simbologia utilizada para dibujar diagramas de flujo

Tipo de diagrama de flujo

En internet podrás encontrar muchos artículos e infinidad de clasificaciones a la hora de enumerar los tipos de diagrama de flujo que existen.

Desde un punto de vista empresarial, yo los sintetizaría todos según la forma de dibujarlos y los clasificaría solo en dos:

  • diagrama de flujo por bloques
  • diagrama de flujo funcional

Diagrama de flujo por bloques: se dibujan los pasos del proceso pero sin entrar en el detalle de qué puesto de trabajo desarrolla cada paso o interviene en el proceso.

Diagrama de flujo funcional: se dibujan los pasos del proceso detallando qué puesto de trabajo dentro de la organización es el encargado de ejecutar ese paso del proceso.

Vamos a ver esto con un ejemplo.

Supongamos que en una empresa para el proceso “Recepción y Pago de facturas a Proveedores” existen sólo dos métodos para el pago de facturas : confirming y transferencia bancaria.

El diagrama de flujo por bloques podría ser algo así:

ejemplo de un diagrama de flujo para un proceso recepcion y pago de facturas a proveedores

 

Y el diagrama de flujo funcional algo así:

grafico para explicar un diagrama de flujo de un proceso de recepcion y facturas a proveedores

Fíjate como este diagrama funcional ofrece bastante más detalle que el anterior.

¿Te has percatado también en los conectores A y B que aparecen en el listado de simbología y cómo los utilizo en este diagrama? A veces, usar este símbolo de conector te ayuda a simplificar mucho el dibujo de tu diagrama de flujo.

Como hacer un diagrama de flujo

Ya sabes lo que es un diagrama de flujo, sabes pare sirve, los beneficios y características de un diagrama de flujo y además sabes los tipos más comunes de diagramas de flujo y la simbología utilizada comúnmente a nivel mundial.

Si te das cuenta, tienes todos los ingredientes para saber cómo hacer un diagrama de flujo.

No obstante te lo voy a contar paso a paso.

Paso 1: Qué proceso vas a dibujar

Lo primero es saber qué proceso vas a dibujar. ¿Vas a dibujar un pequeño proceso? ¿Vas a dibujar un gran proceso o vas a dibujar los diferentes subprocesos que componen un gran proceso?

Yo te recomendaría empezar a dibujar procesos más bien sencillos para ir adquiriendo destreza y práctica para posteriormente ir pasando a procesos más complejos en tu organización.

Paso 2: Reunir a los responsables de esos procesos.

Son las personas que te van a ayudar a dibujar y representar esos procesos. Qué duda cabe que las personas más idóneas para representar un proceso en un gráfico son las propias personas involucradas en los propios procesos.

Reúnelas y explícales el trabajo que quieres realizar para que te puedan explicar con detalle que pasos realizan.

En muchas ocasiones no se realiza esta reunión porque se cree que se conoce el proceso y los pasos que existen dentro de él. Te sorprendería saber las ocasiones en las que se cree que las cosas se hacen de una forma pero luego se hacen de otra forma por parte de los trabajadores.

Pregúntales a ellos y toma nota.

Paso 3: Acotar el proceso, donde comienza y donde termina.

Como toda tarea debes tener claro dónde comienza y donde termina cada uno de los procesos que vas a dibujar.

Es muy probable que la terminación de un proceso conecte con el inicio de otro proceso antes de entregar tu producto / servicio al cliente. Por lo tanto identifica bien dónde comienza el proceso (qué tarea, persona o actividad dispara ese proceso) y dónde termina para ser

En el paso siguiente cuando vayas a dibujar el proceso, recuerda usar esta simbología tanto para el inicio como la terminación del proceso que estás estudiando. ejemplo del simbolo inicio del proceso cuando se dibuja un diagrama de flujo

Paso 4: Empezar a dibujar cada paso eligiendo si lo dibujarás con forma vertical, horizontal o de ambas formas.

Con la información que te han aportado las personas involucradas en los procesos resume esa secuencia en una serie de pasos que serán los que vas a representar mediante un dibujo.

Cada paso dentro del diagrama de flujo podrá contener documentación/información/tareas/ materiales que irán aportando valor para conseguir el objetivo del proceso que estás representando.

A la hora de dibujar el diagrama de flujo si quisieses aprovechar espacio en el formato de papel lo podrías dibujar de izquierda a derecha e ir bajando el dibujo a medida que vas avanzando con los pasos el proceso.

Recuerda dibujar los registros de control que puedan existir en dicho proceso. ejemplo de un simbolo para dibujar un documento o registro en un diagrama de flujo

Recuerda dibujar los pasos en los cuales hay que tomar una decisión o existe una alternativa en el proceso. ejemplo de un simbolo para dibujar un punto de decision en un proceso cuando se dibuja un diagrama de flujo

Herramientas para dibujar diagramas de flujo online

Hoy en día casi todas las herramientas empresariales se presentan en soluciones SaaS (Software as a Service), es decir software como servicio, donde el soporte y los datos que se manejan están alojados en servidores de una compañía de tecnología de la información.

A este servicio se accede mediante un usuario y contraseña y se puede disponer del mismo en cualquier momento.

La ventaja de este tipo de servicios son varias pero algunas que yo veo destacables son las siguientes:

  • No es necesaria la compra de una licencia para utilizar el software, sino el pago de un alquiler o renta por el uso del software.
  • La responsabilidad de la operación recae en la empresa que presta el servicio. Esto significa que la garantía de disponibilidad de la aplicación y su correcta funcionalidad, es parte del servicio que da la compañía proveedora del software. Suelen existir cláusulas SLA que garantizan un nivel de disponibilidad y acceso a la aplicación al año.
  • Se puede acceder a la herramienta de forma remota desde cualquier punto de conexión a internet.
  • Si en algún momento la aplicación requiere de una actualización, será el propio proveedor de servicio el responsable de ejecutarlo sin tener que hacer nada por parte del usuario.
  • El proveedor de servicios es quien te provee los medios seguros de acceso en los entornos de la aplicación.

Como herramientas para dibujar diagramas de flujo online existen muchas opciones pero las más conocidas son estas:

  • Lucidchart
  • Smartdraw
  • Canva

Ejemplos de diagramas de flujo

Podría ponerte muchos ejemplos de diagramas de flujo pero te voy a exponer dos diagramas de flujo funcionales de los que he trabajado yo en IVE Consultores y que, bajo mi punto de vista, son los que más información aportan:

En un despacho de contabilidad podría existir este diagrama de flujo para el proceso: Solicitud de Oferta y comienzo de elaboración de contabilidades:

ejemplo para graficas un diagrama de flujo en un proceso como la solicitud de oferta y comienzo de un trabajo de contabilidad

Para el mismo despacho de contabilidad puede existir el siguiente diagrama de flujo para el proceso: Elaboración de modelos tributarios:

ejemplo de un diagrama de flujo para dibujar un proceso de elaboracion de modelos tributarios

Qué hacer después de dibujar un diagrama de flujo

En muchas ocasiones las organizaciones cuando dibujan un diagrama de flujo se quedan en ese paso y no van más allá.

Pero una parte muy importante cuando esquematizamos procesos mediante el dibujo en un diagrama de flujo es preguntarnos algunas cosas para intentar mejorar es proceso.

Aprovecha que tienes dibujado el diagrama de flujo para hacerte estas preguntas:

  • ¿Puedo identificar pasos críticos dentro del proceso?
  • ¿Puedo establecer algún KPI o indicador de gestión para esos pasos críticos y saber si se está ejecutando correctamente?
  • ¿Se podría automatizar algún paso de este proceso mediante herramientas como Excel o algún otro software/aplicación para hacerlo más ágil?
  • ¿Se podría acortar algún paso sin que se pierda información/valor añadido y así hacer un proceso más ágil/sencillo?
  • ¿Se podrá modificar algún paso sin que se pierda información/valor añadido y así hacer un proceso más ágil/sencillo?
  • ¿Valdrá la pena desarrollar un procedimiento de trabajo o instrucción de trabajo con el fin de obtener un manual de este proceso y entregárselo a los empleados?

Bueno, estoy acabando este post y aquí tienes mucha información para asimiliar y llevar a la práctica.

Si tienes en cuenta lo que te he comentado en este artículo y llevas a cabo los cuatro pasos que te describí para dibujar diagramas de flujo, estoy segurísimo que habrás aprovechado al máximo el tiempo que has invertido en realizar un diagrama de flujo para representar y estudiar tus procesos.

Bien, pues ahora sí, esto es todo lo que quería contarte acerca de lo que es un diagrama de flujo y su aplicación en las organizaciones.

Ahora te toca a ti poner en práctica lo que te he comentado. ¿Has dibujado ya tu primer diagrama de flujo en tu empresa?

Te espero en los comentarios.