Documentar procesos mediante un manual de procedimientos en una empresa es de las mejores decisiones que se pueden tomar a nivel de gestión organizativa en cualquier negocio.
Pocas son las empresas que tienen documentado el qué se hace y cómo se hace por escrito.
Las consecuencias de esa “no acción” lo que conlleva es un alto coste en errores sistemáticos de ejecución de procesos y mucho tiempo invertido en formación/capacitación a la hora de incorporar personal nuevo en la empresa, entre otros costes.
¿Te gustaría saber cómo crear un manual de procedimientos en una empresa y los beneficios que ello aporta en las organizaciones?
Si has respondido que sí, no dejes de leer este artículo de forma completa.
Te lo explico con detalle.
Contents
- 1 Qué es un manual de procedimientos de una empresa
- 2 Beneficios de tener un manual de procedimientos
- 3 Cómo estructurar y qué documentar en el manual de procedimientos de tu empresa
- 3.1 Título, objeto y alcance del manual de procedimientos
- 3.2 Personas responsables del cumplimiento del manual
- 3.3 Documentamos Tus Procesos mediante Manuales de Procedimientos de Trabajo:
- 3.4 Descripción de los Procesos y subprocesos dentro del manual
- 3.5 Control de cambios y revisiones del manual de procedimientos
- 4 Cómo comprobar la eficacia del manual de procedimientos en una empresa
- 5 Optimiza tu empresa y hazla rentable ahora
Qué es un manual de procedimientos de una empresa
Se trata de un documento en el cual se describen ciertas actividades, importantes, críticas o todas aquellas actividades que considera necesarias una organización.
Este manual representa la documentación de uno o varios procesos en una empresa.
Como en este artículo voy a hablar de procesos y procedimientos, debes tener claro cual es la diferencia entre proceso y procedimiento.
Beneficios de tener un manual de procedimientos
Existes muchísimos beneficios de documentar procesos y mantener un manual de procedimientos en una empresa. Algunos de ellos son:
1.Tener la posibilidad de dejar por escrito cómo deben ejecutarse los procesos críticos. Si tienes este manual y se lo entregas a los responsables de la ejecución de dichos procesos, el número de errores a la hora de realizar el trabajo seguro que es mucho menor al de una empresa que no tiene sus procesos documentados.
2.Facilitas la comunicación y la unificación de criterios cuando los procesos que estás documentando con dicho manual de procedimientos se ejecutan por varias personas diferentes en la empresa.
La comunicacion interna en una empresa es algo fundamental.
3.Se mejoran y optimizan los procesos ya que al redactarlos comienzas a plantearte el por qué se hacen las cosas de cierta manera cuando quizás se pueden hacer de otra más eficiente, con menos recursos.
4.Disminuyes los tiempos de formación/capacitación en la incorporación de nuevas personas a la empresa o la movilidad de trabajadores entre departamentos.
5.Eliminas la concentración de know-how de ciertos trabajadores. Tanto la información como el conocimiento es poder dentro de las empresas.
Existen ciertos trabajadores que sin darnos cuenta se hacen fuertes por todo el conocimiento que tienen, pero lo tienen ellos y sólo ellos. Se trata de ciertos procesos que no sabrían ejecutar otros empleados.
Si documentas estos procesos eliminas esta concentración de know-how y por tanto de un riesgo para la organización.
Cómo estructurar y qué documentar en el manual de procedimientos de tu empresa
Está claro la importancia de documentar los procesos de una empresa bajo un manual de procedimientos, pero ¿cómo hacer este documento?, ¿Qué describir en ese documento y cómo elaborarlos?
Estas son las preguntas a las que te voy a responder ahora.
Título, objeto y alcance del manual de procedimientos
El título es lo primero que debe aparecer en el documento, tanto dentro como fuera en el nombre del archivo.
Elige un título el título más adecuado al proceso que vas a documentar. Puedes codificar también ese manual de procedimientos mediante una combinación de letras y/o números, por ejemplo:
P-CM Manual de procedimiento comercial.
P-03 Manual de procedimiento comercial.
El objeto del documento lo representa su razón de ser. Es decir, el motivo por el cual se va a elaborar ese documento.
¿Qué procesos o actividades quieres controlar?, ¿qué procesos o actividades quieres dejar por escrito?
Eso es lo que tienes que redacta en el objeto del manual de procedimientos.
Respecto al alcance, lo que debes de definir en este apartado son los límites de afectación del proceso o actividad que estás documentando.
Para definir bien el alcance, hazte estas preguntas:
- ¿Lo que estoy documentando afecta a toda la actividad de un departamento de la empresa?
- ¿Afecta sólo a una parte de la actividad de un departamento dentro de la empresa?
- ¿Cuáles son los límites en los que se encuadra la actividad que estoy documentando?
Así te será mucho más fácil identificar bien el alcance de cada procedimiento que estás documentando.
Gráficamente sería algo así:
Personas responsables del cumplimiento del manual
Cuando redactes el manual de procedimientos, detalla quién o quiénes son los responsables de la correcta ejecución de ese proceso que está documentado.
De hecho, las personas que deberían de participar o redactar el documento son los responsables de su ejecución. Ellos mejor que nadie para saber cómo se deben de realizar las actividades que se están describiendo en el documento.
Asegúrate cuando termines de elaborar el manual de procedimientos de entregárselo.
documentamos los procesos de tu empresa
Documentamos Tus Procesos mediante Manuales de Procedimientos de Trabajo:

Descripción de los Procesos y subprocesos dentro del manual
Esta la parte más importante de todo el documento.
En este apartado es dónde describes el qué se hace y cómo se debe llevar a cabo el proceso que estás describiendo.
Pero quizás te estas preguntando bien, pero ¿por dónde empiezo a redactar? ¿dónde debo terminar el proceso?
Para esto debes tener claro que es un proceso, cómo se divide un proceso en subprocesos y el enfoque basado en procesos de una organización.
Aquí te dejo una serie de pasos que seguro te van a ayudar:
- Escribe en un papel qué actividad vas a dejar documentada en tu organización.
- Divide esa actividad o proceso en diferentes subprocesos (desde cómo empieza a cómo termina)
- Cada uno de esos subprocesos lo representará un epígrafe dentro de ese apartado del manual de procedimientos.
- Describe con detalle el qué se hace y cómo se debe llevar a cabo cada uno de esos subprocesos. No describas lo idílico, lo que se debería hacer y que sabes que no se va a hacer, describe el cómo se hace a día de hoy en tu organización.
- No olvides detallar los registros de control y las instrucciones de trabajo que estén asociadas a ese proceso y sirvan para dejar evidencias escrita de esos subprocesos que así lo requieran.
Control de cambios y revisiones del manual de procedimientos
Todo manual de procedimientos debe disponer de un control de cambios y revisiones.
¿Cuándo de describió el documento?, ¿cuándo se editó por última vez?, ¿cuáles fueron los últimos cambios efectuados al documento?
Esto debes de reflejarlo en un cajetín o tabla para dejar constancia de las revisiones del documento, quién los ha modificado y quién los ha aprobado.
Esto que parece que no es transcendente sí lo es y muchísimo.
He visto en varias ocasiones errores y fallos en las empresas por estar trabajando con ediciones obsoletas de documentos.
¿Y cómo puede pasar esto puedes estar preguntándote? Pues porque no se le nomina al documento con las revisiones necesarias (Revisión 0, 1, 2, 3…).
En su lugar, al final del documento ponen “versión definitiva” o algo parecido pero luego al paso del tiempo esa versión definitiva resulta que no es la definitiva porque se modifica.
Hay otra versión definitiva de la definitiva y así sucesivamente…
¿El resultado? Un auténtico lío para saber cuál es la última versión del documento.
Tampoco te puedes fiar de la fecha que te indica Windows del archivo.
Estoy seguro de que tú cuando abres un archivo haces clic en el botón “guardar” por defecto antes de cerrar el documento.
O simplemente por haber puesto una coma o un punto, Windows te pide que si quieres guardar los cambios. Desde que le digas que sí ya tienes la fecha del documento actualizada a día de hoy.
Por lo tanto, usa un control de revisiones para denominar el nombre del archivo y dentro del mismo detalla el historial de cambios que ha sufrido.
Cómo comprobar la eficacia del manual de procedimientos en una empresa
Una vez que tengas documentado el manual de procedimientos de tu empresa deberás comprobar si, efectivamente se cumple.
Para ello lo mejor que puedes hacer es una auditoria interna de procesos.
Es la mejora manera para comprobar cómo de eficaz es el manual de procedimientos que se ha redactado.
Lo ideal es que la persona que debería de hacer esa auditoría interna sea alguien distinto de la persona o personas responsables de la correcta ejecución de dichos procesos y con las competencias adecuadas para realizar este trabajo de auditoría.
Existen algunos compañeros consultores de empresas que sí defienden el que una persona sí debería poder realizar una auditoría de su propio trabajo.
Yo personalmente, creo que lo quieras o no, el auditarse a sí mismo conlleva una gran pérdida de objetividad.
Si tú has elaborado el manual de procedimiento y tu mismo te auditas seguro que estarás pasando por alto muchos detalles del proceso que estás auditando porque “lo das por hecho” y por “bien hecho” ya que los has redactado tu.
Cosa que no hará otra persona de tu organización con las competencias suficientes para hacer esta auditoría.
Este otro auditor, al no pertenecer a ese departamento, leerá el manual de procedimientos con detenimiento y comenzará a preguntarte por cada uno de los subprocesos que has definido y los registros de control que has reflejado que se deben cumplimentar y así comprobar que lo que se indica en el documento es lo que se hace realmente en la organización.
Ese es el objetivo cuando se realiza una auditoría interna de procesos.
Bueno, pues hasta aquí lo que quería contarte acerca de cómo crear un manual de procedimientos en una empresa y los beneficios que esto aporta a la organización.

Documentamos los Procesos de Tu Empresa.
Detallamos cómo se deben hacer las cosas, quién debe hacerlas, cuándo y dónde almacenar la información que se genera.
Foto: hoja en blanco, lápices y calculadora
Fuente fotografía: Freepik
Fuente bibliográfica: Elaboración propia
- Licenciado en Administración y Dirección de Empresas,
- Colegiado nº1498 por el colegio de economistas de Las Palmas de Gran Canaria,
- IRCA Certified ISO 9001 Lead Auditor con nº ENR-00555531
- Experto en Customer Experience Management
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hola, buen día ! buena tarde para ti. Te escribo desde uno de los estado de mi país que es México! me fascina este tema . Puedo tomar algún curso y en su momento certificarme con ustedes? he estado dentro y fuera del sistema de gestión de calidad en diferentes empresas y la verdad me gustaría quedarme dentro del sistema de gestión de calidad. He sido Auditor Líder den tres diversas ocasiones en Auditorias Internas con la norma ISO: 9001:2008 . Si es así, me gustaría saber mas de ustedes y sobre todo como me adentro mas dentro de este mundo interminable que es la calidad.
Saludos Cordiales
Hola Eliut,
muchas gracias por escribirme.
Me alegro que te guste este tema tanto como a nosotros en IVE Consultores.
Por supuesto, tengo un curso preparado ahora mismo. Te escribiré a tu correo.
Saludos y gracias
No he podido descargar el test se marea la maquina. estoy trabajando en el manual digital de mi empresa que no lo tenemos pues solo contamos con procedimientos aislados uno por allá y otro por acá y me he dado a la tarea de organizarlos todos en un manual digital, pero tengo dudas sobre la distribucion de las secciones y de los capitulos si me pudieras ayudar.
Hola Alexis,
gracias por tu comentario.
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Tengo de forma temporal y no por mucho tiempo acceso gratuito a mucha información en vídeos formativos.
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saludos
muy buena tu información , me estoy iniciando en este nuevo programa, en el trabajo mi función es ser coordinador de aseguramiento de la calidad y necesito realizar un POE ( proceso operacional estándar). quisiera tener mas ayuda con esto.
Hola maximiliano,
Gracias por tu comentario. Me alegro que te haya gustado la información.
Si quieres que te preste más ayuda y personalizada para elaborar ese proceso operacional, escríbeme por favor a ivan.torres@iveconsultores.com
Sé cómo ayudarte.
saludos y buen día.
realizo un manual de procesos y procedimientos en una empresa, y eh leído tu artículo y quede impactada es justo lo que necesitaba saber, lo que si seria de mucha ayuda sería un formato para el manual de procesos y procedimientos
Hola Rosa,
gracias por tu comentario.
En relación a tu consulta, esa parte y mucho más contenido lo tengo bajo un formato de pago.
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saludos y buen día.
Excelente gracias por compartir tus conocimientos.
Hola Mayela,
muchas gracias a ti por tu comentario.
Espero leerte de nuevo en el futuro¡
saludos¡
Hola buenas tardes! Saludos desde Venezuela. Muy buena la información. A mi me mandaron a realizar un manual de procedimientos del servicio medico donde trabajo y le agradecería si bastante si tiene mas información sobre esto.
Hola Yelitza,
gracias por tu comentario.
De momento este es el único artículo que he escrito sobre cómo crear un manual de procedimientos en una empresa.
Saludos y buen día
¿cuando publico este articulo?, es muy bueno y quiero citarlo en mi trabajo de titulación
Hola Luis,
Me alegro que te haya gustado el artículo. Puedes hacer referencia al mismo con mi url.
Lo publiqué el 31.03.2020
un abrazo y gracias