Estoy seguro que habrás oído muchas veces el concepto enfoque basado en procesos. Y también estoy seguro que te habrás preguntado en más de una ocasión… ¿y qué demonios significa eso?, ¿qué implica el tener un enfoque basado en procesos dentro de una empresa?

Esas son las preguntas que te voy a responder en este artículo así que toma papel y lápiz que allá voy.

Qué es el enfoque basado en procesos

El enfoque basado en procesos es uno de los principios de la calidad.

Este enfoque basado en procesos parte de la premisa de que un resultado que se desea alcanzar se consigue de forma más eficiente cuando las actividades a realizar y los recursos necesarios se gestionan como un proceso.

Por lo tanto, este enfoque basado en procesos postula que si quieres obtener un resultado al menor coste posible, gestiona las actividades y recursos que necesitas como un proceso.

Gráficamente sería algo así:

Algo clave dentro de este enfoque es tener bien claro cuáles son los procesos y que es un proceso dentro de tu organización.

Esto te va a servir para que luego puedas gestionar las actividades y recursos (que necesitas para alcanzar un resultado) como un proceso.

Cómo aplicar el enfoque basado en procesos en una empresa

Esta metodología de trabajo o principio de la calidad, como cualquier otra metodología requiere de dos aspectos importantes:

1. Entender bien el concepto.
2. Saber aplicarlo en tu organización.

Y es justo de lo que te voy a describir ahora para que sepas cómo aplicar este concepto de enfoque basado en procesos dentro de tu organización.

Aplicación del enfoque basado en procesos para el ciclo productivo de tu empresa

Si adoptas un enfoque basado en proceso dentro de tu organización, tendrás que definir primero todos tus procesos generales. Y posteriormente detallar las actividades que componen cada proceso.

Para conseguir lo primero, lo más ordenado es que trabajes con un mapa de procesos en el que dejes bien claro cuáles son los procesos:

• Estratégicos
• Operativos
• De apoyo
• De gestión

Este mapa de proceso será un resumen a grandes rasgos de toda la actividad de tu organización.

Una vez que lo tengas dibujado tendrás que centrarte en el estudio de cada uno de esos procesos.

¿Y cómo hacer esto?

Pues realizando una caracterizacion de procesos, apoyándote de una ficha de procesos.

Caracterizar un proceso es de las actividades más importantes que puede hacer una empresa porque consigues:

• definir el objeto del proceso, es decir, qué fin persigue ese proceso.
• conocer cómo empieza un proceso
• saber cómo termina un proceso
• personas responsables de ese proceso
• determinar los controles y registros que deben existir en ese proceso
• indicadores del proceso
• identificar posibles riesgos de que se incumpla ese proceso

Te aseguro que si estudias bien tus procesos con esta herramienta, tienes las bases para luego optimizarlos y hacer más eficiente tu organización.

Una ficha de procesos tiene un aspecto algo así:

Aplicación para optimizar tus procesos

Haber estudiado tus procesos caracterizándolos y apoyándote con una ficha de procesos te permite conocer qué actividades y recursos pueden fallar o están fallando dentro de un proceso.

Puedes identificar también actividades que se pueden automatizar o eliminar, actividades que requieren de un control más exhaustivo, además también identificarás actividades que requieren de ser realizadas por otra persona dentro de la organización dado el perfil del trabajador.

Todo esto hace que, gracias a la adopción de un enfoque a procesos, puedas optimizar el ciclo productivo de tu organización.

Aplicación del enfoque basado en procesos para las personas responsables de actividades clave

Trabajar bajo un enfoque basado en procesos implica el definir responsabilidades y obligaciones para cada una de las personas que son responsables de la ejecución de los procesos en tu organización.

Estas personas son las que deberán haber participado en la caracterización de procesos que te describí anteriormente.

Si una persona tiene muy claro lo que debe hacer, cómo hacerlo y el resultado que debe obtener como resultado del proceso que está ejecutando, existirán muchísimos menos fallos internos que repercutan a otro proceso o al cliente final.

Todo esto lo puedes conseguir realizando una descripcion de puestos de trabajo.

En esta descripción deberás dejar claro:

• El puesto de trabajo que estás definiendo
• El proceso o procesos que ese puesto debe ejecutar
• Las competencias que debe tener la persona que desarrolle ese puesto de trabajo

Aplicación en la medición del rendimiento de tus procesos

Cuando adquieres un enfoque basado en procesos y has trabajado con una ficha de procesos tendrás muy claro el rendimiento que se espera de un proceso.

El rendimiento de un proceso es el resultado que se espera obtener de ese proceso. Por ejemplo:

• Número de prospectos visitados en un departamento comercial.
• Número de trabajos impresos en una empresa de artes gráficas
• Número de asientos contables introducidos para una asesoría contable
• Número de presupuestos realizados y enviados a posibles clientes.
• Porcentaje de instalaciones realizadas en el plazo acordado con los clientes en el caso de una empresa instaladora
• Porcentaje de alumnos que aprueban examen de circulación en primera convocatoria para una empresa de formación vial.
• Mililitros medios de zumo que se obtienen de exprimir naranjas para una empresa que distribuye zumos de naranja.

La mejora forma para medir procesos es establecer indicadores de gestion para cada uno de esos procesos.

Si estableces indicadores de gestión, es una forma de cuantificar cuál debe ser el rendimiento de un proceso y así establecer valores para conocer si el proceso está:

• Dentro de las expectativas que se esperan de él.
• Por debajo de las expectativas que se esperan de él.
• Por encima de las expectativas que se esperan de él.

A la hora de definir un indicador de gestión debes tener en cuenta tres aspectos clave:

• La formulación del propio indicador
• El valor de referencia que se espera del rendimiento de este indicador
• El periodo en el que se va a medir el rendimiento de ese indicador

Aplicación del enfoque basado en procesos en la identificación y evaluación de riesgos y su posible impacto en las actividades en la organización

El adoptar la gestion por procesos, le permite a la organización conocer con detalle el riesgo que existe para cada proceso el que no se lleve a cabo de una manera correcta o que se incumpla directamente.

Identificar riesgos en procesos es una actividad preventiva que permite a cualquier empresa adelantarse a un posible impacto que puede afectar a:

• Otro proceso de la organización
• El producto / servicio que se entrega al mercado

Una vez que hayas identificado riesgos en tus procesos yo te aconsejaría utilizar una matriz dafo para clasificarlos. Posteriormente debes evaluarlos con un criterio basado en probabilidad de que se materialice el riesgo y consecuencia si se materializa ese riesgo.

Beneficios de aplicar el enfoque basado en procesos en una empresa

Algunos de los beneficios de adoptar un enfoque basado en procesos dentro de tu organización son:

• Reducir costes de no calidad y tiempos de las actividades en tu organización.
• Minimizar errores y fallos de procesos.
• Establecer valores esperados en el rendimiento de procesos.
• Identificar posibles riesgos y adelantarte a su posible impacto.
• Tomar decisiones basadas en evidencias y rendimiento de procesos.
• Fomentar una cultura empresarial basada en procesos entre los trabajadores.

Bien pues hasta aquí lo que quería explicarte acerca del concepto de enfoque basado en procesos.

Ahora te pregunto, ¿en tu organización trabajan bajo este enfoque?

Foto: Lens camera

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