¿Cuál es la diferencia entre proceso y procedimiento?

Es una pregunta que me han hecho muchas veces los clientes. Dos conceptos parecidos pero no iguales.

Para explicarte la diferencia primero quiero detallarte que es un proceso y que es un procedimiento.

Luego te detallaré cuál es la diferencia entre ellos mediante una tabla que espero sea muy ilustrativa para ti. También te he dejado algunos ejemplos así que lee este post completo porque no tiene desperdicio.

Qué es un proceso

Un proceso es una secuencia de tareas de tareas que se llevan a cabo una detrás de la otra. Todas las organizaciones trabajan bajo procesos por lo tanto los procesos en las empresas representan el eje principal sobre el que giran todas las actividades que se llevan a cabo en un negocio.

Qué es un procedimiento

Un procedimiento es una descripción detallada de cómo se debe llevar a cabo un proceso. Este procedimiento podrá estar documentado (escrito en papel o formato digital) o no estar escrito en ningún sitio pero conocerse por parte de todos los integrantes de una empresa.

Siempre que existe un proceso en una empresa existe un procedimiento, podrá estar documentado o no pero siempre existirá una descripción detallada de cómo se lleva a  cabo una actividad en una organización.

Así mismo siempre que existe un procedimiento en una empresa es porque existe un proceso detrás.

Como puedes ambos conceptos van de la mano el uno con el otro. No obstante hay alguna diferencias entre proceso y procedimiento. Te las detallo a continuación.

Diferencia entre proceso y procedimiento

La principal diferencia entre proceso y procedimiento radica en el detalle de la explicación sobre cómo se desarrolla una actividad concreta de una organización.

Proceso: descripción de forma general de una secuencia de pasos que se realizan para llevar a cabo una actividad.

Procedimiento: descripción detallada del cómo se han de ejecutar esos pasos (quién los debe hacer, cómo, cuándo, qué documentos deben usarse, donde se almacenan esos documentos, etc) para llevar a cabo una actividad.

Por ejemplo, en un proceso comercial en una empresa consta de estos pasos:

flechas que representan proceso comercial

El mismo proceso comercial puede ser descrito mediante un procedimiento en el que se detalla qué se hace, cómo se hace, quién lo hace, cuándo se hace, etc:

flechas para representar procedimiento comercial

Además, los procedimientos suelen estar escritos (documentados) para dejar constancia de cómo se deben hacer las cosas y poder ser consultados por las personas que desarrollan esas tareas y cualquier otra persona de la organización que desee y tenga acceso a los mismos. Existen muchos beneficios de tener los procedimientos documentados.

ejemplo formato procedimiento comercial

Pero además la diferencia entre proceso y procedimiento la podemos encontrar a la hora de explicar:

  • En qué momento se originan
  • La documentación que generan
  • Detalle de las tareas a realizar
  • Quién los establece
  • Por quién son aprobados
  • Quién los debe cumplir
  • Permanencia en la empresa

Para explicar todas estas diferencias y también algunas semejanzas voy a exponerte una tabla que espero sea aclaratoria para ti

tabla para representar similitud y diferencia entre proceso y procedimiento

Ejemplos de procesos y procedimientos

A continuación te pongo tres ejemplos entre procesos y procedimientos de tres actividades distintas.

Ejemplo 1:

Proceso de asesoramiento y gestión contable-fiscal:

Este proceso representa los grandes pasos o actividades que se llevan a cabo para realizar un asesoramiento y gestión contable y fiscal

diagrama para representar proceso de asesoramiento y gestión contable fiscal

Procedimiento de asesoramiento y gestión contable-fiscal:

Este procedimiento recoge el detalle de cómo se llevan a cabo los pasos o actividades para realizar un asesoramiento y gestión contable-fiscal.

diagrama para representar procedimiento asesoramiento contable fiscal

Ejemplo 2:

Proceso de recepción y almacenamiento de materiales comprados:

Este proceso representa los pasos o actividades que se llevan cabo para recibir material comprado y su almacenamiento.

diagrama para representar proceso recepcion y almacenamiento materiales comprados

Procedimiento de recepción y almacenamiento de materiales comprados:

Este procedimiento representa el cómo se llevan a cabo las actividades de recepción y almacenamiento (quien recibe la mercancía, quien la comprueba, como la comprueba y cómo la almacena).

diagrama para representar procedimiento recepcion y almacenamiento de materiales comprados

Ejemplo 3:

Proceso de desarrollo e implementación de aplicaciones informáticas

Este proceso representa los grandes pasos o actividades que se llevan a cabo para llevar a cabo el desarrollo e implantación de aplicaciones informáticas

diagrama para representar proceso desarrollo aplicaciones informáticas

Procedimiento de desarrollo e implementación de aplicaciones informáticas:

Este procedimiento recoge el detalle de cómo se llevan a cabo los pasos o actividades para llevar a cabo un desarrollo e implementación de aplicaciones informáticas.

diagrama para representar desarrollo aplicaciones informaticas

 

Bueno pues esto es todo lo que quería explicarte acerca de la diferencia entre proceso y procedimiento.

Espero que te sirva este post para tenerlo más claro.

Y ahora cuéntame, ¿sabrías mencionarme qué procesos y procedimientos existen en tu organización?

Te espero en los comentarios.

Foto: directorio tablero

Fuente: Pixabay