¿Cuál es la diferencia entre proceso y procedimiento?
Es una pregunta que me han hecho muchas veces los clientes. Dos conceptos parecidos pero no iguales.
Para explicarte la diferencia primero quiero detallarte que es un proceso y que es un procedimiento.
Luego te detallaré cuál es la diferencia entre ellos mediante una tabla que espero sea muy ilustrativa para ti. También te he dejado algunos ejemplos así que lee este post completo porque no tiene desperdicio.
Contents
Qué es un proceso
Un proceso es una secuencia de tareas de tareas que se llevan a cabo una detrás de la otra. Todas las organizaciones trabajan bajo procesos por lo tanto los procesos en las empresas representan el eje principal sobre el que giran todas las actividades que se llevan a cabo en un negocio.
Qué es un procedimiento
Un procedimiento es una descripción detallada de cómo se debe llevar a cabo un proceso. Este procedimiento podrá estar documentado (escrito en papel o formato digital) o no estar escrito en ningún sitio pero conocerse por parte de todos los integrantes de una empresa.
Siempre que existe un proceso en una empresa existe un procedimiento, podrá estar documentado o no pero siempre existirá una descripción detallada de cómo se lleva a cabo una actividad en una organización.
Así mismo siempre que existe un procedimiento en una empresa es porque existe un proceso detrás.
Como puedes ambos conceptos van de la mano el uno con el otro. No obstante hay alguna diferencias entre proceso y procedimiento. Te las detallo a continuación.
Diferencia entre proceso y procedimiento
La principal diferencia entre proceso y procedimiento radica en el detalle de la explicación sobre cómo se desarrolla una actividad concreta de una organización.
Proceso: descripción de forma general de una secuencia de pasos que se realizan para llevar a cabo una actividad.
Procedimiento: descripción detallada del cómo se han de ejecutar esos pasos (quién los debe hacer, cómo, cuándo, qué documentos deben usarse, donde se almacenan esos documentos, etc) para llevar a cabo una actividad.
Por ejemplo, en un proceso comercial en una empresa consta de estos pasos:
El mismo proceso comercial puede ser descrito mediante un procedimiento en el que se detalla qué se hace, cómo se hace, quién lo hace, cuándo se hace, etc:
Además, los procedimientos suelen estar escritos (documentados) para dejar constancia de cómo se deben hacer las cosas y poder ser consultados por las personas que desarrollan esas tareas y cualquier otra persona de la organización que desee y tenga acceso a los mismos. Existen muchos beneficios de tener los procedimientos documentados.
Pero además la diferencia entre proceso y procedimiento la podemos encontrar a la hora de explicar:
- En qué momento se originan
- La documentación que generan
- Detalle de las tareas a realizar
- Quién los establece
- Por quién son aprobados
- Quién los debe cumplir
- Permanencia en la empresa
Para explicar todas estas diferencias y también algunas semejanzas voy a exponerte una tabla que espero sea aclaratoria para ti
Ejemplos de procesos y procedimientos
A continuación te pongo tres ejemplos entre procesos y procedimientos de tres actividades distintas.
Ejemplo 1:
Proceso de asesoramiento y gestión contable-fiscal:
Este proceso representa los grandes pasos o actividades que se llevan a cabo para realizar un asesoramiento y gestión contable y fiscal
Procedimiento de asesoramiento y gestión contable-fiscal:
Este procedimiento recoge el detalle de cómo se llevan a cabo los pasos o actividades para realizar un asesoramiento y gestión contable-fiscal.
Ejemplo 2:
Proceso de recepción y almacenamiento de materiales comprados:
Este proceso representa los pasos o actividades que se llevan cabo para recibir material comprado y su almacenamiento.
Procedimiento de recepción y almacenamiento de materiales comprados:
Este procedimiento representa el cómo se llevan a cabo las actividades de recepción y almacenamiento (quien recibe la mercancía, quien la comprueba, como la comprueba y cómo la almacena).
Ejemplo 3:
Proceso de desarrollo e implementación de aplicaciones informáticas
Este proceso representa los grandes pasos o actividades que se llevan a cabo para llevar a cabo el desarrollo e implantación de aplicaciones informáticas
Procedimiento de desarrollo e implementación de aplicaciones informáticas:
Este procedimiento recoge el detalle de cómo se llevan a cabo los pasos o actividades para llevar a cabo un desarrollo e implementación de aplicaciones informáticas.
Bueno pues esto es todo lo que quería explicarte acerca de la diferencia entre proceso y procedimiento.
Espero que te sirva este post para tenerlo más claro.
Y ahora cuéntame, ¿sabrías mencionarme qué procesos y procedimientos existen en tu organización?
Te espero en los comentarios.
Foto: directorio tablero
Fuente: Pixabay
Licenciado en Administración y Dirección de Empresas, colegiado nº1498 por el colegio de economistas de Las Palmas de Gran Canaria, IRCA Certified ISO 9001 Lead Auditor con nº ENR-00555531
En mi web podrás encontrar información gratuita de mucho valor que comparto para mejorar la gestión de las empresas.
También encontrarás otros recursos como libros y otras herramientas que ofrezco al mercado para profundizar en las áreas que conozco y ayudar así a las organizaciones a ser más competitivas.
Autor del libro Como Implantar ISO 9001:2015 Paso a Paso.
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Gracias, muy didáctico, una parte de mis servicios es organización de espacios
Aquí el proceso es:1. me contacta el cliente, 2. agendamos cita, 3. hago propuesta, 4. implementación.
Procedimiento: de hago propuesta es el PAE: Plan de Acción Estratégica donde detallo toda logística según las necesidades del cliente y la cotización.
Hola Ivanova,
muchas gracias por tu comentario.
Perfecto, el caso es tener claro cuáles son los pasos del proceso y luego documentarlo.
Saludos y gracias por comentar.
Muchas gracias, excelente explicación.
Hola Osman,
muchas gracias por tu comentario.
saludos