¿Sabes que si preparas bien tu auditoria interna tienes alrededor del 60% del trabajo hecho el día de la auditoria? Te lo garantizo y te voy a contar cómo hacerlo…

Si te interesa el tema que voy a tratar en este post por favor léelo entero porque no tiene desperdicio.

Además tras la lectura de este post aprenderás:

  • a preparar un formato de informe de auditoria interna
  • a tener en cuenta el alcance del sistema de gestión antes de realizar la auditoría
  • a mantener preparado el informe en relación a lo que esperarás ver para que vayas más rápido el día de la auditoría
  • a planificar una auditoria interna de un sistema de gestión que no conoces
  • a programar una auditoria interna de un sistema de gestión que sí conoces.

Venga vamos allá…

a) Prepara el formato del informe de auditoría

La principal herramienta para hacer la propia auditoria interna y apoyarte en ella mientras estás auditando es el informe de auditoría. Este documento te ayudará a establecer un orden de todo el proceso de auditoría interna y será tu guía para así evitar que te saltes puntos importantes de la norma ISO 9001.

Imagínate que vas de viaje a una gran ciudad y solo tienes un día para verla, ¿qué harías?… si eres de los previsores y minuciosos, establecerías un plan de viaje. Un plan de viajes que realizarías informándote de todo lo que en el viaje para ti es importante: dónde alojarte, dónde comer, cómo desplazarte, qué ver, etc.

En este caso el informe de auditoría será tu plan de viaje, para que no te pierdas viajando por el sistema de gestión de calidad que estás auditando. Porque al fin y al cabo hacer una auditoría es como hacer un viaje por todos los requisitos de la norma y del sistema de gestión de la empresa que estás auditando, no visitarás ciudades pero sí que visitarás los distintos departamentos que componen la empresa y hablarás con los responsables de cada uno de ellos.

  • Para preparar el formato del informe de auditoría yo lo preparo en un documento de texto (Word, googledoc u otro similar) en el que:
  • Dejo constancia de los datos principales de la organización que voy a auditar (razón social, dirección…),
  • Reflejo el alcance del sistema de gestión de calidad (esta parte es muy importante y te la voy a ampliar en otro apartado de este post)
  • Identifico y reflejo a las personas con las que a priori me voy a reunir (te digo a priori porque después puede aparecer cualquier imprevisto el día de la auditoría y no es esa persona sino otra a la que entrevisto).
  • Hago una estimación del tiempo que me va a llevar los principales epígrafes de la norma que contienen a su vez todos los requisitos y lo plasmo en una de las primeras hojas de la auditoría interna.
  • Y lo más importante, elaboro una tabla con cuatro columnas:
    1. en la que la primera columna reflejo los requisitos de la norma,
    2. en la segunda columna reflejo el resultado del cumplimiento del requisito [ok, observación, recomendación, no conformidad
    3. la tercera columna prepárala con los comentarios que evidencien el cumplimiento o no del requisito, en esta columna describirás por qué sí cumple o por qué no cumple con el requisito la organización que estás auditando.
    4. la cuarta y última columna destínala a reflejar las evidencias de lo que vas a ver.

Ya tienes tu formato de auditoría interna, ahora vamos a seguir cumplimentándolo antes de la auditoría para aprovechar al máximo el ese día y no perder tiempo en editar formatos.

b) Ten en cuenta el alcance del sistema de gestión de la calidad

Llámame pesado, pero no me cansaré de repetírtelo; ante todo debes tener presente, tanto para implantar un sistema de gestión de la calidad como para hacer una auditoria interna, cual es el alcance del sistema de gestión (puede que existan actividades que no deberás tener en cuenta por estar fuera del alcance). Tenlo siempre presente durante la auditoría y mientras te entrevistas con una persona sabrás si tienes que auditar esa parte que te están contando o no.

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Para que veas la importancia que tiene el alcance del sistema de gestión te voy a poner dos supuestos:

1. imagina que estás auditando una actividad concreta en la empresa (un proceso determinado) y después de estar hablando de este proceso durante  casi 60 minutos te das cuenta que esa actividad NO se encuentra dentro de la frase que se ha definido para el sistema de gestión y por tanto está fuera del alcance. ¡Vaya pérdida de tiempo! ¿no crees?

2. ahora imagínate ahora que estás delante del auditor/evaluador externo en el día de la auditoría de certificación y por un momento el auditor te comienza a hacer preguntas acerca de actividades o procesos sobre los cuales tu no has tenido en cuenta y es así cuando te das cuenta que esas actividades o procesos SÍ están incluidos en el alcance de certificación. Si tienes suerte puede ser que el auditado defienda bien esa parte y esto no tenga mayor transcendencia pero puede que te pase que como consecuencia de la revisión de esta actividad o proceso el auditor/evaluador detecta una no conformidad… “…tierra trágame” es lo que diría yo.

Por lo tanto ten muy en cuenta al preparar la auditoria interna cuál es el alcance del sistema de gestión de la calidad.

Si quieres saber qué es el alcance de certificación puedes leer el post que he preparado acerca de ello.

c) Prepara lo que esperas o debe tener el auditado

Esta es la parte más importante de todo el informe de auditoria interna. De momento te he descrito cómo podrías reflejar el formato de tu informe y qué información general recoger pero ahora es cuando vas a preparar el grueso de la auditoría y cuando entras en el detalle de preparar los procesos, procedimientos y registros que esperas ver durante la auditoría.

Como podrás imaginar, cuanto más hayas dedicado a la preauditoria, más eficaz serás a la hora de revisar el sistema de gestión de la calidad que vas a auditar.

Te toca preparar entonces el contenido de tu informe de auditoría y lo vas a cumplimentar con toda la información que esperas ver para cumplir los requisitos de la norma ISO 9001.

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Esta es la parte más trabajosa de la preparación de la auditoría y la más pesada no te lo voy a negar pero una vez tengas esto hecho podrás utilizar este documento como “plantilla” para cualquier otra auditoria que hagas.

«… cuanto más hayas dedicado a la preauditoría, más eficaz serás a la hora de revisa el sistema de gestión de la calidad que vas a auditar»

Para preparar esta parte te recomiendo lo siguiente:

  1. Coge la norma y comienza a leerla.
  2. Para cada requisito que estás leyendo apunta en tu informe en la columna de comentarios lo que esperas ver (un procedimiento o un registro en el cual se evidencie una actividad realizada).
  3. Anticípate a lo que puedas encontrarte, ponte en el lugar de la organización (si no es tu organización) y sé crítico desde un punto de vista constructivo.
  4. Ten en cuenta que todo lo que ponga en la norma “conservar / mantener información documentada” es porque la norma está requiriendo una evidencia escrita, un registro.
  5. Recuerda que esta versión ISO 9001:2015 no requiere de un mínimo de procedimientos documentados; si la organización decide no tener ciertos procedimientos deberá demostrar que un procedimiento no escrito se conoce dentro de la organización y se cumple.

d) Si vas realizar una auditoría de un sistema de gestión de la calidad que no conoces…

Deberás hacer los deberes y empaparte del funcionamiento general de la actividad que vas a auditar, sobre todo para cuando llegues al requisito “8.5.1 Control de la producción y de la provisión del servicio”. Es en este requisito en dónde verás la prestación del servicio o la entrega del producto que realiza la organización que estás auditando.

Así que, dado que es algo muy específico para cada organización, lo más lógico será que le solicites a la empresa que te facilite sus procedimientos operativos de negocio o sus diagramas de flujo para que puedas leértelos y conocer cuál es el ciclo productivo de la organización que vas a auditar. Cuando los leas escribe en tu informe de auditoría, dentro del requisito “8.5.1 Control de la producción y de la provisión del servicio” y en el área de comentarios los registros que leas en el procedimiento para que preguntes por ellos el día de la auditoría interna.

e) Si haces una auditoría de un sistema de gestión de la calidad que conoces…

Lo tendrás muy fácil ya que seguramente conocerás todos sus procedimientos operativos de negocio. No obstante, apúntate dentro del requisito “8.5.1 Control de la producción y de la provisión del servicio” los registros de control que componen el procedimiento y así irás más seguro y más rápido el día de la auditoría interna.

Conclusión:

Como has podido comprobar solo se trata de prepararte y organizarte con tiempo, sentarte para analizar el tipo de organización que vas a auditar y seguir los pasos que aquí te he indicado. Si haces todo esto, te aseguro que irás bien preparado a la auditoría interna y no entrarás en pánico ni te encontrarás perdido haciendo la auditoría.

Bueno me despido, si algo no te ha quedado claro con respecto a cómo llevar a cabo una auditoría interna, o cualquier otro aspecto de la ISO 9001:2015, cuéntamelo para ayudarte.

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Fotografía: Stressed business man covering face with hands in office. Working over time or too much.

Fuente Fotografía: Shutterstock