Documentacion de Procesos – 6 Pasos para Conseguirlo con 100% de Éxito

La documentacion de procesos es una actividad que toda organización debería hacer.

He visto en muchísimas ocasiones cómo una persona clave dentro de una empresa se marcha a otra organización y con ella se va todo el know-how estratégico o de operaciones de muchos de sus procesos.

Éste es uno de los principales motivos por los cuales deberías de documentar los procesos de tu organización.

Pero también existen otros:

• Reducción enorme de tiempos de formación inicial al contratar al personal.
• Evitar el caos en las sustituciones de trabajadores en vacaciones.
• Estandarizar y protocolizar la forma de trabajar.
• Estudio y mejora de los procesos.

En este artículo te voy a enseñar con 6 pasos a llevar a cabo la documentacion de procesos en tu empresa.

Si aplicas estos 6 pasos te garantizo que tendrás un rotundo éxito a la hora de documentar tus procesos.

Empezamos…

Paso 1: reunión de lanzamiento del proyecto “documentacion de procesos”

Ese será el nombre de tu proyecto en tu organización, documentacion de procesos.

Y para ello lo más importante es comunicar internamente este proyecto en tu empresa.

En esa reunión tendrás que convocar a:

• Gerencia o dirección.
• Mandos intermedios o jefes de áreas.
• Cualquier otra persona que consideres necesaria.

Lo importante de esa reunión es definir bien el alcance del proyecto:

• Qué procesos se van a estudiar.
• Disponibilidad y colaboración de las personas responsables de los procesos.
• Donde se va a alojar la documentación que se genere.
• Cómo se va a revisar la documentación que se vaya generando.
• Cuándo y cómo debe finalizar el proyecto.
• Cómo se va a comunicar el resultado de la documentación de los procesos.

Paso 2: Dibuja el mapa de procesos generalas para su posterior documentacion

Identificar cada proceso en el mapa de procesos será algo fundamental para que sepas qué tipo de procesos vas a estudiar.

En términos generales, existen procesos:

• Estratégicos: relacionados con la estrategia y dirección de la empresa (definición de objetivos, propósitos, políticas generales de empresa).
• Operativos: relacionados con la operativa del día a día de tu empresa (componen el ciclo productivo de la organización, los que se llevan a cabo una vez que el cliente realiza un pedido hasta que se entrega el producto o servicio).
• De Apoyo / Soporte: prestan la ayuda necesaria al resto de procesos para que se ejecuten de manera correcta (formación/capacitación, mantenimiento infraestructuras, comunicación, administracion y contabilidad, sistemas de la información).

Mi recomendación es que imprimas en un dinA0 tu mapa de procesos y comiences a pegar post-it con cada uno de los procesos generales que has identificado.

Puedes utilizar un mapa de procesos parecido a este:

En el paso 1 habrás definido el alcance del proyecto, así que tendrás que tener claro qué tipo de procesos son los que vas a estudiar.

Debes tener en cuenta que es muy probable que estos procesos generales, sean mega procesos.

Es decir, procesos muy grandes que a su vez están compuestos por procesos más pequeños.

Por ejemplo, si vas a estudiar un proceso de compras, puede que las compras sean un tanto complejas en tu organización (dependerá del tipo de actividad) y éstas se dividan en compras de:

• Hardware y software.
• Maquinaria.
• Servicios.
• Consumibles.
• Material de oficina.
• etc.

Si este es el caso de tu organización, quizás el proceso de compras deberías de estudiarlo de forma individual en esos subprocesos anteriores descritos.

Si tienes dudas sobre que es un proceso y como debes identificar procesos dentro de tu empresa, he escrito un artículo muy completo. Puedes leerlo en el link anterior.

Paso 3: Planificación del trabajo del estudio de procesos

Una vez que tengas identificado todos los procesos y subprocesos que vas a estudiar ya tienes toda la envergadura de tu proyecto.

Identifica a cada persona/s responsables de que se cumplan dichos procesos para que sepas con quién tendrás que reunirte y estudiar esos procesos.

Ahora lo que tienes que hacer es planificar todo ese trabajo de estudio y documentacion de procesos.

Por experiencia propia, nosotros en IVE Consultores tardamos alrededor de 6 a 8 horas en estudiar bien y documentar cada proceso.

Multiplica este tiempo por todos los procesos que tienes y el resultado será las horas de trabajo que te llevará este proyecto.

Si identificas cuánto tiempo tienes a la semana o al mes para dedicarle, podrás poner fecha de finalización y cierre de este proyecto.

Igual aquí te llevas las manos a la cabeza y te preguntas cómo vas a hacer todo ese trabajo.

Si es así, siempre puedes contar con nuestra ayuda para reducir tu carga de trabajo o hacer este trabajo por ti.

Cuando hagas esta planificación, comunícala a gerencia y a los responsables de cada proceso.

Puedes agendar mes a mes las reuniones que vas a ir teniendo con cada uno de los responsables de los procesos.

Paso 4: Estudio de los procesos mediante una ficha de procesos

Este paso es crítico.

Es dónde vas a reunirte con cada responsable/s de los procesos y vas a estudiarlos en profundidad.

Yo te recomiendo que utilices una ficha de procesos para hacer este estudio.

Una ficha de procesos se trata de una herramienta muy sencilla para analizar al detalle cada proceso.

Esta ficha de procesos te ayudará a:

• Identificar el propósito de cada proceso (para qué existe ese proceso).
• Saber quiénes son los responsables.
• Pensar en los elementos de entrada y de salida del proceso (dónde comienza y dónde termina el proceso).
• Identificar otras partes que intervienen en el proceso.
• Definir qué controles deben existir en el proceso.
• Determinar los registros asociados al proceso.
• Definir los indicadores (métricas) del proceso.
• Describir con detalle las actividades (todos los pasos) que componen el proceso.
• Ser consciente de qué riesgos existe de que falle el proceso.

Insisto, este paso es el más importante.

Estudia cada proceso con calma y dedícale el tiempo necesario.

Entre mejor hagas este estudio mejor quedará la documentacion de procesos en tu organización.

Es muy probable que durante este estudio surjan:

• Nuevas propuestas de ejecutar ciertos procesos.
• Identificaciones de riesgos que ponen en peligro su correcta ejecución.
• Posibilidades para automatizar ciertas tareas o pasos del proceso.

Si ocurre esto, sería algo maravilloso y significaría que estás haciendo un muy buen trabajo.

Paso 5: Documentacion de los procesos en un procedimiento de trabajo

En este paso ya tienes mucho trabajo hecho. Lo has realizado justo en el paso anterior.

Si has estudiado bien todos los procesos, lo que tendrás que hacer ahora es darle un formato determinado mediante un procedimiento de trabajo.

Un procedimiento de trabajo es un manual de actuación en el que defines cómo se debe de llevar a cabo un proceso determinado.

Igual te estás preguntando si existe diferencia entre proceso y procedimiento. Sí que la hay y puedes leerla en el link anterior.

En este paso, es dónde vas a dejar documentado tus procesos en un entregables que vas a pasar luego a los trabajadores de tu organización.

Por lo tanto, cuida el formato de este documento.

Puedes usar un formato parecido a esto:

Una vez tengas la documentacion de estos procesos en estos procedimientos de trabajo, entrégalos a sus responsables para su revisión.

La aprobación de los mismos podrá venir por gerencia o por los propios responsables de esos procesos.

Cuando estén aprobados, ya tienes la revisión 0 de cada uno de ellos.

Es entonces cuando ya puedes decir bien alto que tienes tus procesos documentados.

Entrega esta versión 0 a cada responsable de los procesos y también a toda persona que interviene en los mismos para que sepan cómo se debe de llevar a cabo esos procesos.

Quieres conocer las consecuencias de no tener documentados tus procesos, puedes verlas en el siguiente vídeo:

Paso 6: Auditoría interna de los procesos

Una documentación de procesos sin la realización de una auditoria interna de dichos procesos no será un trabajo completamente ejecutado.

Una vez que hayas entregado esos procedimientos de trabajo, dales tiempo para que se ejecuten tal y como están descritos en ellos.

Y después de un tiempo prudencial debes ponerlos a prueba.

Audita esos procesos de forma real en tu empresa.

Para ello deberás escoger pedidos reales de clientes en tu organización y comparar lo que se hizo con lo que indican los procedimientos de trabajo que debe hacerse.

Esta es otra gran oportunidad para mejorar los procesos en tu empresa.

En una auditoría se aprende y se mejora mucho.

Bueno pues esto son los 6 pasos que quería describirte acerca de cómo llevar a cabo una documentacion de procesos en tu organización.

Y ahora cuéntame tú, ¿qué procesos crees más necesario documenta en tu organización?

Foto principal: laptop office hand writing

Fuente: Pixabay