Como llevar a cabo la Organizacion de una Empresa – 3 Pilares Básicos para conseguirlo

Llevar a cabo la organizacion de una empresa no es una tarea fácil.

Depende de cómo se encuentre la gestión de la empresa por dentro puede ser una tarea ardua o un proceso más sencillo de conseguir.

Pero la pregunta es, ¿por dónde empezar?, ¿qué es lo primero que se debería hacer para llevar a cabo la organizacion de una empresa?

Si a mí me encargasen la labor de organizar una empresa, yo me centraría en 3 grandes pilares básicos:

Identificar y analizar los procesos de trabajo, primer pilar para la organizacion de una Empresa

Identificar procesos

Identifica para cada departamento o área de tu empresa los diferentes procesos que componen sus actividades:

• administración
• compras
• producción
• ventas

Depende de cómo de grande sea tu organización tendrás más o menos departamentos y por consiguiente más o menos procesos en cada una de ellas.

De todas las actividades que se realizan en cada una de estas áreas deberás de saber cuál o cuáles componen un proceso.

Lo importante de esta parte es que tengas claro que es un proceso y saber identificarlos en tu empresa.

Imagina una empresa que distribuye productos de alimentación y tiene dentro del área de ventas las siguientes actividades:

• llamada de cliente para solicitar productos de alimentación
• entregas de albaranes de venta a clientes
• organizaciones de rutas
• carga de vehículo con la mercancía
• entregas de albaranes de venta en oficina
• revisión de mercancía con el pedido del cliente

De estas actividades quizás se podrían extraer de forma somera dos grandes procesos: “preparación de un pedido” y “entrega de un pedido”.

Dentro del proceso de “preparación de un pedido” se encuentran estas actividades:

• llamada de cliente para solicitar productos de alimentación
• organización de rutas
• carga de vehículo con la mercancía
• revisión de mercancía con el pedido del cliente

Y para el proceso “entrega de un pedido” se encuentran estas actividades:

• entrega de albaranes de venta a clientes
• entrega de albaranes de venta en oficina

Esto es un ejemplo que te he puesto a groso modo.

Tú sabrás identificar bien las actividades que componen cada proceso dentro de tu organización.

Esta primera parte es importante que le dediques tiempo y lo hagas bien ya que te va a condicionar una gran parte de la estructura y organización del trabajo posterior.

Esta primera parte se puede resumir gráficamente así:

Analizar los procesos

Una vez que tengas identificado cada proceso lo que debes hacer es estudiarlos.

Uno a uno.

Esto es una labor dura y que requiere tiempo así que puedes solicitar ayuda a las personas que tú creas que están más preparadas para hacer esta tarea.

Los responsables de cada proceso a priori pueden parecer las personas más idóneas para hacer esta labor pero si los seleccionas a ellos, no les dejes solos a ellos haciendo esta labor.

¿Por qué?

Pues porque ellos tendrán sus propios “vicios” o visión de su proceso y puede que no entren en ciertos detalles de ciertas actividades.

O se pasen por alto algún control o paso dentro del proceso ya que pueden dar por hecho muchas cosas que otra persona no lo haría.

El propósito de este trabajo es que puedas estudiar todo el flujo de esos procesos.

Desde que comienzan hasta que terminan.

Debes tener muy claro el propósito de cada proceso y estudiar si las actividades que se llevan a cabo dentro del proceso y los controles que existen cubren este propósito.

La mejor herramienta que puedes usar para estudiar estos procesos es una ficha de procesos que te ayudará a realizar una caracterizacion de procesos.

Si utilizas una ficha de proceso estudiarás para cada uno de ellos lo siguiente:

Una vez que hayas realizado este estudio podrás preguntarte para cada proceso:

• ¿se puede mejorar el control de este proceso con algún documento de control?
• ¿alguna parte del proceso se podrá automatizar?
• ¿se podrá eliminar algún paso del proceso sin que ponga en riesgo la actividad que se está realizando?

Si has respondido que sí a alguna estas preguntas e implementas la solución, estarás ahorrando dinero y/o tiempo a la empresa.

Y con eso ya estarías cumpliendo el objetivo de este trabajo que es la organizacion de una empresa.

Documentar procesos

La organizacion de una empresa se consigue con mucho control de procesos y documentar dichos procesos.

Los procesos que no se documentan raro es el caso que se hagan de la misma forma por parte de los empleados.

Por lo tanto, si quieres conseguir una estandarizacion de procesos en tu organización documenta tus procesos mediante procedimientos de trabajo.

Existen diferencias entre lo que es un proceso y un procedimiento, si quieres saber cuáles son te recomiendo que leas este artículo diferencia entre proceso y procedimiento.

Si has estudiado los procesos mediante una ficha de procesos tendrás mucho trabajo realizado para documentarlos.

¿qué consigues documentando los procesos? Pues entre otras cosas:

• el asegurarte de que se deja por escrito el cómo se deben de ejecutar los procesos
• ahorro de tiempo en incorporaciones de personal
• evitar riesgos cuando algún trabajador con mucho know-how de la organización se va y con él toda esa sabiduría, esa forma de hacer las cosas.

Como ves cualquiera de ellas conlleva a mejorar la organizacion de una empresa.

Registros de control

Son una parte importante dentro de cualquier proceso.

Son los documentos que, por regla general, verifican y evidencian que se está llevando a cabo una actividad importante dentro del proceso.

Normalmente con los registros de control se garantiza que se cumple el propósito de cada proceso de trabajo.

Establecer registros de control eficientes llevarán a mejorar mucho la organizacion en una empresa ya que mantienes controlado un proceso crítico y conoces su resultado.

Registro de control en un proceso de producción de zumos

Imagina una empresa que produce zumos de naranja para la venta en establecimientos hoteleros.

El proceso de producción de zumos tendrá el propósito de realizarse de la forma más eficiente posible obteniendo el máximo rendimiento de cada naranja.

Bien, pues en este proceso un registro de control completamente necesario será un documento que se podrá llamar “registro de producción diaria” o algo muy similar para controlar los kilos de naranja utilizados y los litros de zumo obtenidos.

De esa forma se conocería de forma exacta el rendimiento que se le saca a cada kilo de naranja exprimida.

Registro de control en un proceso de mantenimiento correctivo de equipos médicos

Imagina ahora una empresa que se dedica a realizar mantenimientos correctivos de equipos médicos que vende a sus clientes.

Uno de esos procesos y además crítico es el tiempo de respuesta desde que el cliente comunica una avería en sus equipos hasta que el técnico de la empresa se presenta en las instalaciones del cliente para repararlo.

Bien, pues en este proceso, un registro de control muy importante será un documento tipo “tiempo de respuesta en averías” o algo muy similar para controlar el tiempo que se tarda desde que el cliente avisa de una avería hasta que el técnico se presenta en las instalaciones del cliente.

Indicadores de gestión

Los indicadores de gestión son métricas que ayudan a medir el rendimiento de los procesos.

Con un indicador de gestión se puede conocer si los procesos están teniendo un buen resultado o de lo contrario están por debajo de lo que se espera de ellos.

Y esto sin duda, representa otra forma de mejorar la organizacion de una empresa.

En muchas ocasiones el resultado de un registro de control es la mejor evidencia para establecer un indicador de gestión.

Simplemente debes de transformar el resultado periódico de ese registro de control en una métrica.

En el ejemplo anterior para el control de la producción de zumos el indicador podría ser este:

En este caso estamos definiendo un indicador de gestión en la que se obtiene por un lado los mililitros de zumo obtenido y los dividimos entre los kilos de naranja exprimida.

Son dos unidades de medida distintas y se están dividiendo (mililitros y kilos), por lo tanto, el resultado es una ratio.

En el otro ejemplo que se controlaba el tiempo de respuesta en personarse en las instalaciones del cliente, el indicador podría ser este:

En este caso es una única unidad de medida y por lo tanto se trata de un valor numérico absoluto.

Cuando se trabajan con estas métricas e indicadores podemos obtener tres tipos de unidades de medida:

• Valor absoluto = si trabajamos con una única unidad de medida de un número entero o decimal.
• Valor porcentual = si trabajamos con una única unidad de medida presentadas en un cociente (numerador y denominador)
• Valor ratio = si trabajamos con dos unidades de medida distintas presentadas en un cociente (numerador y denominador)

El valor numérico de estos indicadores deberá ser aquel que te sirva para decidir si el rendimiento de los procesos está en el nivel que tú esperas de ellos, por encima o por debajo.

Por lo tanto, no te marques un único valor para tus indicadores.

Trabaja por el contrario con un rango de tres valores: Valor mínimo, valor esperado, valor mejorado.

Si quieres saber más sobre indicadores de gestion he preparado un artículo muy completo para ello.

Eficiencia y productividad

Si has seguido con detalle los pasos que te he indicado hasta ahora habrás:

• Hecho un estudio en profundidad de todos tus procesos
• Identificado los registros de control necesarios para cumplir el objetivo de cada proceso.
• Documentado tus procesos
• Identificado y establecido los indicadores necesarios para conocer el rendimiento de cada proceso.

Derivado de todo lo anterior, estoy seguro que habrás identificado:

• Muchos aspectos para mejorar
• Errores de procesos,
• Quizás repeticiones de trabajos,
• Ineficiencia al realizar tareas
• y más aspectos que dejan a tu organización un amplio margen de mejora.

Estas situaciones se denominan “no conformidades” desde un punto de vista de un sistema de gestion de la calidad.

El estudio de no conformidades es la base para llevar a cabo una mejor organizacion de una empresa.

Si estudias de raíz cada uno de estos errores y estableces una acción para que esa situación no vuelva a ocurrir conseguirás mejorar la gestión y organizacion de tu empresa.

La metodología para estudiar estos errores es la que te voy a comentar a continuación.

Estudio de no conformidades

Una no conformidad es una situación que ocurre, un fallo en el que se incumple algún proceso establecido en la organización.

Cada no conformidad detectada en una organización es una oportunidad para mejorar el proceso que se ha visto afectado como consecuencia de dicha no conformidad.

Por lo tanto, una conformidad puede ser:

• Un incumplimiento en la forma que se ha establecido de ejecutar un proceso.
• Un incumplimiento de algún requisito de cliente o un requisito legal.

Pero también existen incumplimientos no parte de tu organización, sino también por parte de tus proveedores.

Este incumplimiento puede hacer que impacte de manera negativa al producto o servicio que entregas al mercado.

Y por lo tanto es algo que también debes de tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la organizacion de tu empresa.

Existen por tanto tres fuentes principalmente por las cuales aparece una no conformidad:

Una vez que hayas detectado la no conformidad lo importante es dedicarle el tiempo suficiente para estudiar lo que ha ocurrido y establecer una acción para evitar que vuelva a suceder.

Los pasos que debes seguir para ello son los siguientes:

• Describir la no conformidad: redacta lo ocurrido con el máximo detalle posible para que se entienda qué ha ocurrido.
• Establecer una corrección: corregir esa situación a corto plazo y revertirla para convertirlo en “situación conforme”.
• Estudiar la causa raíz: debes investigar qué ha ocurrido para llegar a la causa raíz que ha originado la no conformidad.
• Establecer la acción correctiva: aplicar una solución, una acción correctiva que ataque la causa raíz del problema detectado y evitar así que vuelva aparecer en un futuro.
• Seguir la eficacia de la acción correctiva: debes de hacer un seguimiento a la acción correctiva que has aplicado para verificar que, efectivamente, esa acción ha eliminado la causa raíz del problema y no se ha vuelto a suceder una situación parecida.

Si quieres aprender más acerca de esta metodología para estudiar y tratar las no conformidades he preparado un artículo muy completo a ello.

Identificar a las personas que están desarrollando los procesos, segundo pilar para la organizacion de una empresa

Organigrama funcional

Cuando hago consultoría de empresas y voy a trabajar la parte de competencias de las personas lo primero que pido es un organigrama funcional de la organización.

Es la forma más ordenada que he visto de poder conocer cuál es la plantilla de una empresa desde un punto de vista de los puestos de trabajo y funciones dentro de la empresa.

El propósito de esto es poder relacionar la jerarquía funcional de los trabajadores en el organigrama con la descripción posterior de sus puestos de trabajo.

Una vez que hayas realizado esto el siguiente paso es tener una descripción del puesto de trabajo de cada uno de los puestos jerárquicos que aparecen en el organigrama.

Descripción de puestos de trabajo y competencias

Hacer una descripcion de puestos de trabajo ayudará a la organizacion de una empresa ya que tendrás definido el qué actividades se deben llevar a cabo y las competencias que debe poseer una persona que ocupe dicho puesto.

Es tan importante una cosa como la otra.

Para la descripción de las tareas puedes hacerlo de forma general en el que detallas todas las actividades o realizar esta descripción por procesos.

Por ejemplo, imagínate que estas describiendo las tareas que debe realizar el puesto de trabajo de un “instalador eléctrico”.

Puedes comenzar a detallar todas las tareas que realiza como la coordinación con otros compañeros, la revisión de los materiales antes de comenzar a instalar, la comunicación a su superior de cualquier duda la hora de continuar una instalación, etc.

O puedes detallar todas estas tareas por procesos:

• Antes de llevar a cabo una instalación:

Tarea 1

Tarea 2

Tarea 3

• Durante una instalación:

Tarea 1

Tarea 2

Tarea 3

• Después de una instalación:

Tarea 1

Tarea 2

Tarea 3

Una vez que hayas descrito todas las tareas debes pasar a describir las competencias que debe tener la persona que desarrolla ese puesto de trabajo.

Para describir estas competencias debes tener en cuenta:

• Educación de la persona (formación reglada y no reglada necesaria)
• Experiencia previa en un puesto similar
• Habilidades (sociales, destrezas requeridas del puesto) / características personales

Adecuar la persona al puesto de trabajo

Después de haber identificado los puestos de trabajo en tu organización y los hayas descritos comprueba si las personas que lo desarrollan son las ideales para dichos puestos de trabajo.

Nunca lo hagas al revés, es decir adecuar el puesto a la persona.

El puesto de trabajo es el que marca las tareas y competencias que debe tener una persona que desarrolle un puesto de trabajo.

Muchas veces esta adecuación no es la idónea y derivado de ello vienen muchos problemas en una empresa: errores, trabajos mal realizados, ineficiencias en la terminación de tareas, etc.

Si detectas que alguna persona de tu empresa no tiene todas las competencias que debería para desarrollar su puesto de trabajo debes de aportarle la formación / capacitación que le hace falta.

Conocer el resultado económico de la organización, tercer pilar para la organizacion de una empresa

Sin duda la parte económica es uno de los aspectos que debes estudiar para llevar a cabo la organizacion de una empresa.

Conocer cuáles son los ingresos de una empresa, cómo está compuesta la facturación y los gastos que tiene representan este tercer pilar que te propongo para que lo estudies en tu organización.

Identificación de ingresos

Los ingresos es la gasolina de cualquier empresa.

Sin ingresos y clientes no existe empresa que valga.

Si quieres estudiar los ingresos de una organización yo tendrían en cuenta varios factores:

• El importe de la facturación actual.
• El historial de la facturación.
• La previsión de la facturación futura.

Quieres mejorar tu estrategia para sentarte con tus clientes ideales, te dejo el siguiente vídeo si es lo que buscas:

Importe de la facturación actual

Solicita al departamento de contabilidad un informe con la facturación actual de tu organización.

Bajo mi punto de vista la facturación actual de una empresa no es solo la facturación del mes anterior cerrada, sino la facturación que ha tenido a lo largo del año en curso.

Así que yo también solicitaría esta facturación para poder tener datos económicos durante el transcurso del año actual que estás analizando.

Una vez que tengas la facturación actual de lo que va de año divide ese importe total entre los meses trascurridos de ese año y así tendrás la facturación media mensual.

Una parte importante dentro del estudio de la facturación de una empresa es conocer la distribución de la facturación entre sus clientes.

Es decir, conocer qué porcentaje de facturación tiene cada uno de los clientes.

¿Y por qué es importante realizar este estudio?

Porque en muchas ocasiones existen una concentración de facturación muy elevada en 2 o 3 clientes de una empresa.

Y cuando te hablo de elevada te digo que el 75% de la facturación se concentra en 2 clientes.

¿Qué pasaría si alguno de esos 2 clientes se pierde?

Es uno de los riesgos que tienen algunas de las empresas con las que he tenido la oportunidad de trabajar.

Por este motivo el realizar un analisis de riesgos y oportunidades es una labor tan necesaria realizar en una organización.

Historial de la facturación

Si tienes el dato de la facturación actual deberías de tener también el dato de la facturación histórica.

Para de esta manera, saber cómo ha evolucionado la empresa.

Si obtienes un histórico de facturación mensual de los últimos tres años por ejemplo podrás saber si la trayectoria de la facturación de tu empresa ha tenido una senda ascendente, descendente o estable durante este tiempo.

Prevision de la facturación futura

Tener una previsión de la facturación futura es un ejercicio que dará cierta tranquilidad a tu empresa.
Prever como estará la tesorería de tu empresa te servirá para decidir posibles inversiones tanto en equipos como personas.

La mejor herramienta y más sencilla que conozco para hacerlo es mediante un plan de tesoreria.

Con este plan de tesorería estudiarás los cobros y pagos futuros que tendrá tu organización.

En el detalle de los cobros una parte importante será el conocer qué tipos de clientes tiene tu organización.

¿Tu cartera está compuesta por clientes recurrentes a los cuales les prestas un servicio o entregas un producto periódico?

¿O por el contrario debes buscar constantemente clientes nuevos?

Al realizar un plan de tesorería la parte más complicada es hacer esta estimación de cobros.

Los pagos es lo más fácil de identificar y de estimar.

Identificación de gastos

Los gastos de una empresa representan las partidas económicas en las cuáles suele ser más fácil actuar.

De hecho, en muchas ocasiones es necesario hacerlo ya que existen gastos innecesarios en las organizaciones.

¿Y cómo saber si es posible reducir gastos?

Pues estudiando todos los gastos que tiene tu empresa.

La contabilidad te podrá decir todos los gastos que tiene tu organización.

Comienza estudiando los gastos fijos que son los que suelen asfixiar a las empresas sobre todo en momentos de crisis.

He visto en varias ocasiones como existen determinados gastos que se pagan de forma recurrente de una forma completamente ineficiente.

Por ejemplo, gastos de alrededor de 1.000€ al mes en una campaña publicitaria digital que no está nada optimizada y que los usuarios cuando hacen clic en el anuncio aterrizan a una página web muy obsoleta y sin ninguna llamada a la acción.

Es curioso como este tipo de gastos al estar asumidos por el gerente, presidente o responsable de la empresa están “normalizados” y no se ven como una pérdida de dinero.

En cambio, cuando se les ofrece la posibilidad de eliminar ese gasto que no está ofreciendo resultados e invertirlos de diferente manera es cuando se mira con lupa la cantidad nueva que se va a invertir.

Esos gastos “normalizados” y que son completamente ineficientes son los que tienes que ser capaz de identificar para eliminarlos o sustituirlos por otros que realmente representen una inversión para la empresa.

Una vez que estudies los gastos fijos pasa a estudiar los variables y utiliza la misma filosofía de optimizar todo lo que puedas ese gasto variable.

Resultado económico

El resultado económico es lo verdaderamente importante para una empresa desde un punto de vista económico.

Lo importante no es cuánto factura una empresa sino cuánto beneficio tiene.

Y este resultado económico es, en mayor o menor medida, la consecuencia final de haber realizado una buena organizacion de una empresa.

Cualquier mejora representa un ahorro en tiempo o dinero.

Y todo eso repercute en el resultado económico de una empresa.

Esta información también la puedes obtener de la contabilidad y es lo que realmente se mira mes a mes, año a año por los gerentes, propietarios y responsables de las empresas.

Como bien sabes, sólo hay dos formas de mejorar el resultado económico de una empresa:

• aumentando los ingresos
• disminuyendo los gastos

O también realizando una combinación de ambas cosas.

Si has realizado un buen estudio de los ingresos y gastos de tu organización el resultado económico debería de mejorar.

Bueno, pues hasta aquí lo que quería contarte acerca de cómo llevar a cabo la organización de una empresa basándote en estos tres grandes pilares que te he descrito.

Y ahora te toca a ti responderme, ¿qué otro pilar o asunto estudiarías para mejorar la organizacion de una empresa?

Foto: ring binders aligned organization

Fuente fotografía: Pixabay

Fuente bibliográfica: Elaboración propia