Identificar, evaluar y tratar rigurosamente tus riesgos y oportunidades es como retroceder en el tiempo y comprar el número que salió premiado de la lotería de hace 7 días, ¡acertarás seguro! Acertarás porque le habrás dedicado tiempo a este estudio, habrás identificado bien cuáles son los peligros y oportunidades y habrás utilizado las herramientas adecuadas para hacerles un seguimiento una vez que identificas y evalúas los riesgos y oportunidades.
¿Quieres saber cómo? Continúa leyendo porque te lo voy a explicar con detalle…
Déjame decirte, antes de seguir, que tras la lectura de este post:
- Te darás cuenta de lo importante que es parar la vorágine de trabajo de tu día a día, durante unas horas, y analizar cómo está tu organización por dentro.
- Te enseñaré algo que debes de tener en cuenta antes de comenzar con la identificación de riesgos y oportunidades.
- Sabrás utilizar un DAFO para identificar tus riesgos y oportunidades.
- Aprenderás a desplegar toda una estrategia de seguimiento detrás de la identificación de un riesgo o una oportunidad que desees abordar [Tratamiento de Riesgos]
Yo creo que está de más decir que cuando uno realiza una identificación y análisis de riesgos en su organización y detecta asuntos a abordar y los aborda te quedas con una sensación de tener más controlado tu negocio y haber puesto el foco sobre aquellos asuntos que sabes son importantes.
…Identificar, evaluar y tratar rigurosamente tus riesgos y oportunidades es como retroceder en el tiempo y comprar el número que salió premiado de la lotería de hace 7 días, ¡acertarás seguro!
Contents
La importancia de hacer un pequeño parón durante la vorágine de tu día a día y analizar cómo está la casa por dentro
Esto de hacer una identificación y análisis de riesgos y oportunidades aparentemente puede parecer complicado porque igual no sabes por dónde empezar o cómo analizar si existen riesgos y oportunidades, qué puede ser un riesgo, qué puede ser una oportunidad…
Es más sencillo de lo que parece te lo aseguro…
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Cuando vayas a analizar riesgos y oportunidades dentro de tu organización los pasos a seguir se pueden resumir brevemente en tres:
1. Identificar riesgo y oportunidades.
2. Evaluar su gravedad / importancia.
3. Decidir qué riesgo se abordará para minimizarlo y que oportunidad se abordará para potenciarla.
Por lo tanto si lo miramos desde un punto de vista cuantitativo tan solo son tres pasos los que debes seguir para llevar una buena gestión y tratamiento de los riesgos y oportunidades de tu sistema de gestión de la calidad y no dejar a tu empresa a merced del azar.
Mi experiencia como consultor es tardar de 3h a 5h en realizar una buena identificación y análisis de riesgos y oportunidades y desplegar el plan de acción para abordarlos.
El tiempo dependerá evidentemente del tamaño de tu organización y de cómo de claro tengas las ideas a la hora de realizar esta tarea. Ese es mi tiempo medio cuando entro en una organización en la que ya previamente he trabajado algunos conceptos (protocolización de los procesos de negocio y análisis del contexto y partes interesadas) pero que, a pesar de ello, no dejo de ser una persona ajena a la empresa y que no conoce tan bien como tú tu propia organización.
Te digo todo esto porque es muy probable que tú tardes menos tiempo que yo una vez que leas este post y apliques los consejos y opiniones que te voy a dar claro.
A pesar de ser un requisito que hay que cumplir en la norma ISO 9001, el análisis de riesgos y oportunidades se trata de un ejercicio muy sano y bueno para tu organización.
¿Por qué es bueno te preguntarás?
- Porque estás analizando posibles problemas existentes o problemas con los que te vas a encontrar en tu empresa.
- Porque muchas veces analizando un riesgo te puede aparecer otro que no tenías identificado o una oportunidad que no tenías contemplada.
- Porque te hace hablar con distintos compañeros de la organización y estar al día, analizando lo que pasa en otros departamentos.
- Porque después de realizar el plan de acción tienes que marcarte objetivos a conseguir para reducir los riesgos o potenciar las oportunidades que has abordado.
- Porque te hará medir los resultados alcanzados y a partir de los mismos tomar decisiones.
El objetivo de la identificación y tratamiento de los riesgos y oportunidades es:
- Conseguir una mejora.
- Eliminar o minimizar los efectos no deseados.
- Potenciar los efectos deseables.
- Lograr que el sistema de calidad cumpla los resultados previstos.
Antes de sentarte a realizar tu identificación y evaluación de riesgos y oportunidades TEN EN CUENTA ESTO…
Como te conté en el post que hablaba del contexto de la organización, hay que tener en cuenta que tu empresa no es un ente aislado de la sociedad, sino que está sumergida en un sistema económico-financiero, en un mercado determinado, con una serie de competidores con los que tendrás que lidiar, unos clientes y proveedores con los que tratar…. Pues bien, ese análisis del contexto será el contexto que te ayude a identificar cualquier riesgo u oportunidad mientras analizas la cuestiones internas y cuestiones externas.
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Lo mismo te pasará con el análisis de las necesidades y expectativas de las partes interesadas de las cuales hemos hablado anteriormente en otro post. Si identificas una parte interesada muy crítica en tu negocio, como puede ser un cliente o la administración pública que exigen unos requisitos determinados, como podrían ser informes sobre trabajos realizados, o informes sobre contaminaciones de suelos, deberás siempre asegurar que tienes los recursos necesarios para realizar dichos informes en tiempo y forma.
Por lo tanto, una fuente de identificación de riesgos y oportunidades podrá venir:
a) cuando realices el análisis del contexto de la organización.
b) cuando realices el análisis de las partes interesadas, necesidades y expectativas de cada una de ellas.
c) cuando realices un analisis de procesos operativos de tu negocio.
Personalmente soy de la opinión que cuando se hace una identificación y análisis de riesgos y oportunidades debes mirar todos los ámbitos y todo aquello que te puede afectar pero si estás pensando en certificar tu organización con la norma ISO 9001:2015 podrás permitirte el lujo de dejar de identificar y analizar aquellos riesgos y oportunidades que se encuentren fuera del alcance de tu sistema de gestión. Si no sabes lo que es el alcance de un sistema de gestión te recomiendo la lectura de este post <<Todo lo que debes saber para describir un alcance perfecto dentro de tu sistema de gestión de calidad>>.
¿Qué herramienta utilizo para identificar los riesgos y oportunidades? – [DAFO]
Espero haberte trasmitido la importancia de realizar un buen análisis de riesgos y oportunidades pero igual te estarás preguntarlo ¿y cómo lo hago? ¿Qué tipos de riesgos identifico? ¿Qué herramienta o criterio utilizo para identificar estos riesgos y oportunidades?
Voy a ir respondiendo a todas estas preguntas para que no te quedes con dudas y el próximo paso lo des tú realizando este análisis en tu organización.
Como consultor yo utilizo una herramienta muy sencilla, se trata de una matriz dafo. Esta matriz se trata de una tabla en la cual se determinan las principales Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades derivadas del ámbito interno y externo a la organización.
Para que te hagas una idea, una matriz dafo es algo así:
Como puedes observar en la matriz, dentro del ámbito interno de la organización nos encontramos con las fortalezas y debilidades:
Las debilidades tienen que ver con la parte en la que nuestra organización debe mejorar internamente, mejorar la planificación, la producción, la comunicación, mejorar la distribución de nuestra facturación (si la tenemos muy concentrada en pocos clientes), etc. Las fortalezas hacen mención a la parte en la que nuestra organización es buena y hace bien las cosas internamente, su buena especialización, su capacidad técnica, su equipo de profesionales, sus procesos, sus habilidades, etc.
Las oportunidades y amenazas completan el DAFO, y está relacionado con el ámbito externo:
Analiza el ámbito externo de tu organización; sucesos que tengan que ver con la organización, situación del mercado, competidores, tus clientes, tus proveedores, etc. y aparecerán oportunidades que podrás aprovechar en tu organización o amenazas que se debes minimizar. Recuerda que si haces un buen análisis del contexto y de las partes interesadas como te comente en este post, podrás identificar en ese momento muchos riesgos y oportunidades.
«… si haces un buen análisis del contexto y de las partes interesadas podrás identificar en ese momento muchos riesgos y oportunidades»
Algo que he aprendido últimamente es a realizar, desde un enfoque de riesgos y oportunidades, una alineación perfecta entre el contexto, partes interesadas, procesos internos y el análisis DAFO. Te explico…
Si quieres que tu sistema de gestión de la calidad adquiera el enfoque de la norma ISO 9001:2015 debe de existir una relación entre el análisis del contexto que has realizado, las partes identificadas analizadas, tus procesos internos y los posibles riesgos y oportunidades derivado de todo lo anterior.
¿Cómo puedes conseguir esto? pues añadiendo en el DAFO una columna para identificar procesos internos que están asociados a riesgos y oportunidades. Y a su vez añadiendo otra columna en el DAFO para identificar las partes interesadas asociadas a los riesgos y oportunidades identificados.
De esta forma existirá una relación perfecta entre:
- contexto de la organización
- partes interesadas
- procesos internos
- riesgos y oportunidades
Si haces esto, tendrás la matriz DAFO con este formato:
Bien, pese a que he intentado describirte este análisis de forma muy explícita sé que enfrentarte al papel en blanco es complicado en la mayoría de las ocasiones. Te podrás preguntar, pero ¿y qué puedo identificar en el DAFO en cada cuadrante? Tengo dudas, no me queda claro del todo… Si eso es así estas de suerte porque te voy a dejar algunos riesgos y oportunidades que he podido identificar en muchas ocasiones durante la consultoria de negocio que hago a mis clientes. Atento porque esto vale oro igual para ti…
¿Qué riesgos pueden existir del estudio del ámbito interno y externo de una organización?
Desde noviembre del año 2015 cuando comencé a trabajar con el primer cliente que se aventuró a implantar la nueva versión de la norma ISO 9001 he podido identificar algunos riesgos comunes a muchas empresas. Te los enumero:
- Riesgos en la concentración de facturación a un solo cliente o a muy pocos clientes
- Riesgos de liquidez debido a periodos de cobro superiores a los periodos de pago en el tiempo.
- Riesgos derivados de la concentración de Know-how en muy pocas personas de la organización.
- Riesgos en la utilización de una tecnología muy focalizada y muy costosa de cambiar en caso de quedarse obsoleta.
- Riesgos en la seguridad de la información que se trata en la organización.
- Riesgos en la aparición de competencia bajo la característica “low cost”.
- Riesgos derivados de la dependencia excesiva de un cliente intermedio para poder llegar a vender al cliente final.
- Riesgos que puedes identificar en tus propios procesos de negocio, los que desarrollas en tu actividad diaria.
¡Por cierto! Este último posible riesgo es algo que he aprendido a no dejarme atrás durante la última auditoría de certificación que defendía de un cliente…
No olvides, por favor, analizar los posibles riesgos de tus procesos de negocio. Es muy probable que si analizas tu ciclo productivo identifiques posibles riesgos en tus situaciones normales de trabajo y en situaciones que puedan darse un tanto especiales (por ejemplo en situaciones de alta producción si tenemos que subcontratar parte de nuestros servicios podríamos tener el riesgo de que los trabajadores subcontratados no trabajen con la profesionalidad, procesos o imagen que a tu empresa le gustaría).
Otro riesgo podría aparecer en periodos de vacaciones si el personal que se queda en la empresa tiene las competencias necesarias para continuar con el ciclo productivo completo de tu organización o por el contrario existen determinadas tareas o actividades que sólo las conoce esa persona que se ha ido de vacaciones.
Si esto fuera así, y un día por el motivo que sea esa persona ya no se encuentra trabajando en la organización podrías verte con un problema en tu empresa un tanto desagradable.
¿Qué oportunidades pueden existir del estudio del ámbito interno y externo de una organización?
Existen muchas posibilidades de desarrollar y ampliar negocio para cualquier organización; desde la venta de nuevos productos y/o servicios anexos a los que ya se venden/prestan hasta expandirse a nuevos mercados o la integración vertical hacia adelante o hacia atrás dentro del sector al que te dedicas. Estoy seguro que la parte de oportunidades es mucho más fácil identificar para ti.
- Llegados a este punto creo que estarás de acuerdo conmigo en que partiendo de un buen análisis DAFO, obtendremos una situación actual, una foto, una realidad sobre la cual podrás establecer:
- la necesidad de mejora de las debilidades que has encontrado,
- como prioridad, minimizar las amenazas para que no influyan, o influyan de la menor manera posible, en el desarrollo de tu actividad
- trabajar en las oportunidades y potencial que tiene tu organización.
¿A que suena bien?
Pero nuevamente te puede asaltar la duda de … ¿y cómo puedo minimizar los riesgos encontrados? ¿Por dónde empiezo? ¿Cómo puedo establecer un plan de acción o plan de tratamiento para estos riesgos y oportunidades que he identificado en el DAFO?
Te cuento cómo lo hago yo como consultor….
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Tengo identificados mis riesgos y oportunidades, ¿y ahora qué? – [Tratamiento de Riesgos *Cosecha Propia*]
Bien, antes de nada quiero que sepas que las próximas 2.000 palabras de este post vienen de un criterio propio que he creado para tratar los riesgos y oportunidades. Se trata de un plan de acción que he desarrollado tan solo pensando de forma lógica en cómo abordar un riesgo y una oportunidad. Por tanto te presento mi cosecha propia para tratar riesgos y oportunidades y que no vas a encontrar en ningún manual ya que no lo he copiado de ningún documento escrito, ha sido elaboración propia. ¡Por cierto! Este know-how que te voy a exponer a los auditores externos les encanta, ¡espero que a ti también!
Venga vamos allá…
De momento te he descrito la forma de identificar riesgos y oportunidades mediante un matriz DAFO y ahora te voy a explicar:
a) qué debes identificar como un RIESGO y una OPORTUNIDAD dentro del DAFO
b) qué situaciones descritas en el DAFO se deben analizar
c) qué situaciones descritas en el DAFO se deben abordar
=====Te respondo apartado a apartado=====
a) ¿Qué identificar como un RIESGO y una OPORTUNIDAD dentro del DAFO?
Dentro del DAFO los riesgos están representados en el cuadrante de AMENZAS y DEBILIDADES. Pueden ser por tanto:
- riesgos que vienen del análisis externo: AMENAZAS
- riesgos que viene del análisis interno: DEBILIDADES
Por otra parte, dentro del DAFO las oportunidades están representadas en el cuadrante de OPORTUNIDADES y FORTALEZAS. Pueden ser por tanto:
- oportunidades que vienen del análisis externo: OPORTUNIDADES (permíteme la redundancia)
- oportunidades que viene del análisis interno: FORTALEZAS
b) ¿Qué situaciones descritas en el DAFO se deben analizar?
La respuesta es fácil, TODAS las situaciones excepto las que has descrito como FORTALEZAS. Te explico por qué las FORTALEZAS las debes dejar fuera…
Dado que el siguiente paso es clasificar si lo identificado en el DAFO lo vas a abordar o no en tu organización y dado que las FORTALEZAS son características internas de tu empresa, puntos fuertes de tu empresa, valores de tu organización que ya estas realizando en el día a día, es decir, que ya estás abordando, no tiene mucho sentido evaluar estas FORTALEZAS porque el resultado te saldrá que SÍ debes abordarlas y sobre todo porque te costará mucho definir un valor objetivo sobre algo que es una característica interna de tu empresa.
La única forma que, según mi opinión, tendría lógica evaluar las FORTALEZAS es si has descrito estas FORTALEZAS desde un punto de vista de posibilidades que tenga la empresa internamente para seguir mejorando derivado, por ejemplo, de su personal, de su solidez financiera, de sus procesos de trabajo…. y registrar una FORTALEZA de tal manera que la descripción la estemos realizando como una oportunidad interna de seguir mejorando.
Por ejemplo “… aprovechar nuestra fuerza de ventas formado por un equipo multidisciplinar para desarrollar el proyecto zzz” en el caso de una empresa que se dedique a la distribución de máquinas expendedoras de snack. O este otro “… aprovechar nuestra robustez económica para comprar suelos finalistas sin acudir a financiación ajena y construir sobre los mismos” en una empresa del sector inmobiliario.
c) ¿Qué situaciones descritas en el DAFO se deben abordar?
En respuesta a esta pregunta, y por parte de los riesgos, si lo pensamos un poco, la respuesta es bastante obvia; si analizas riesgos lo más lógico sería utilizar un criterio de probabilidad-consecuencia. Por lo tanto deberías abordar aquel que tenga la relación más alta entre probabilidad de aparezca el riesgo frente a aquel que tenga mayores consecuencias negativas en la organización en caso de materializarse.
Por tanto primero haz de clasificar esa probabilidad y consecuencia y lo puedes clasificar en ALTO, MEDIO y BAJO. ¿Fácil verdad? Te defino qué implican, bajo el criterio que he desarrollado, estas tres categorías:
Probabilidad:
Consecuencia:
Bien ya tienes clasificada cada probabilidad de que aparezca un riesgo y clasificada la consecuencia de que se materialice dicho riesgo.
Ahora queda definir la relación entre Probabilidad-Consecuencia para establecer las prioridades a la hora de abordar los riesgos. Como te he comentado, los riesgos a abordar serán aquellos que tengan una probabilidad alta de que aparezcan y además unas consecuencias altas en caso de materializarse.
Pues aquí tienes la tabla que he definido para establecer las prioridades de este binomio probabilidad-consecuencia y priorizar así las distintas situaciones de riesgos. Las denominaciones que ves dentro de la tabla son las categorías de los riesgos:
Tenemos por tanto un riesgo:
Trivial: El cual no requiere que se tomen medidas específicas.
Tolerable: El cual no requiere que se tomen medidas específicas, tan solo te recomiendo que realices comprobaciones periódicas para vigilar que se mantiene el nivel de riesgo.
Moderado: El cual sí puede requerir tomar medidas para reducirlo, siempre y cuando los beneficios de aplicar estas medidas superan el valor de los recursos asignados a ello. (Bfo > Recursos asignados). Es decir si el beneficio o el resultado de aplicar estas medidas es mayor al tiempo-coste que te llevará implementar estas medidas. Esta decisión estará en manos de la alta dirección si se aborda o no un riesgo clasificado como moderado.
Importante: El cual requiere establecer medidas para reducir el nivel de riesgo, con un seguimiento acorde a las medidas implementadas.
Crítico: El cual requiere establecer medidas de inmediato para reducir el nivel de riesgo, con un seguimiento acorde a las medidas implantadas.
Por la parte de las oportunidades el razonamiento sería algo similar al de los riesgos, pero pensando en sentido positivo. Yo utilizo un criterio basado en el binomio viabilidad-rentabilidad; es decir, decido abordar aquella oportunidad que tenga la relación más alta entre la viabilidad de lo que he detectado como oportunidad frente a aquella oportunidad que tenga mejor rentabilidad y por tanto aumentar la facturación de la organización. Al igual que con los riesgos, lo primero que haz de hacer es clasificar la viabilidad-rentabilidad en ALTO, MEDIO y BAJO.
Te defino qué implican, según el criterio que he desarrollado, estas tres categorías:
Viabilidad:
Rentabilidad:
Bueno pues ya tienes clasificada cómo de viable es la oportunidad que estas detectando y cómo de rentable es.
Ahora queda definir la relación entre Viabilidad-Rentabilidad para establecer las prioridades a la hora de abordar las oportunidades. Como podrás intuir las oportunidades con puntuación más alta serán aquellas que tengan una viabilidad alta para poder abordarse y una rentabilidad económica también alta en caso de materializarse.
Bien pues aquí te dejo la tabla que he definido para establecer las prioridades de este binomio viabilidad-rentabilidad y priorizar así las distintas situaciones de oportunidades detectadas. Las denominaciones que ves dentro de la tabla son las categorías de cada oportunidad:
Tenemos por tanto una oportunidad:
Trivial: La cual no requiere que se tomen medidas para abordarlas.
Factible: La cual no requiere que se tomen medidas para abordarlas, tan solo te recomiendo que realices comprobaciones periódicas para detectar posibles cambios en la rentabilidad-viabilidad.
Adecuada: La cual se puede abordar si los beneficios esperados superan los recursos asignados (Bfo > Recursos asignados). Es decir si el beneficio o el resultado de aplicar estas medidas es mayor al tiempo-coste que te llevará implementar estas medidas. Esta decisión estará en manos de la alta dirección si se aborda o no una oportunidad clasificada como adecuada.
Destacada: La cual se debe abordar para aprovechar la oportunidad detectada con un seguimiento acorde a los objetivos planteados.
Prioritaria: La cual se debe abordar de forma inmediata para aprovechar la oportunidad detectada con un seguimiento acorde a los objetivos planteados.
Bien, ¿hasta aquí que te parece lo que te he contado?, espero haberte ayudado a entender muchos conceptos y puedas aplicarlo en tu organización.
Pero no dejes de leer aún porque te voy explicar la parte final, la parte en la que vas seleccionar cada riesgo u oportunidad que según el criterio anterior has de abordar y desplegar toda una estrategia para alcanzarlo.
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Atento porque esta parte es también Cosecha propia…
Una vez tengas identificado en el DAFO las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades y las hayas evaluado y clasificado en las categorías anteriores como te he descrito estarás en disposición entonces de decidir qué riesgos y oportunidades vas a abordar.
Para abordar los riesgos y oportunidades necesitas realizar un plan de tratamiento que te ayude a desplegar toda una estrategia para abordar las oportunidades y los riesgos que has decidido llevar a cabo.
El secreto para realizar un plan de tratamiento infalible es:
1. Describir bien el posible riesgo u oportunidad que has identificado, detalla bien cuál es el riesgo o la oportunidad de lo que has identificado en el DAFO.
2. Establecer un objetivo destinado a minimizar el riesgo o potenciar la oportunidad detectada. Plantea el objetivo desde la óptima SMART tal y como te he descrito en otro post.
3. Describir la estrategia o el plan de acción que vas a seguir para alcanzar el objetivo propuesto que te ayude a minimizar el riesgo o potenciar la oportunidad identificada. Es decir describe las acciones o tareas que se han de realizar para minimizar los riesgos o potenciar las oportunidades.
4. Asociar un indicador al objetivo para que así tengas más fácil la tarea de medir y comparar el objetivo en el tiempo.
5. Y lo más importante, medir periódicamente el resultado de tu objetivo propuesto para que compruebes si se está alcanzado o no. Asegúrate que la periodicidad con la que midas el objetivo sea la adecuada para que tengas tiempo de reacción en caso de que no estés alcanzando el objetivo propuesto. Con esto quiero decirte que tengas cuidado con plantear un objetivo de forma anual y que sólo vayas a medir una vez al año. Este tipo de planteamientos suele conllevar a no tener capacidad de reacción cuando se acerque la hora de medir el objetivo ya que solo medirás una vez al año. Lo ideal es medir trimestralmente, cuatrimestralmente y si puedes mensualmente. Esta periodicidad dependerá de que objetivo hayas seleccionado y si puedes convertir este objetivo anual que tienes en mente y transformarlo en un objetivo trimestral, cuatrimestral o mensual.
6. Tras el resultado de las mediciones y si no estás alcanzando lo esperado establece qué vas a hacer para revertir esa situación: deberás analizar qué ha pasado e implanta una acción correctiva, o igual debes redefinir el objetivo en caso de que se haya sido muy ambicioso, o simplemente esperar porque sabes que los resultados llegarán, etc.
Bueno estoy terminando este post con más de 4.200 palabras escritas con mucha rigurosidad y detalle para ayudarte a identificar y evaluar de forma implacable riesgos y oportunidades en tu sistema de gestión de la calidad y no dejar a tu empresa a merced del azar.
Y tú, ¿ya has analizado los riesgos y oportunidades en tu negocio? Te leo y respondo en los comentarios.
¡Mucho ánimo con la implantación de tu sistema de gestión!
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Fotografía: Let`s play a diced game. Dice in mid air
Fuente Fotografía: Shutterstock
- Licenciado en Administración y Dirección de Empresas,
- Colegiado nº1498 por el colegio de economistas de Las Palmas de Gran Canaria,
- IRCA Certified ISO 9001 Lead Auditor con nº ENR-00555531
- Experto en Customer Experience Management
En mi web podrás encontrar información gratuita de mucho valor que comparto para mejorar la gestión de las empresas.
También encontrarás otros recursos como libros y otras herramientas que ofrezco al mercado para profundizar en las áreas que conozco y ayudar así a las organizaciones a ser más competitivas.
Autor del libro Como Implantar ISO 9001:2015 Paso a Paso.
Autor de la Academia Online IVE Academy
Muy detallado el comentario , aqui en Argentina tenemos un consultor que promociona y vende un FODA MATEMATICO , a mi me suena como esos programitas para ganar la quiniela, la version vieja sigue siendo efectiva.
Hola Ariel,
muchas gracias por tu comentario. La verdad es que yo también prefiero hacerlo a mano y analizarlo sin ningún software. El análisis humano siempre se va a ajustar más a la situación actual de la empresa que está viviendo en el momento en que realizas el análisis.
Gracias por escribir¡
un abrazo.
Estimado Ivan, excelente la explicación sobre el manejo del DAFO, luego de leer tu post me aclaro la forma como debo de utilizar esta herramienta tan importante para el sistema administrativo de una empresa, te agradecería si pudieras enviarme como gestionar un club social de verano e invierno desde cero, teniendo en cuenta el tamaño para 1,000 socios terreno de 10 hectáreas en playa y terreno de 32 hectáreas para 5,000 socios en zona de campo.
Gracias.
J. Carlos Perez M.
Hola Juan Carlos,
Muchas gracias por tu comentario. Me alegro que te haya ayudado el post.
En relación a tu consulta, ¿te refieres a la gestión de riesgos o la gestión de los procesos en general de tu club social?
Escríbeme a ivan.tv@iveconsultores.com y dame un poco más de detalles para ayudarte.
Saludos y gracias
Buenas Tardes como puedo determinar la manera de documentar la verificación una vez teniendo mi mapa de proceso
Sigo con muchas dudas a cerca de esto
Hola Fabiola,
Gracias por comentar.
No sé si te he entendido correctamente. En este post estoy hablando de identificar y evaluar riesgos y oportunidades.
Tú me estás preguntando por documentar la verificación pero, ¿verificación de qué? ¿de algún equipo de medición que tengas en tu organización?
O cuando hablas de verificación, ¿estás haciendo referencia al plan de tratamiento de riesgos y oportunidades en el cual dejas reflejado qué riesgos y oportunidades vas a abordar?
Espero tu respuesta para seguir ayudándote.
Saludos y gracias.
Muy fructífero, el analis FODA O DAFO. Muchas gracias. saludos Walter.
Hola Walter,
Me alegro que te haya gustado y puedas aplicarlo en tu negocio.
Muchas gracias a ti por comentar.
Saludos y feliz día.
Buenas tardes Ivan, lo primero felicitarte por tu brillante explicación.
Quería hacerte una consulta, el gerente de la empresa en la que trabajo me dice que no hace falta realizar una matriz DAFO porque ya el todo lo tiene definido en la Matriz de riesgos… ¿ Eso sería correcto?
También me dice que un formato no existe como tal en la norma Iso 9001 y que debemos referirnos a documentos, pero…¿ como diferenciar entre un procedimiento y un formato(plantilla)?
En la ISO 9000 no aparece la palabra Formato.
Muchas gracias
Hola Diego,
Gracias por tu comentario.
En relación a tu consulta, si en tu empresa tienen ya identificado todos los riesgos y oportunidades en otra matriz pues cierto que no te haría falta un DAFO. Habría que ver qué matriz es esa y si tiene también las oportunidades, no olvides que la norma habla de riesgos y de oportunidades.
Luego deberían tener algún criterio para evaluar esos riesgos y oportunidades y decidir cuáles de ellos se va a abordar en tu empresa y qué van a hacer para abordarlos.
En relación a la otra duda que me planteas, cierto, la norma iso 9001 no te dice que utilices una metodología o herramienta concreta para identificar y evaluar los riesgos y oportunidades. Cada empresa utiliza la metodología que estime oportuna.
Cuando tu jefe habla de formato es muy probable que esté refiriéndose a «registro».
El formato es la apariencia, el estilo que tiene cualquier documento (procedimiento, instrucción de trabajo, registro…)
Un registro es un documento en el cual recoges la información que ha ocurrido en relación a un proceso en un momento determinado. «Registro» sí que está en iso 9000, échale un vistazo.
saludos y gracias por comentar
Hola Ivan, me gusto mucho tu explicación.
Lo que falto fue un ejemplo de aplicación del plan, ya que me queda la duda de cómo se interpreta la debilidad o amenaza. En el ejemplo que diste: Otro riesgo podría aparecer en periodos de vacaciones si el personal que se queda en la empresa tiene las competencias necesarias para continuar con el ciclo productivo completo de tu organización o por el contrario existen determinadas tareas o actividades que sólo las conoce esa persona que se ha ido de vacaciones, el riesgo quedaría documentado como: No se cuenta con personal competitivo para cubrir las actividades del personal que toma vacaciones; no se cuenta con personal competente que supla puestos en periodos vacacionales o algo así.
Yo manejo que las Debilidades y Amenazas detectadas en el análisis FODA se consideran los riesgos a analizar, pero adicional a ello, determinaba las causas de ese riesgo y por lo que veo no es necesario ¿o sí?
Saludos!!!
Hola Carlos,
Gracias por comentar.
Yo al igual que tú interpreto tanto las debilidades y amenazas como riesgos a analizar. Y luego en el momento de comenzar a valorar, con el criterio expuesto en el post, de cada uno de esos riesgos identifico cuál es el motivo por lo que considero ese aspecto como un riesgo y como impactaría de forma negativa en la organización.
Tu haces lo mismo solo que lo llamas causa, aunque yo creo que sería más conveniente llamarlo consecuencia. Sí, yo lo veo necesario el explicar cual es motivo (causa en tu caso) por el cual consideras un aspecto como riesgo para que quede claro en el análisis y valoración de ese aspecto.
Espero haberme explicado, en caso contrario vuelve a escribirme por favor.
saludos y gracias por comentar.
Hola, buena explicación.
Una duda, yo manejo las debilidades y amenazas como peligros y determino su riesgo (efecto) y su nivel de riesgo, por ejemplo:
Debilidad= Peligro (causa) = Rotación del personal
Riesgo (efecto) = Afectación en la calidad de mi producto o servicio
Nivel de riesgo= Probabilidad alta x severidad alta = Riesgo intolerable
¿esto es correcto?
Saludos!!!!
Hola Enrique,
Gracias por tu comentario.
En relación a tu consulta, sí yo veo bien tu criterio pero déjalo por escrito en un procedimiento u otro documento para que quede claro por qué es para tu organización un riesgo intolerable.
Lo importante cuando trabajamos con criterios para valorar algo es que sean criterios objetivos y reproducibles.
saludos y feliz día.
Muy interesante su post, Gracias por compartirlo. pero quiero externar una duda, El Análisis del Modo y Efecto de Fallas (AMEF) un método que se nos ha sugerido para analizar los riesgos y oportunidades de nuestros procesos. que opinas sobre implementar este metodo para el seguimiento de los riesgos potenciales o las oportunidades..
Hola Israel,
Gracias por tu comentario.
El método AMFE, lo conozco pero no lo trabajo con mis clientes ya que la mayoría de ellos prestan un servicio.
Por lo que he estudiado acerca de AMFE está más bien enfocado a industrias que fabriquen productos.
Está muy enfocado en los fallos que pueda tener el producto final y consecuentemente te hará replantear ciertos procesos de fabricación.
Si en tu organización lo que entregas al mercado es un servicio yo utilizaría un DAFO.
Espero haber respondido a tu pregunta.
Saludos y gracias
Eres un excelente profesional con capacidad pedagógica para transmitir tus fuertes conocimientos, muchas gracias por compartirnos tus habilidades intelectuales en este proceso de calidad, nos quedas debiendo la explicación de como se debe redactar una oportunidad y la estuctura que debe tener. Felicitaciones y Exitos.
Hola Angela,
Muchísimas gracias por tu comentario.
Perfecto, me apunto lo de las oportunidades para un futuro artículo 🙂
Saludos y buen día¡
Muy didáctica la explicación, muchas gracias resolví todas mis dudas.
Hola María,
Muchas gracias por comentar y por tus palabras.
Me alegro que te haya servido el artículo.
saludos y gracias
Me sirvio de mucho para identificar riesgos y oportunidades en mi empresa, Gracias por el conocimiento.
Saludos.
Hola Juan,
Muchas gracias por tu comentario.
Me alegro que te haya servido el artículo para aplicarlo a tu empresa.
Saludos y gracias por comentar.
Estimado Juan, acabo de leer tus aportes y me parecen muy interesantes
aprovechando este canal quisiera consultarte lo siguiente: al momento de identificar riesgos yo utilizo la metodologia AMFE, mi inquietud es la siguiente despues de detectar el riesgo debo analizar las causas y posteriormente la probabilidad de ocurrencia, el impacto y la detectabilidad para determinar el NIVEL DE RIESGO mi duda es que para un RIESGO A tengo a,b,c,n causas. Mi duda es si para cada causa debo analizar la probabilidad de ocurrencia , detectabilidad y NIVEL DE RIESGO ó debo tomar estas causas en su conjunto para valorar la probabilidad, detectabilidad del riesgo y finalmente obtener un NIVEL DE RIESGO
te agradecería tus comentarios.
Hola Maribel,
gracias por tu comentario.
Conozco AMFE pero no trabajo con él.
En relación a lo que comentas de que UN RIESGO tiene múltiples causas, habría que estudiar de que riesgo estás hablando pero te animo a que intentes buscar la causa raíz de ese riesgo. Es posible que lo tenga y así identificas la raíz del problema y del riesgo.
Espero haberte ayudado pese a no trabajar con esta metodología.
saludos y gracias por comentar
Hola Iván,
Reciba un cordial saludo, muy interesante tu método, me ha servido mucho, sobre todo para la gestión de oportunidades, quiero hacer un aporte en la parte de riesgos, de pronto ha alguien le puede servir, se trata de que puedes realizar la evaluación de probabilidad-consecuencia en diferentes momentos, por ejemplo cuando haces el análisis encuentras que un riesgo puede ser crítico, de inmediato puedes proponer acciones para mitigar el riesgo, una vez propuestas esas acciones esperas que cambie algo, puede ser la probabilidad de ocurrencia o el impacto, lo que generara que al hacer una nueva evaluación el riesgo pueda cambiar de evaluación, es lo que esperamos, que deje de ser critico y se convierta en importante o moderado; después de ahí en adelante se debe hacer el seguimiento, estableciendo indicadores que permitan realizar el proceso y con los resultados de esos indicadores volver a evaluar el riesgo en un periodo de tiempo, la idea es que los riesgos los vayamos reduciendo.
Espero haberme hecho entender, saludos, muchas gracias.
Hola Nelson,
muchas gracias por tu aporte. Lo comparto completamente.
Solo una duda, ¿en qué momento harías el segundo análisis?
¿Desde el momento en que planteas las acciones para mitigar el riesgo o después de haber aplicado las acciones y detectas que están funcionando?
Gracias por el aporte.
saludos
Muchas gracias, fueron muy utiles tus consejos. Saludos desde Colombia
Hola Carolina,
me alegro que te haya podido ayudar este artículo.
saludos y gracias por comentar
Felicitaciones Licenciado, que excelente material y método para abordar los riesgos organizacionales.
Hola Juan Carlos,
muchas gracias por tu comentario.
Me alegro que te haya gustado el contenido y te haya sido útil.
saludos y espero leerte de nuevo por el blog.
Me gustó mucho la forma como da las explicaciones de identificación.
Actualmente tengo una solicitud dada desde el sistema de gestión de calidad para dar cumplimiento a una Nc de auditoria para identificar oportunidades.
Pero aún me cuesta identificarlas y especial establecer el tipo de acción a realizar. Qué otra información me podría ayudar?
Muchas Gracias
Hola Claudia,
Gracias por tu comentario.
En relación a tu pregunta, échale un vistazo a este artículo Cómo estudiar no conformidades según iso 9001 y ayudar a que tu organización sea más robusta [método infalible] y también a este artículo Que es mejora continua y Cómo Aplicarlo en tu negocio
saludos y gracias por comentar
Hola buenas tardes
Excelente información para realizar un DAFO, actualmente me encuentro realizando la actualización y tengo una duda respecto a la manera de analizarlo, el análisis de riesgos y el binomio de probabilidad- consecuencia ¿Sería el equivalente a realizar la ponderación?
Saludos Cordiales
Hola Azucena,
Gracias por tu comentario.
En relación al DAFO, en este post yo he publicado una metodología propia que he creado para evaluar los riesgos y oportunidades.
Para valorar la criticidad de un riesgo he preparado un criterio basado en probabilidad de que se materialice un riesgo y las consecuencias una vez se materialicen.
En base a ello he preparado esa escala que ves en el artículo: desde un riesgo Crítico hasta Trivial.
Si quieres seguir mi metodología, tan sólo tendrás que evaluar la criticidad de cada riesgo en base a probabilidad y consecuencia y luego ver a qué casilla de valoración se encuadra ese riesgo.
Espero haberte ayudado con mi respuesta.
saludos y gracias por comentar
Estimado Iván como bien comentas enfrentarse al papel en blanco es difícil y aun mas a información seccionada en DAFO, MEFE, MEFI, has hecho una excelente metodología y en lo personal me has dado otra perspectiva para desarrollarlo.
Gracias
Hola Azucena,
muchas gracias por tus palabras.
Me alegro mucho que te haya ayudado tanto este artículo.
Seguiré escribiendo más.
Te espero nuevamente por aquí en un futuro.
saludos y buen día.
hola… tengo una inquietud en un trabajo de la universidad me mandan a identificar las causas y las oportunidades de un problema resulto, bien ahora quiero saber si las causas pueden ser también las amenazas las cuales se consideran en el foda??
Hola Lizeth,
Gracias por tu comentario.
Puede pasar. Puede suceder que una amenaza se materialice y que impacte de forma negativa en el entorno de una empresa.
Pero igual la causa no es la propia amenaza sino más bien el analizar el por qué no se había detectado esa amenaza.
Yo lo veo más bien así.
Échale un vistazo a este artículo en dónde hablo de no conformidades y cómo detectar la causa de las mismas Cómo estudiar no conformidades según iso 9001 y ayudar a que tu organización sea más robusta [método infalible]
saludos y buen día
Espero haberte ayudado.
Excelente explicación Ivan, de verdad se agradece, me ha ayudado muchisimo sobre como trabajar este tema, quiero preguntarte, si al realizar el análisis de las cuestiones internas y externas del contexto desde ahí se pueden ir identificando las fortalezas, oportunidades y amenazas e integrar la Matriz FODA, Gracias y Saludos.
Hola Javier,
muchas gracias por tu comentario.
Sin duda, cuando realizas el análisis de las cuestiones internas y externas, el resultado de ese análisis es un input para la matriz DAFO.
Saludos y espero leerte nuevamente por el blog
Hola Ivan;
Primero agradecer por tan importante información y muy acertada, pues yo aplico algo como lo que describes y bueno tu post me ha ayudado a complementar mi metodología, sólo tengo una duda, en una auditoria me indicaron que no estaba siendo preventiva, que mis acciones eran mas correctivas lo entendí como si esto se refiere a que lo identificado en el FODA en el apartado de Debilidades son cuestiones que ya pasan y no que sean potenciales a pasar, entendiendo tu metodología debo también aplicar la pregunta de ¿Qué podría pasar en tu proceso que afecte tus objetivos/proceso? y esto ya me ayudaría a no solo ver en lo actualmente tengo como debilidad si no también a ver a futuro que podría pasar y me afectara… esto es correcto?
Hola Beatriz,
Gracias por tu comentario.
Exacto, es como me detallas.
De hecho si caracterizas procesos, esa es una de las preguntas que tienes que hacerte y si existe riesgo en algún proceso de que se pueda incumplir, directamente lo llevas al análisis DAFO para evaluarlo.
Te paso enlace a un post que he escrito sobre cómo caracterizar procesos Cómo hacer una Caracterización de Procesos Paso a Paso
saludos y espero volver a verte por el blog.
buen día¡
Muy ilustrativo el tema de Riesgos y Oportunidades.
Una consulta: Una vez que se tiene el análisis o evaluación de los riesgos y se decide abordarlos,es decir las acciones planteadas las puedo direccionar con un responsable, fecha límite a cumplir ..etc .. Luego de ello la Norma ISO 9001 solicita «evaluar la eficacia de las acciones» .. puedo mirar las acciones y definir mediante evidencias que las acciones han sido eficaces … he cumplido con lo que pide la norma, luego de esto que debo hacer? Qué sucede o que debo cambiar en la matriz para gestionar los riesgos y oportunidades … Genero nuevos riesgos, realizo una nueva evaluación, y genero un nuevo plan?, mantengo el plan. Saludos !!
Hola Patricio,
Gracias por tu comentario.
En relación a tu consulta, una vez que has llegado hasta la evaluación de la eficacia en los riesgos y oportunidades que has abordado pueden pasar dos cosas:
1) que hayas conseguido tus valores de referencia propuestos para los riesgos y oportunidades abordados; en ese caso lo único que yo haría sería volver a evaluarlos al año siguiente (si lo has planteado por periodos anuales) para comprobar que efectivamente el nivel de riesgo o la oportunidad ha alcanzado los valores que tú deseabas. Si eso ocurre es muy probable que en ese segundo año no abordes dichos riesgos y oportunidades ya que ya has alcanzado los valores que deseabas para cada uno.
2) que no hayas conseguido tus valores de referencia propuestos para los riesgos y oportunidades abordados; en ese caso lo que yo haría sería mantener dichos riesgos y oportunidades a abordar para el siguiente periodo, por otra parte investigar el por qué no has alcanzado los valores de referencia propuestos y en base a dicho estudio volver a plantear lo que sea necesario (nuevos valores de referencia y/o nueva estrategia para alcanzarlo y/o nuevas personas para asignarles las tareas referente a la estrategia planteada, etc). Esto último estará marcado en función de la investigación que habrás realizado sobre el por qué no se han alcanzado los valores de referencia para esos riesgos y oportunidades.
Espero haberme explicado.
saludos y gracias por comentar en el blog.
Estimado,
Muy buena explicación, estaba perdido en cuanto al rumbo que se debe realizar en el contexto de la organización. Muy agradecido por su ayuda con este post.
Consulta. Esta información podría utilizarlo como una fuente de apoyo respecto a los cuadros de valoración (binomios) para usarlo en mi empresa?.
Saludos cordiales,
Omar Camacho
Hola Omar,
Gracias por tu comentario.
Me alegro que te haya gustado y ayudado este artículo.
En referencia a tu consulta, puedes utilizar la información de este blog siempre y cuando cumplas con los requisitos legales para ello y hagas atribución al autor, es decir, a esta página web. Todo lo que publico está amparado por la licencia Creative Commons tal y como puedes ver en ese enlace https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/
saludos y buen día.
Buenos días y gracias por la explicación.
Si he entendido bien, el contexto interno englobaría las Debilidades y las Fortalezas, y el contexto externo, las Amenazas y las Oportunidades. Si es así, dónde queda clasificado algo que puede pasar a nivel interno (un riesgo), pero que no ha pasado, con lo que entiendo que no sería una debilidad; por ejemplo, errores en un proceso. Significa que no sería un riesgo? o sería una fortaleza porque no ha pasado?
Muchas gracias.
Hola Inmaculada,
Gracias por tu comentario.
En relación a lo que me preguntas, sí eso es un riesgo y yo lo pongo como debilidad. Es un riesgo que has detectado en la empresa y que te puede impactar de forma negativa si aparece. Por lo tanto colócalo en la parte de Debilidades.
Si tratas este riesgo y consigues mitigarlo o transferirlo a un tercero entonces ya no aparecería en el DAFO en tu próxima evaluación de riesgo.
Espero haberme explicado.
saludos y buen día¡
Muy interesante tu explicación directa y entendíble. Me fue de mucha ayuda, mil gracias y bendiciones
Hola Jennifer,
gracias por tu comentario.
Me alegro de que te haya gustado el artículo.
un abrazo
Buenas Iván. Excelente tu explicación. Tengo una consulta. Ya tengo una matriz de riesgo. Me falta hacer la de oportunidades. He estado leyendo y enocntre que tenia que realizar una carecterización de procesos. Pregunto, tengo que hacer esto y el DAFO. Con el DAFO basta?
Hola Doovalia,
Gracias por tu comentario.
No, la norma no te obliga a realizar una caracterización de procesos.
Es un ejercicio muy positivo dentro de la organización porque te puede dar una visión de posibles riesgos de procesos y también de oportunidades pero si tú tienes en cuenta en el DAFO todos esos riesgos y oportunidades, con eso bastaría.
saludos y buen día¡
Hola Iván.
Muchas gracias por tu información. Un duda, hay relación entonces entre el proceso de riesgos y oportunidades y plan de contingencias, es así?
Si yo identifico una amenaza (contexto externo) inundación por catástrofe climatológica, lo que tengo que hacer es un plan de contingencia, pero esa amenaza siempre va a existir.
Si yo identifico un debilidad (contexto interno) poca superficie para almacenamiento de producto terminado, no tengo que hacer un plan de contingencia será un plan de acción (objetivo) que será aumentar instalaciones o subcontratar a un externo.
¿Es así el enfoque?
MUCHAS GRACIAS.
Hola Vanesa,
Gracias por tu comentario.
Es exactamente como estás diciendo. Pefectamente entendido el concepto.
saludos y buen día.
Buen articulo, muy didáctico y me aclaró muchas dudas.
Saludos
Gracias Jesús,
Me alegro que te haya servido y ayudado.
un abrazo y espero leerte de nuevo por el blog.
Hola! Me gusto mucho el articulo, llevo rato conviviendo con FODA´s y siempre quedando con dudas pero de verdad de aquí en adelante iré muy clara sobre el tema, me encanto esto de poder asociar los riesgos y oportunidades desde que empezamos a revisar partes interesadas, Convivo con Riesgos para ISO 9001 e ISO 17025 y esto me servirá para continuar dándole una aplicabilidad correcta y de mayor valor.
Un placer haberle leido.
Saludos.
Lo felicito por su aportación, es un ejemplo muy práctico y muy recomendable, en 10 años no me había quedado más claro hasta leer su artículo. Verdaderamente excelente.
Excelente explicación. Muy entendible y profesional.
Gracias por compartir tus conocimientos.
Hola Nohora,
Gracias por tu comentario.
Espero poder seguir leyéndote en el blog.
un abrazo y feliz día.
Magnifica explicación lo entendí casi todo perfectamente. Sólo tengo dudas en cómo gestionar mejor o identificar mis oportunidades pues mi contexto es complejo, y no tengo muchas oportunidades de ampliar mi objeto social. Saludos
Hola Luis,
me alegro que te haya gustado este artículo.
En relación a tu consulta, me falta información para poder contestarte apropiadamente. No sé a qué te dedicas.
un abrazo
Muy buena descripción del proceso de gestión de riesgos me encantó. Ahora mi pregunta es un ejmeplo para de aplicacion en u proyecto.
Hola Delia,
Me alegro que te haya ayudado este artículo.
En relación a tu pregunta, dependerá del tipo de proyecto pero en general, y bajo mi punto de vista, tendrás:
– riesgos operativos (planificación, ejecución de tareas, competencia del equipo, fechas de entrega, etc)
– riesgos legales
– riesgos económicos/financieros
Y seguro que me dejo atrás más riesgos generales. Estos son los que se me han ocurrido a voz de pronto.
¡un abrazo y mucha suerte!
Muy buena explicación Iván. Pero me queda una pregunta en el tintero. ¿La identificación y evaluación de riesgos y oportunidades es algo que se haga periódicamente?
Hola María José,
Sí claro, es algo que debes de llevar a cabo periódicamente y hacerle un seguimiento a los riesgos y oportunidades que has decidido abordar.
Un abrazo
Creo que es el primer tratamiento formal de Oportunidades que leo en las redes, abundante en materia de riesgos, quizá porque la orientación en las Normas ISO privilegia este último aspecto.
Gracias por el manejo tan interesante de la gestión de oportunidades; lo manejaré dando los créditos correspondientes.
Saludos desde Hermosillo, Sonora, México.
hola ivan muchas gracias por tu análisis, tengo algunas dudas de como abordar las oportunidades tengo una tabla como la siguiente coméntame que oportunidades de mejora se pueden hacer a la tabla
Hola Blanca,
no sé a qué tabla te refieres, no veo ninguna adjunta.
saludos y buen día.