La revision por la direccion representa un documento resumen de cómo ha ido la implementación (para el primer año) o el seguimiento (en los sucesivos años) de ISO 9001 en la empresa.
Pero ahora, ¿cómo hacer esta revision por direccion?, ¿de qué se debe hablar en esta reunión?, ¿quién debe asistir y de qué se debe dejar registros?
Estas preguntas y otras que quizás tengas en tu cabeza las verás respondidas en este post.
Así que prepárate para saber todo lo necesario acerca de la revision por direccion según ISO 9001.
Contents
Que es la revision por la direccion
La revisión por dirección representa el último paso cuando estás implementando por primera vez un sistema de gestion de la calidad según ISO 9001.
Si realizamos una representación gráfica de las fases por las que ha de pasar un sistema de gestión antes de ser certificado yo lo haría de la siguiente manera:
Fíjate como dentro de la Fase 3 implementación la revision por la direccion es lo último que se debe hacer.
De hecho es el último registro que se prepara antes de la visita de los organismos certificadores / evaluadores.
En esta reunión es fundamental que esté gerencia, de hecho tiene ese nombre “Revisión por la dirección” porque es necesario que gerencia o dirección pueda recibir un feedback de cómo ha ido todo el sistema de gestión: resultados de procesos, gestion del cambio en el sistema, no conformidades encontradas, etc.
Para que se realiza la reunion de revision por la direccion
La revision por direccion se realiza, aparte de para cumplir con el requisito 9.3 de la norma, se realiza para que gerencia o dirección pueda conocer qué ha ocurrido en su empresa y con el sistema de gestión bajo el que opera la misma.
Como consultor, he de reconocer que ISO 9001 tiene ciertos aspectos formales que igual es un poco más complicado de encontrar el valor añadido que representa, pero la revision por la direccion me parace un documento sumamente útil para cualquier responsable de una empresa.
Piensa por un momento, “… ¿a qué empresario no le interesa saber cómo ha ido la producción de su empresa, sus procesos, los problemas ocurridos, la eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos detectados, el desempeño de sus proveedores, el balance entre recursos disponibles vs demanda los clientes, la satisfaccion del cliente, etc?
Estos son asuntos básicos que le interesan a cualquier director, gerente o propietario de una empresa.
Pues eso es de lo que trata y persigue esta reunión de revision por la direccion, el hacer un resumen de todos aspectos y analizar cómo de eficaz ha sido en la organización.
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Quién debe asistir esta reunión
Evidentemente gerencia o dirección depende de la estructura de tu empresa y también la persona o personas que se están encargando de realizar la implementación y seguimiento del sistema de gestión.
Como todos sabemos que la alta dirección de cualquier empresa siempre tiene poco tiempo para hacer cualquier cosa, lo ideal es tener un acta preparado con todos los puntos del orden del día que se van a tratar y si tiene incorporado ciertos datos y mediciones que se van a analizar en esa reunión mucho mejor.
Dado que la norma especifica que la organización “debe conservar información documentada” prepara un documento donde plasmes el día en que se celebra la reunión, los asistentes y los asuntos que se han tratado.
No existe un formato determinado para presentar evidencias de esta reunión, puedes usar algo parecido a esto:
En qué momento hacer esta reunión
Se trata de un reunión que se ha de hacer de forma periódica, al menos una vez al año, para hacer un resumen de todo lo que ha acontecido ese año que estás estudiando.
El primer año que implementas ISO 9001 en tu organización, debes hacer la revision por la direccion antes de que te visiten los organismos certificadores / evaluadores.
Pero en los años sucesivos no tienes por qué hacerlo así.
Dado que en esta reunión se tratan muchos asuntos globales, entre ellos objetivos e indicadores, puedes hacer coincidir el ciclo natural de la evaluación del desempeño de tu empresa con la revision por la direccion.
Si en tu empresa revisan a fondo en Enero o en Febrero los objetivos e indicadores de la organización, has coincidir la revisión por la dirección con esa reunión anual.
De esta forma tendrías más alineado todavía la dirección estratégica de la empresa con el sistema de gestión de la calidad.
Qué asuntos se han de tratar en la revision por direccion
Esta es la parte más importante de todo el artículo.
En esta reunión puedes tratar múltiples asuntos, todos los que tu creas conveniente para hacer un seguimiento a cómo ha ido tu empresa durante el año de implementación o mantenimiento del sistema pero como mínimo deberás incluir una serie de aspectos como entradas (consideraciones a estudiar) y salidas (decisiones tomadas).
# Entradas de la revision por direccion
Aquí detallarás todas las consideraciones que se van a estudiar durante la reunión, representa el orden del día de la reunión.
Revisiones por dirección anteriores y elementos de salida.
Detalla si esta es la primera revision por la direccion porque es la primera vez que estás implementando el sistema de gestión o por el contrario existen revisiones por dirección anteriores. En este último caso indica cuáles fueron los resultados de las revisiones por dirección anteriores y si esas decisiones se han llevado a cabo durante este último año.
Los cambios en las cuestiones externas e internas pertinentes al sistema
¿ha habido algún cambio en los asuntos internos y externos desde la última vez que estudiaste el contexto de la organizacion?, ¿ha aparecido alguna nueva normativa o algún requisito legal o de cliente que no tenías previamente contemplado cuando estudiaste el contexto de tu empresa?
La satisfacción de cliente y la retroalimentación de las partes interesadas
Indica cómo has medido la satisfacción de los clientes y cuál ha sido el resultado. Indica también si has recibo algún tipo de feedback por parte de otras partes interesadas que tengas identificado en tu sistema de gestión.
El grado en que se han logrado los objetivos de la calidad
Señala qué objetivos de la calidad has logrado y cuáles no. Indica cuál ha sido la causa por la cual no los has conseguido.
El desempeño de los procesos y conformidad de los productos y servicios
Habla de tus procesos y de cómo es el desempeño de los mismos.
Si te confunde la palabra “desempeño”, quítala y sustitúyela por “actividad”.
Coge para ello tu mapa de procesos y explica cuál es la “actividad”, cual es el propósito de tus principales procesos.
Las no conformidades y acciones correctivas
¿Qué no conformidades han aparecido durante el año?, ¿cuáles están abiertas y cuáles están cerradas?
¿las acciones correctivas han sido eficaces?
Los resultados de seguimiento y medición
Indica qué mides en tu organización, cuáles son los indicadores de gestion y el resultados de esa medición. Indica también si existen equipos de medición y cuál ha sido el resultado de las posibles verificaciones o calibraciones realizadas a esos equipos.
Los resultados de las auditorías internas
Indica aquí qué tal ha salido la auditoría interna. ¿Apareció alguna no conformidad, observación, oportunidad de mejora?
El desempeño de los proveedores externos
¿Qué tal lo han hecho los proveedores de tu organización?, ¿qué tal ha salido la evaluacion de proveedores?, ¿has tenido algún problema grave con alguno de ellos?, ¿existe algún proveedor que consideras crítico en tu organización? En caso afirmativo, ¿estás satisfecho con su desempeño?
La adecuación de los recursos
En este apartado has de hacerte esta pregunta, ¿los recursos que tiene nuestra organización actualmente son suficientes para entregar nuestro producto o servicio de una forma controlada?
La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades
Responde a esta pregunta, ¿las acciones que se han tomado para abordar los riesgos y oportunidades han sido eficaces?
Indica si gracias a las acciones o estrategia que has seguido has alcanzado lo que se había propuesto la organización respecto a sus riesgos y oportunidades.
Las oportunidades de mejora
En este asunto deberás estudiar las diferentes situaciones que puedan suponer una oportunidad para la empresa para mejorar cualquier proceso. ¿Tiene presente la empresa el concepto de mejora continua?
# Salidas de la revision por direccion
Aquí deberás detallar las decisiones y acuerdos tomados de al menos la siguiente información. Se trata de las conclusiones a las que se llegan y que puede suponer emprender alguna acción o tarea para alcanzarla.
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Las oportunidades de mejora
Detalla en este epígrafe el resultado o conclusiones que se ha llegado después de haber estudiado las posibles oportunidades para mejorar procesos. ¿Qué oportunidades para mejorar se van a llevar a cabo?
Cualquier necesidad de cambio en el sistema de gestión de la calidad
Tras realizar el estudio de todo el sistema de gestión deberás llegar a la conclusión si es necesario implementar algún cambio en el propio sistema. Es probable que sí lo consideres en base a, por ejemplo, no conformidades detectadas, el resultado de las auditorías internas, la consecución de objetivos, indicadores, etc.
Las necesidades de recursos
En este apartado vas a establecer las conclusiones que has estudiado previamente como entrada a la pregunta, ¿los recursos que tiene nuestra organización actualmente son suficientes para entregar nuestro producto o servicio de una forma controlada?
Y ahora cuéntame tu, ¿estás preparando la revision por direccion en tu empresa?, ¿te vas a pasar por aquí antes de terminar el acta para asegurarte de que cumples todos los asuntos que has de tratar en esa reunión? Espero que sí.
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Foto: Sala de conferencias
Fuente: Pixabay
- Licenciado en Administración y Dirección de Empresas,
- Colegiado nº1498 por el colegio de economistas de Las Palmas de Gran Canaria,
- IRCA Certified ISO 9001 Lead Auditor con nº ENR-00555531
- Experto en Customer Experience Management
En mi web podrás encontrar información gratuita de mucho valor que comparto para mejorar la gestión de las empresas.
También encontrarás otros recursos como libros y otras herramientas que ofrezco al mercado para profundizar en las áreas que conozco y ayudar así a las organizaciones a ser más competitivas.
Autor del libro Como Implantar ISO 9001:2015 Paso a Paso.
Autor de la Academia Online IVE Academy
Buenos días Iván:
Mil gracias por tu articulo, después de varias auditorias externas en las que siempre fallaba en el tema de la revisión por la dirección, tu articulo me ha servido de guía para realizar el mío de una forma sorprendente. La información clara, las preguntas planteadas para que al ser contestadas ya te hicieran dar una vuelta a lo que realmente estamos haciendo en nuestro sistema de gestión ha sido francamente de gran ayuda.
Enhorabuena.
Hola Esperanza,
gracias por tu comentario.
Me alegro mucho que te haya ayudado mi artículo.
Espero volver a leerte por aquí¡
un abrazo
Muy bueno
Muy bueno, claro y sencillo tu artículo. Estoy implementando las normas iso en mi empresa y esto me ayuda a entender mejor lo de la Revision por la Dirección. Gracias
Muy buen articulo explica bien como ejecutar el informe de revisión
Muchas gracias por la información Iván.
Entro en una empresa muy joven, y tendré que implantar muchas cosas de la 14001 y de la 45001, entre ellas, la Revisión por la dirección.
Muy agradecido.
Julián
Hola Julián,
Gracias por tu comentario.
Mucho ánimo en tu proyecto.
Espero volver a leerte por el blog.
un abrazo¡
Muy bueno es excelente.
Gracias Iván, la información me está siendo de gran utilidad para realizar un manual de gestión de calidad
Excelente artículo, me ayudo a comprender bien cada punto de la Revisión de la Dirección principalmente tener una orientación sobre la información que se debe considerar y que permita darle valor agregado al informe.
Gracias Ivan por tu artículo, he realizado 3 revisiones por la dirección y aún hay temas que me cuestan un poco de trabajo identificar la mejor manera de cumplirlas. Gracias a tu artículo he aclarado varios de esos puntos.
Saludos
Nos ha sido de gran utilidad esta informacion, en estos momentos en que estamos preparandonos para una auditoria fase 1 ISO9001
Muy bueno el artículo, me ayudo a ampliar mi panorama de como ser una revisión por la dirección bien hecha.
Excelente artículo, ha sido de gran apoyo y soporte para realizar una auditoría en la industria aeronáutica, en el aeropuerto mas importante de mi país.