Yo soy bueno en lo mío, en mi actividad, pero no sé de gestion empresarial

Es una frase que he escuchado muchas veces decir por parte de mis clientes. Y mi respuesta, ¿sabes cuál es?

Pues eres empresario, no te queda otra que aprender… pero tranquilo que yo te voy a ayudar a llevar una buena gestión empresarial en tu negocio.

Se produce entonces una mezcla entre nerviosismo, credibilidad e impaciencia por querer saberlo todo ya. Pero eso no es lo que te quiero trasmitir a ti ahora.

Así que si quieres saber qué la gestión empresarial y cómo llevar una buena gestión empresarial en tu negocio toma asiento y empieza a leer con calma.

Que es la gestion empresarial

La gestión empresarial se trata de la administración, organización y funcionamiento de una empresa.

Por lo tanto, el llevar una gestión empresarial de una organización conlleva tener un control de lo que pasa a su alrededor en todas las áreas: administrativo-contable, comercial, fiscal, laboral.

Evidentemente de esta labor no tiene que encargarse tan solo una sola persona. Muchas de estas tareas se pueden y deben de delegarse o incluso externalizarse (quizás la parte contable, fiscal y laboral).

Pero lo que sí que es necesario, bajo mi punto de vista como consultor, es que Dirección o Gerencia deberá de estar al corriente de todo lo que pasa en su organización solicitando reportes periódicos de las tareas y/o gestiones que tiene delegadas y externalizadas.

Según los datos proporcionados por el Ministerio de Empleo y Seguridad Social del Gobierno de España, el 99% de las empresas lo representan autónomos sin empleados y PYMES entre 1 a 49 asalariados.

listado empresas en la Seguridad social y su estructura

No sé si en tu país es algo parecido pero, bajo mi punto de vista, estos datos son impresionantes. Y pese a que ya los conocía ya que vivo en España, no deja de sorprenderme como el tejido empresarial español está representado en un 99% por empresas que tienen hasta 49 empleados.

Ahora mi pregunta es, ¿crees que sería demasiado complicado llevar una buena gestión empresarial de una empresa de hasta 49 empleados?

Yo no lo creo. Es más, creo que cualquier director o gerente de una empresa de este tipo debería hasta conocer el nombre y apellido de todos sus empleados, quién hace qué cosa, cómo lo hace y cuándo lo hace.

No digo que sea fácil, porque no lo es, pero tampoco veo que sea un ejercicio extremadamente difícil.

El activo número 1 de cualquier empresa son los empleados. Da igual que una empresa tenga la mejor maquinaria, los mejores equipos si luego sus empleados no están comprometidos con la organización.

Por qué es importante llevar una gestion empresarial

Existen muchísimos beneficios, pero en resumen, un director o gerente que lleva una buena gestión empresarial:

  • Tendrá una visión 360º de la organización (no solo de las funciones y procesos de las personas más allegadas a dirección sino de toda la organización).
  • Detectará departamentos que pueden tener más debilidades,
  • Identificará riesgos o dónde hay una oportunidad para mejorar los procesos.
  • Conocerá en qué momento poder invertir en capacitación o en infraestructura
  • Preverá qué periodos son los de menor importe de facturación y cuáles los más altos.
  • Identificará las personas más proactivas y positivas para la organización y por el contrario cuáles son las menos proactivas y más dañinas para alcanzar los objetivos de la organización.

Como llevar una buena gestion empresarial

El llevar una buena gestión empresarial pasa por conocer qué ocurre en cada una de las áreas de tu empresa. Por lo tanto, si hacemos una división de éstas, la gestión empresarial podría dividirse en 5 grandes áreas, 5 grandes gestiones que debes llevar a cabo:

  • Gestión de los procesos de negocio de la organización (la producción diaria)
  • Gestión administrativa-contable
  • Gestión comercial
  • Gestión fiscal
  • Gestión laboral

gráfico que ilustra 5 gestiones para llevar a cabo una buena gestion empresarial

Gestión de procesos de negocio:

Los procesos de una empresa lo son todo, habrás leído esta frase en más de un post que he escrito.

Y lo seguiré pensando siempre porque así es. Todo en una organización se ejecuta mediante procesos, por lo tanto, tener tus procesos analizados y controlados es algo fundamental.

En cualquier área o departamento dentro de tu organización deberías analizar qué se hace y cómo se hace.

Para realizar esto te puedes apoyar en varias herramientas como son:

Gestión administrativa-contable

# trámites administrativos:

El desconocimiento no exime a las empresas del cumplimiento de licencias, permisos, autorizaciones y comunicaciones con los organismos públicos.

Por eso debe existir algún mecanismo o sistema para conocer qué normativas legales debe cumplir la organización y realizar la evaluación para conocer si la empresa lo cumple o no.

Haciendo consultoría iso 14001, he visto muchísimas organizaciones que tenían un desconocimiento importante sobre normativas básicas que debían cumplir y no estaban haciéndolo precisamente por eso, por desconocimiento.

Ese es uno de los grandes beneficios cuando una organización implementa iso 14001, el conocer en profundidad qué requisitos legales y otros requisitos debe cumplir.

# control facturación y el cobro

Saber en qué momento facturar al cliente y que importe facturar es algo básico, ¿verdad?

Pues he visto en distintas empresas como falla la comunicación entre el departamento comercial y el de administración. El resultado es que no se sabe bien qué facturar al cliente y cuándo facturarle.

Para una empresa que presta servicios de asesoramiento, consultoría o desarrolla algún proyecto es algo básico establecer reuniones periódicas entre el equipo comercial y el de administración para saber cuándo se ha empezado a entregar el servicio, cómo van los trabajos realizados y cuándo se ha entregado el servicio completamente. Y en base a cada uno de esos hitos saber qué hay que facturar al cliente.

¿Sabes cuánto dinero tienes pendiente de cobro?, ¿realizas llamadas para reclamar de forma amistosa los importes que te deben tus clientes?, ¿tienes algún procedimiento alternativo para reclamar la morosidad mediante abogados u otro proceso? Es algo que deberías hacer para llevar una buena gestión administrativa-contable.

# control y análisis contables:

Si quieres llevar una buena gestion empresarial debes de realizar una conciliación bancaria entre las cuentas contables y las cuentas bancarias para conocer los cargos y abonos de dichas cuentas en tu empresa. Deben cuadrar los saldos contables con los saldos bancarios.

Analiza además la cartera pendiente de cobro para saber qué importes están aún pendiente de abonarte tus clientes.

Un buen ejercicio también sería realizar un análisis periódico de saldos contables que sean inusuales. Es decir, si una cuenta contable sabes que debe tener un saldo deudor pero al visualizar un extracto observas que tiene el signo contrario algo ha pasado en esa cuenta.

Algún apunte o varios apuntes han hecho que esa cuenta tenga un saldo inusual al que debe tener. Estudia estos saldos y así tendrás una contabilidad más entendible y fiel reflejo a la realidad de la empresa.

Algo importante pero que no hacen muchas empresas es hacer un análisis de sus balances y cuentas de resultados de forma periódica (cuatrimestral, trimestral, mensual).

Una persona de administración o de contabilidad o la empresa que tengas contratada externamente para ello te podrá facilitar estos informes con tan solo hacer un par de clics en su ordenador. Solicita estos informes y echa un vistazo a cómo van los números de tu empresa antes de que cierres el año y hagas un balance sólo anual.

# control de la tesorería

La liquidez es algo que trae auténticos quebraderos de cabeza a muchas empresas. Existen negocios que facturan importes altos a lo largo del año pero que su periodo de cobro es largo y por lo tanto deben hacer frente a los pagos con la liquidez que dispongan en las cuentas bancarias o solicitar pólizas de crédito para poder hacer frente a sus obligaciones.

Puedes usar una hoja de cálculo para prever la liquidez de tu empresa.

hoja de tesoreria para llevar una buena gestion de la tesoreria y gestion empresarial

Con una hoja de tesorería tan simple como esta que te presento podrás realizar una previsión de cobros y pagos que tendrá tu organización y por tanto podrás estimar cómo estará tu tesorería dentro de varios meses vista.

Si haces este ejercicio y le dedicas el tiempo que se merece para ajustarlo lo más posible a la realidad, eliminarás muchas conjeturas y aterrizarás la realidad de tu negocio durante varios meses.

Gestión comercial

Aquí está el motor inicial para cualquier empresa. Yo asemejo las ventas al sistema de arranque de un coche, no es lo único, pero sin esto el coche no comienza a moverse.

Las ventas para cualquier empresa es algo esencial. Sin ventas no se puede sostener una empresa, así que, si bien los procesos internos son importantísimos, las ventas también lo son.

¿Cómo captas nuevos clientes en tu negocio?

¿Tienes un equipo de comerciales?, ¿Te haces publicidad en medios tradicionales, en redes sociales o en motores de búsqueda?

Elijas lo que elijas, lo importante es hacer luego un cálculo de cuál es el coste de adquisición de ese nuevo cliente que has captado.

Como sabes, todo tiene un coste y adquirir un nuevo cliente también lo tiene.

El coste de adquisición es la diferencia que existe entre el dinero que ingresas al ganar un nuevo cliente después de restar el dinero que te ha costado conseguir ese cliente.

La fórmula sería algo así:

formula para calcular el coste de adquisicion individual de un cliente

Utilices el canal que utilices siempre hay un coste de adquisición: pago por publicidad, sueldos y/o comisiones a los comerciales, horas de trabajo si escribes en un blog/revista/periódico, tiempo en reuniones y negociaciones antes de firmar el acuerdo con el cliente, etc.

Esta fórmula que te presenté arriba es la de coste de adquisición individual de un solo cliente.

Si quisieses saber cuál es el coste medio de adquisición de los clientes que has conseguido, por ejemplo, durante los últimos 12 meses, la fórmula sería así:

¿Alguna vez has medido el coste de adquisición de los clientes que captas en tu negocio?

Gestión fiscal

Esta gestión es muy probable que la tengas externalizada en tu negocio. Normalmente confiamos estos asuntos fiscales en una asesoría fiscal para que nos informen sobre los tipos de impuestos que aplican y debe pagar nuestra organización, saber cuándo se ha de pagar y el importe a pagar.

Hay muchas personas que confían ciegamente en su asesor/a fiscal y lo que él o ella dice va a misa. Entiendo que si contratas a un profesional externo es para confiar en él, pero otra cosa es no tener ni idea el por qué tu empresa paga los impuestos que paga.

Creo que para llevar una buena gestión de empresarial debes conocer los impuestos que pagas, qué actividad o situación es la que grava ese impuesto y por qué ha de pagar esa cantidad tu empresa.

Una parte que yo considero importante con relación a la gestión fiscal es saber que muchos impuestos que pagan las empresas se van recaudando poco a poco en los importes que se cobra a los clientes para luego hacer una declaración mensual o trimestral en la que pagas a razón de los impuestos que repercutes menos los que soportas.

Así funciona el Impuesto del Valor Añadido (IVA) en España (o el IGIC en Canarias). Las empresas son meras recaudadoras de impuestos para luego hacer una liquidación mensual o trimestral y pagar la diferencia entre lo repercutido y lo soportado.

Es importante saber esto porque no todo el importe que cobras en tu factura es de tu empresa, una parte de ese importe tendrás que pagarlo al estado en forma de impuestos y esto será una salida de tesorería que tendrás que prever periódicamente en la hoja de tesorería que te presenté anteriormente.

Por último y para terminar este apartado de gestión fiscal me gustaría destacar que puede que existan regímenes especiales que pueden aplicar a tu empresa y de las cuales se pueda beneficiar tu negocio (insularidad, empresa de reciente creación, actividad a la que se dedica, etc).

Aquí en Canarias tenemos un régimen especial, la RIC (Reserva para Inversiones en Canarias) el cual se trata de un estímulo fiscal para la autofinanciación de las empresas canarias. Este estímulo consiste en una reducción importante a la hora de pagar el Impuesto de Sociedades (para las empresas) y del IRPF (para las personas físicas) a cambio del compromiso de reinvertir esos beneficios en una serie de bienes y de capital que está establecido en la ley.

¿Has preguntado a tu asesoría si tu empresa podría acogerse a alguno de estos regímenes especiales?

Gestión laboral

Detectar necesidades de recursos humanos, el realizar un buen proceso de selección y hacer esfuerzos por ofrecer una buena bienvenida y adaptación a las personas que entran en tu organización creo que son buenas prácticas a la hora de llevar a cabo una gestión empresarial.

Al igual que con la parte fiscal, la mayoría de las organizaciones tiene externalizada esta parte laboral.

Y al igual que te dije con los impuestos y asuntos fiscales, creo que es bueno que tú como Director o Gerente de tu empresa tengas un mínimo de conocimientos sobre, por ejemplo, los tipos de contratos que existen y saber que pueden existir bonificaciones a la hora de contratar a una persona dependiendo de su situación.

El control de las fechas de vencimientos de contratos debería de ser competencias de tu asesoría laboral pero no estaría de más tener una pequeña hoja de cálculo para que tú también sepas cuándo vencen ciertos contratos y planificar con tiempo suficiente la continuación o no de esa persona que estás evaluando.

Por otra parte, los despidos son situaciones delicadas que hay que estudiar y conocer bien cómo realizarlos y en qué escenarios. Para llevarlos a cabo, nadie mejor que una asesoría laboral para guiarte en su proceso, pero como te comento, entiende también por tu parte cómo es el proceso y los pasos que deberás llevar a cabo.

Bien, pues hasta aquí lo que quería contarte acerca de la gestion empresarial y cómo llevarla a cabo.

Ahora cuéntame tú, ¿cómo llevas la gestión empresarial de tu negocio?

Foto: Planificador agenda

Fuente: Pixabay