Contratar un servicio de consultoria puede ser una de las mejores decisiones que puedas hacer para tu empresa.

Pero en muchas ocasiones se convierte esta contratación en una muy mala experiencia.

Y no siempre es responsabilidad del consultor.

Es probable que simplemente, no se haya definido bien el servicio de consultoria y la profundidad con la que se va a ayudar a la empresa.

En IVE Consultores llevamos haciendo consultoria desde el año 2014. Y hemos atendido a 57 empresas de 24 sectores diferentes a fecha de este artículo.

Por eso te voy a describir con detalle los 5 asuntos que debes tener muy en cuenta antes de contratar un servicio de consultoria.

Empezamos.

Asunto 1: Propósito del servicio de consultoria

Cualquier servicio de consultoria debe tener un objetivo a conseguir, un propósito.

Este objetivo o propósito debe estar completamente alineado a las necesidades de tu organización y a la petición tuya como cliente que estás contratando este servicio.d

Asegúrate de que este objetivo está bien definido. Por ejemplo:

  • Documentar los procesos x, y, z de la organización.
  • Analizar y describir los puestos de trabajo x, y, z de la organización.
  • Diseñar la estrategia de la organización mediante un cuadro de mando integral.

La oferta de la empresa de consultoria debería de tener definido igualmente los beneficios de implementar estos servicios.

proposito servicio de consultoria

Por ejemplo, si estás contratando un servicio de documentación de procesos, los beneficios podrían ser:

  • Ahorro de tiempo en los procesos de formación en la bienvenida de empleados nuevos.
  • Evitar errores en la ejecución de tareas en las épocas de vacaciones de empleados.
  • Disminuir las interrupciones a otros empleados o gerencia con preguntas sobre cómo se llevan a cabo los procesos.

De hecho, la oferta de consultoria que describa mejor estos beneficios, probablemente será la oferta ganadora ya que está describiendo el rendimiento que se obtendrá después de recibir este servicio.

Asunto 2: Alcance del servicio de consultoria

Este asunto es IMPORTANTÍSIMO.

Asegúrate de que el servicio de consultoria describa con todo detalle donde comienza y dónde acaba.

En tu empresa existen muchísimos procesos, diferentes puestos de trabajo, diferentes áreas o departamentos.

Pues bien, el alcance de un servicio de consultoria debe dejar bien claro:

  • Qué procesos exactos se van a estudiar.
  • Qué áreas o departamentos se van a analizar.

Ten en cuenta que cuando se estudian procesos, puedes definir en el alcance mega-procesos, procesos, sub-procesos, sub-sub-procesos.

Esto es importante porque lo que tú como cliente ves como un proceso, el consultor puede verlo como tres o cuatro procesos o sub-procesos.

Te pongo un ejemplo de esto:

Un mega proceso puede ser el proceso “comercial”.

Pero dentro del mega proceso comercial, existen estos procesos o subprocesos de:

  • Actualización de base de datos.
  • Visitas a clientes
  • Elaboración de la oferta.
  • Presentación de la oferta.
  • Seguimiento a la oferta.

Y dentro de cada uno de esos procesos o subprocesos, existen o otros sub-sub-procesos.

Gráficamente sería algo así:

Desglose mega proceso, proceso, subproceso

Y como podrás imaginar, esto lo cambia todo a la hora de describir el alcance de un servicio de consultoria.

Y lo cambia todo porque la consultoria se vende por esfuerzo de horas/hombre.

No es lo mismo analizar y estudiar 20 subprocesos que tan solo 3 o 4.

Las diferencias de opinión entre consultor de procesos y cliente son las que pueden llevar a ambigüedades en la redacción de una oferta para entregar un servicio de consultoria.

Por este motivo es importante que, si solicitas una oferta de consultoria, se quede bien claro qué procesos, subprocesos y sub-subprocesos entran dentro del alcance del servicio de consultoria.

Asunto 3: Plazos del servicio de consultoria

¿Cuándo empieza y cuándo acaba el servicio de consultoria?

Esto es básicamente lo que tiene que reflejar la oferta del consultor.

Los plazos es un asunto que nos cuesta cumplir a todos los consultores.

A mí el primero.

Y es que, muchas veces, el cumplimiento de plazos no depende sólo del consultor.

También depende del cliente, concretamente de:

  • Las horas que puede dedicar en reuniones y entrevistas con el consultor.
  • El cumplimiento de las fechas de visitas o reuniones pactadas con el consultor.
  • La realización de las tareas y trabajos que se ha pactado en el servicio de consultoria.

Recuerda que, para que tu empresa mejore después de haber recibido un servicio de consultoria, debes haber trabajado también tú y haber cumplido en las horas dedicadas al consultor.

Si pospones frecuentemente reuniones con el consultor, o si no realizas las tareas y el trabajo que han acordado, lo normal es que los plazos de entrega del servicio de consultoria no se cumplan.

Para que se cumplan los plazos, tanto el cliente como el consultor deben comprometerse a llevar a cabo sus tareas correspondientes.

Una manera muy práctica de visualizar los plazos de entrega de un servicio de consultoria es utilizar un diagrama de Gantt o un diagrama temporal en la que se identifiquen las diferentes fases del proyecto y los tiempos.

Algo así:

plazos servicio de consultoria

Asunto 4: Método del consultor

En el sector de la consultoria empresarial, el método del consultor es algo básico para tu organización.

Ese método debe de ser el adecuado para la situación de tu empresa y sus necesidades.

Cuando te menciono el método del consultor, estoy hablando de:

  • Número de visitas a la organización.
  • Horas de consultoría 1 a 1 contigo como cliente o tus trabajadores.
  • Definir quien se encarga de diseñar los registros nuevos que pueda necesitar tu empresa.
  • Definir quien se encarga de documentar procesos.
  • Si la oferta incluye la entrega de formación o no a tu equipo de trabajo.
  • Qué herramienta se utilizará para compartir la información entre el consultor y tú como cliente (nube pública, área privada en un repositorio, etc).

No es lo mismo que el consultor te asesore y tú implementas las soluciones, a que te ayude a implementar el propio consultor encargándose de diseñar registros, procedimientos y cualquier otro documento.

Las horas de consultoría entre un simple asesoramiento no son las mismas que las horas cuando el consultor te ayuda a implementar.

Asegúrate de identificar claramente en la oferta del consultor cuál es su método y su implicación en el proyecto.

Asunto 5: Entregables del servicio

Los entregables son otros de los asuntos que deben quedar bien definidos en el servicio de consultoria.

Un entregable es cualquier documento de texto, hoja de cálculo, presentación de diapositivas… que ayudarán a tu empresa a implementar la solución que está proponiendo el consultor.

Es a través de los entregables como se implementa el servicio de consultoria.

Ejemplos de entregables son:

  • Procedimientos de trabajo.
  • Descripciones de puestos de trabajo.
  • Indicadores de gestión desplegados en una hoja de cálculo.
  • Diagramas de flujo de procesos.
  • Mapa estratégico de la organización.
  • Dashboard
  • Cuadro de mando integral.
  • Planificación de agenda mensual para agendar las tareas a desarrollar en la implementación de la estrategia de la empresa.
  • etc

Es tan importante el formato profesional de estos entregables como el contenido que se registra en ello.

De nada sirve tener un formato super profesional en un registro, si luego la información que contiene es completamente irrelevante para la empresa.

Por eso, antes de contratar un servicio de consultoria, asegúrate de que están bien definidos los entregables que te proporcionará el consultor.

 

Bueno, espero haberte ayudado con este artículo a realizar una mejor contratación de un servicio de consultoria para tu organización.

Autor: Iván Torres Vega

Link artículo: https://iveconsultores.com/servicio-de-consultoria

Fecha: 31 julio 2022

Fuente Bibliográfica: Elaboración propia

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