Cómo los consultores de procesos pueden a ayudar a tu empresa.

Ten en cuenta que los procesos de una empresa lo son todo. En tu organización también.

Por ello, dentro de la actividad de los consultores de procesos se utilizan diferentes herramientas para estudiar los procesos de una organización:

• Dibujos de un diagrama temporal para representar el ciclo de un proceso.
• Utilización de una ficha de proceso para estudiar en profundidad cada proceso.
• Dibujos en un diagrama de flujo cada proceso para tener una representación visual del mismo.

Si estás leyendo este artículo es porque quizás estás evaluando el trabajo que puede hacer un consultor de procesos en tu organización.

Si es así, en este artículo te voy a describir  lo siguiente:

• Quiénes son los consultores de procesos.
• Qué procesos son los que estudia una empresa consultora de procesos.
• Qué metodología de trabajo suelen utilizar.
• Cuál suele ser la composición de la oferta por parte de estas empresas.

Quiénes son los consultores de procesos

Los consultores de procesos son empresas que se dedican a estudiar el ciclo productivo de las organizaciones desde un punto de vista de sus procesos.

Su trabajo consiste en analizar toda la actividad de una organización para dividirla por procesos y posteriormente estudiar cada uno de ellos.

Lo primero que hacen es identificar los mega-procesos de tu empresa y luego dividirlos en trocitos más pequeños: procesos, sub-procesos, sub-sub procesos.

Si representamos lo anterior mediante un ejemplo y gráficamente, sería algo así:

Siempre es más fácil estudiar sub-procesos y sub-sub procesos que un mega proceso.

Por eso una parte importante en la consultoría de procesos es que la empresa que estás contratando haga este análisis.

Qué procesos estudian los consultores

Todos los procesos que existen en una empresa y que pueden ser estudiados son los siguientes:

Procesos estratégicos:

son los procesos que están relacionados con el planteamiento de objetivos, el estudio de oportunidades de negocio, comunicación de la estrategia empresarial y en general todos los procesos relacionados con la dirección de una empresa.

Procesos operativos:

Representa los procesos relacionados con la producción de la organización.  Están relacionados con la entrega del producto o servicio al mercado que lleva a cabo la empresa.

Por lo tanto, son los procesos responsables de la entrega de valor al cliente final.

Estamos hablando de procesos:

• En los que existe una toma de contacto inicial con el cliente para identificar qué necesita,
• En los que se estudia la capacidad de la empresa para entregar el producto o servicio,
• Relacionados con la planificación del trabajo y
• Que ejecutan finalmente la fabricación del producto o servicio y se entregan al cliente.

Procesos de soporte:

Se trata de los procesos que dan soporte o ayuda a los procesos operativos para sacar adelante el día a día.

Es decir: procesos de compras, administración y facturación, mantenimiento de infraestructura, incidencias, etc.

Cuál suele ser la metodología de los consultores de procesos

Se suele basar en una metodología en cinco grandes pasos:

• Diagnóstico inicial: en la que se aseguran que se identifica el problema que tiene el cliente y otros problemas relacionados con éste para proponer la mejor solución al estudio de procesos.
• Planificación: proyección de la envergadura del proyecto, alineamiento con los recursos humanos de la consultora y los del cliente para proponer una serie de reuniones y horas de trabajo.
• Implementación: entregar la solución ejecutando cada reunión y entregables para estudiar y documentar los procesos.
• Seguimiento: llevar a cabo una auditoría de procesos una vez se hayan implementado en la organización.
• Mejora: proponer acciones para ir optimizando el proceso con el paso del tiempo.

Cómo suele ser la oferta de los consultores de procesos

La propuesta general para trabajar el estudio de procesos en una organización se compone de las siguientes áreas:

• Alcance del proyecto: En el cual se delimita y encuadra la actuación de la consultoría de procesos. Aquí se suele describir cuáles serán los procesos a estudiar.
• Equipo de trabajo: Detalle de cuál será el comité o equipo de trabajo que formará los recursos humanos del cliente y los de la consultora de procesos.
• Reuniones y acta de reunión: Entrega de un acta de reunión por cada una de las reuniones de trabajo que se tengan. Esto es una parte importante y que te recomendamos que exijas como cliente.
• Entregables: serán los documentos con los cuáles se han apoyado para estudiar los procesos: diagramas temporales del ciclo del proceso, fichas de procesos, diagramas de flujo, procedimientos de trabajo.
• Seguimiento: Lo normal es que se lleve a cabo una auditoría de procesos y se entregue el resultado al cliente junto con las acciones de mejora que se identifiquen.
• Verificación y cierra de proyecto: Validación con el cliente que está todo entregado y se da por cerrado el proyecto.

 

Foto: businessman suit button up

Fuente fotografía: Pixabay

Fuente bibliográfica: elaboración propia.