Relevo Generacional en tu Empresa – 4 Fases para Llevarlo a Cabo

El relevo generacional en tu empresa es un paso importantísimo, como para cualquier organización.

Es un paso en el que se va a traspasar algo más que un negocio, se trata de traspasar un:

• Proyecto familiar que sustenta a su vez a otras familias (las de los empleados).
• Esfuerzo enorme realizado durante muchísimos años por la generación previa.
• Legado.

Pero este proceso no se trata simplemente de designar a un nuevo director o gerente y que éste comience a dirigir la organización si más.

Las preguntas serían:

• ¿Cómo llevar a cabo el relevo generacional en tu empresa de una forma ordenada?
• ¿Qué hacer para asegurar el éxito de la nueva generación que liderará el proyecto familiar?
• ¿Cómo conseguir un conocimiento profundo de la organización por parte de la generación entrante que liderará el proyecto?

Estas preguntas son las que te voy a responder a continuación.

Voy a dividir este artículo en las cuatro fases que, bajo mi punto de vista, se deben dar para llevar a cabo el relevo generacional en tu empresa:

• Conocimiento de los procesos.
• Formación del nuevo equipo directivo.
• Comunicación del relevo generacional.
• Establecimiento del plan estratégico.

Fase 1: Conocimiento los procesos de la organización en tu empresa

Igual te sorprende que la fase primera de este proceso de relevo generacional en tu empresa sea el conocimiento de los procesos de tu organización.

Creo firmemente que así debe ser.

Los procesos lo son todo en una organización.

Si una persona tiene un profundo conocimiento acerca de cada uno de los procesos y sobretodo de los procesos operativos, entonces es cuando podrá:

• Pedir explicaciones a determinados resultados.
• Saber qué exigir y cuándo hacerlo.
• Identificar cuándo se hacen las cosas según los protocolos establecidos y cuando no se están haciendo así.

¿Crees que serviría colocar en una empresa a una persona como director con unos conocimientos profundos en dirección de empresas pero sin conocimiento acerca del negocio?

Exacto, no serviría absolutamente de nada, entre otras cosas porque:

• Tomaría malas decisiones.
• Le costaría muchísimo ganarse la admiración y respeto por parte del resto de empleados ya que no conoce el negocio.
• No tendría idea de qué procesos se podrían modificar ya que no los conoce.

Por lo tanto, lo prioritario, es que esa persona o personas que van a formar el nuevo equipo directivo,  conozcan a fondo los principales procesos de la organización.

Y, ¿Cómo hacer esto?

Eso es lo que te voy a describir ahora.

Dibujar el mapa de procesos en tu empresa

Si quieres conocer los procesos de una organización lo primero que debes hacer es dibujar el mapa de procesos generales de una organización.

Los procesos de tu organización los puedes dividir en tres grandes grupos.

Y por lo tanto tener procesos:

• Estratégicos: los que están relacionados con la estrategia de la organización.
• Operativos: los que están directamente relacionados con el ciclo de producción de tu producto / servicio.
• De apoyo: los que prestan soporte o ayudan a que funcionen los procesos operativos.

Gráficamente los situarías en un mapa de procesos parecido a este:

Ejemplos de procesos estratégicos pueden ser estos:

• Identificación de oportunidades del mercado, nuevos productos, servicios.
• Establecimiento de objetivos de la organización: económicos, de procesos.

Respecto a los procesos operativos, en cualquier organización existirán los siguientes:

• Comercial: en el cual un cliente solicita un servicio o producto a la organización
• Análisis de la solicitud petición del cliente: en el cual se estudia lo que hay que entregar, cómo entregarlo y cuando lo necesita el cliente.
• Producción: en el cual se prepara el servicio o producto que se va a entregar al cliente.
• Entrega del producto/servicio: en el cual se entrega el servicio o producto al cliente
• Postventa: en el cual se ofrece un soporte para las dudas, sugerencias, quejas o reclamaciones que puedan existir una vez entregado el servicio/producto.

A grandes rasgos y en términos generales, estos son cinco grandes procesos operativos desde que un cliente solicita un producto/servicio, hasta que se entrega.

Dependerá de a qué se dedique tu organización para que tengas unos procesos operativos u otros.

No es lo mismo que tu organización se dedique a transportar pasajeros a que se dedique a distribuir productos clínicos.

Los procesos operativos son el “core” del negocio de cualquier empresa, por lo que debes de identificarlos bien en tu organización.

Por su parte, ejemplos de procesos de apoyo pueden ser estos:

• Compras (excepto para una empresa que se dedique a la distribución de productos: en ese caso es probable que se trate de un proceso operativo).
• Mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones/equipos.
• Identificación, selección y evaluación de formación/capacitación.

Estudiar los procesos y pasar tiempo con los responsables de cada proceso

Una vez que tengas identificado los procesos de tu organización, lo que debes hacer es estudiarlos.

Esta tarea es una parte importantísima dentro de tu propósito de relevo generacional en tu empresa.

Ahora es el momento en que selecciones proceso a proceso y lo estudies en profundidad.

Para ello identifica quién o quiénes son los responsables del cumplimiento de dichos procesos y plantea una serie de reuniones para que, de forma conjunta, estudien cada uno de ellos.

El propósito de este estudio es que te sientes con estas personas responsables y estudies proceso a proceso todas las características de cada uno de ellos.

Para hacer este trabajo puedes apoyarte de una ficha de procesos.

Una ficha de procesos se trata de una herramienta muy sencilla para analizar al detalle cada proceso.

Esta ficha de procesos te ayudará a:

• Identificar el propósito de cada proceso (para qué existe ese proceso).
• Saber quiénes son los responsables.
• Pensar en los elementos de entrada y de salida del proceso (dónde comienza y dónde termina el proceso).
• Identificar otras partes que intervienen en el proceso.
• Definir qué controles deben existir en el proceso.
• Determinar los registros asociados al proceso.
• Definir los indicadores (métricas) del proceso.
• Describir con detalle las actividades (todos los pasos) que componen el proceso.
• Ser consciente de qué riesgos existe de que falle el proceso.

Te aseguro que si haces este trabajo con calma y de forma exhaustiva habrás entendido a la perfección cada uno de los procesos que estudies.

Como en tu organización existen muchísimos procesos, yo empezaría por estudiar los procesos operativos.

Esos son los más importantes ya que son los procesos que entregan el valor al cliente (el producto o servicio).

Esta tarea del estudio de los procesos es probable que te lleve meses de trabajo, pero valdrá la pena porque es cuándo, de verdad, vas a conocer la organización dónde trabajas.

Fase 2: Composición del nuevo equipo directivo

Teniendo muy claro los procesos de la organización, ahora la siguiente fase es identificar a las personas que formarán el nuevo equipo de dirección.

La composición de este equipo dependerá del tamaño de la organización y su estructura jerárquica.

Quizás sólo será necesario nombrar a un director o gerente, si la empresa es una PYME o Micropyme.

O quizás sea necesario designar a un consejo de administración formado por un presidente, secretarios y consejeros, si se trata de una gran empresa.

Tanto si el nuevo equipo directivo lo forma una sola persona como si lo forman varias personas, lo importante es definir claramente los roles y responsabilidades desde el punto de vista de la gestión:

• Presupuestaria.
• Operativa.
• Estratégica.

A grandes rasgos, esos son los principales tres asuntos de los que se debe encargar cualquier gerente, director o equipo directivo en una empresa.

Fase 3: Reunión para la comunicación del relevo generacional en tu empresa

La comunicación interna suele ser el talón de Aquiles de todas las organizaciones.

Si vas a llevar a cabo un proceso de relevo generacional en tu empresa, este proceso debes comunicarlo formalmente.

Cuando hayas completado las dos fases anteriores, lo siguiente es comunicar internamente y oficialmente este cambio de generación en la empresa.

Pueden llevar a cabo una reunión o acto más oficial para comunicar:

• La persona/s que se harán cargo de la dirección de la organización.
• Fecha de comienzo de ese cambio.
• La continuación con el legado que ha dejado la anterior generación.

Fase 4: Establecimiento o continuación de un plan estratégico para llevar a cabo el relevo generacional en tu empresa

Todo cambio de generación en la dirección de una empresa debe de llevar aparejado la continuación del plan estratégico de la organización.

De no tener ese plan estratégico establecido, ahora con el relevo generacional en tu empresa, es el mejor momento para establecerlo.

La elaboración de un plan estratégico puede ser todo lo sencillo o complejo que desee una organización.

Pero básicamente, cualquier plan estratégico debe detallar cuál será la estrategia de la organización para conseguir objetivos a 2 o 3 años desde un punto de vista:

• Económico.
• De cuota de mercado.
• De procesos.

Objetivos estratégicos

Dentro de tu plan estratégico deberás establecer objetivos:

• Económicos.
• De mercado (productos/servicios).
• De procesos.

Nosotros utilizamos la metodología del Cuadro de Mando Integral de los autores Robert S. Kaplan y David P. Norton para definir y ejecutar la estrategia de una organización.

Puedes leerte este artículo donde te explico el qué es un Cuadro de Mando Integral y cómo implementarlo en tu empresa.

Mejora y documentación de procesos

Mejora de procesos

La mejora y documentación de los procesos será una parte de tu plan estratégico, de eso estoy seguro.

No existe una empresa en la que dentro de su plan estratégico no incluya estos dos asuntos.

Si utilizas la herramienta del Cuadro de Mando Integral, tendrás estas dos cuestiones dentro de la perspectiva de interna o de procesos.

Los procesos sólo los podrás mejorar una vez los hayas estudiado en profundidad.

Y esa labor la has realizado en la fase I de este proyecto de relevo generacional en tu empresa.

Como previamente has trabajado una ficha de procesos, ahora lo que debes preguntarte para cada proceso es:

• ¿Qué se puede hacer de manera diferente empleando menos recursos y sin poner en riesgo el proceso?
• ¿Se puede automatizar algún paso?
• ¿Se puede eliminar algún paso del proceso sin ponerlo en riesgo?
• ¿Conseguiré optimizar el proceso si mejoro la comunicación interna entre las personas que lo ejecutan?
• ¿Existen riesgos de que pueda fallar el proceso?
• ¿Podemos abordar alguno de esos riesgos para minimizarlos?

Si llevas a cabo alguna de estas cuestiones ya habrás mejorado tus procesos.

Documentación de procesos

Ya tienes el conocimiento de los procesos, por lo tanto, puedes solicitar a sus responsables que documenten lo que previamente han estudiado en las fichas de procesos.

Puedes hacerlo mediante un procedimiento de trabajo con un formato como este:

Documentar tus procesos mediante un procedimiento de trabajo te ofrecerá como mínimo los siguientes beneficios:

• Tener por escrito la manera de actuar y el cómo se deben ejecutar los procesos, sobre todo los más críticos.
• Eliminar la concentración de know-how en empleados clave que tengan en su cabeza cómo se ejecutan los procesos.
• Disminuir los tiempos de formación/capacitación para nuevas personas que se incorporen en tu organización.
• Facilidad para sustituir a una persona cuando se va de vacaciones ya que el proceso de lo que hace está por escrito.

He escrito un artículo muy completo para enseñarte a cómo crear un manual de procedimiento en una empresa.

Léelo con calma si quieres aprender a llevar a cabo esta tarea.

Una vez tengas redactados tus procedimientos de trabajo, facilítaselos al resto de empleados que intervienen en cada proceso.

Esos procedimientos serán los protocolos de actuación para cada proceso.

Y marcarán la forma sobre cómo se deben llevar a cabo los procesos en tu empresa.

Seguimiento a los objetivos estratégicos

Con esta tarea de revisión y seguimiento a los objetivos cerraría esta Fase IV y el proyecto de relevo generacional en tu empresa.

Llegados a este punto, el nuevo equipo directivo tendrá una visión completa de la organización ya que:

• Conocerán los procesos en profundidad.
• Sabrán cuáles son las tareas dentro de su nuevo rol dentro de la organización.
• Se habrán marcado un plan estratégico a conseguir.

Sólo queda hacer un seguimiento a ese plan estratégico y por lo tanto a los objetivos estratégicos establecidos.

Si utilizas la herramienta del Cuadro de Mando Integral, esta propia metodología te dirá en qué momento debes revisar los objetivos estratégicos planteados.

Pues hasta aquí lo que quería contarte acerca de cómo llevar a cabo un relevo generacional en tu empresa.

Espero haberte ayudado con esta información.

Y ahora cuéntame tú, ¿Cómo habías planteado este proyecto en tu empresa?

Te leo y contesto en los comentarios.

Fecha de publicación: 09 diciembre 2021

Autor: Iván Torres Vega

Link artículo: https://iveconsultores.com/relevo-generacional-en-tu-empresa

Fuente Bibliográfica: Elaboración propia

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