“… Bendita ISO 9001, ¿y este es uno de los beneficios de implementar ISO 9001?”

Esta es una pregunta que nos hizo una clienta que dirige una organización sin ánimo de lucro y en la cual le estamos implementando ISO 9001.

¿Y por qué ha hecho esta afirmación y pregunta esta persona?

Pues porque a raíz de estudiar sus procesos hemos detectado que:

  • existían muchos procesos y registros de control que no se estaban cumpliendo.
  • no existía una buena comunicación interna entre dirección y el resto del equipo.
  • procesos críticos carecían de un registro como evidencia y por lo tanto no se podía realizar un rendimiento del mismo
  • no existía una descripción clara de las actividades que debía realizar cada persona dentro de la organización.

Y como estos ejemplos, más oportunidades de mejorar que hemos detectado en esta organización.

Estas cuestiones representan algunos de los beneficios de implementar ISO 9001 para las organizaciones.

Pero en este post te voy a detallar muchos más beneficios.

Y no solo voy a mencionarte beneficios desde un punto de vista teórico sino que voy a detallarte cómo ISO 9001 ayuda a mejorar el resultado económico de una empresa.

Así que si estás preparado empezamos…

8 Beneficios de implementar ISO 9001

Soy un acérrimo defensor de la norma ISO 9001 porque sé que funciona y mejora muchísimo la gestion empresarial de las organizaciones.

En términos generales estos son los 8 grandes beneficios que puede obtener tu empresa si implementas ISO 9001

esquema 8 beneficios de implementar iso 9001

Beneficios del estudio de procesos

Los procesos en una empresa lo son todo. Todo en una organización funciona por procesos.

Así que si quieres mejorar la gestión de una organización estudia sus procesos.

Cuando estudias los procesos de una empresa estás estudiando:

  • Cuál es el propósito del proceso, por qué existe ese proceso.
  • Quién es el responsable de que se ejecute estudiar procesos.
  • Otras partes interesadas que intervienen pueden intervenir en el procesos (personas dentro y fuera de la organización)
  • Qué registros de control deben existir en ese proceso que ayudan a cumplir con el propósito del mismo.
  • Métricas que se pueden extraer de ese proceso para saber cómo medir su rendimiento.

Un gran beneficio de implementar ISO 9001 es hacer este estudio de procesos porque como verás te ofrece una amplia imagen de las actividades del proceso en sí.

Normalmente al realizar un estudio de procesos terminas documentando dichos procesos en un procedimiento de trabajo.

Si tienes estos procedimientos de trabajo en tu organización, tienes un manual en el cual se describe cómo se deben ejecutar los procesos.

Siempre de la misma manera. Esto también te ayudará a realizar una estandarizacion de procesos.

Beneficio del establecimiento de objetivos y planificación para lograrlos

Pocas empresas trabajan con objetivos.

Me refiero a objetivos claramente definidos y comunicados a los trabajadores.

Te lo aseguro porque lo veo en el día a día.

La norma ISO 9001 te obliga a que establezcas objetivos en tu organización.

Y no solo que tengas objetivos, sino que hayas descrito el cómo los tienes pensado alcanzar y qué recursos vas a destinar para lograrlos.

Se pueden tener objetivos muy bien planteados en papel pero como no hayas trazado una estrategia con un plan de acción para ejecutar las tareas y haber asignado esas tareas a las personas responsables de llevarlas a cabo de nada te servirá tener esos objetivos.

El tener objetivos planteados te obliga a que recapacites acerca de qué es lo que quieres conseguir en tu empresa.

Y luego traces una buena estrategia y lleves a cabo las tareas asignadas para conseguir dichos objetivos y hacerles un seguimiento posterior.

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Beneficio de identificar de riesgos y oportunidades

Esta es la parte que más me gusta y bajo mi punto de vista la más importante junto con el estudio de los procesos.

Estamos continuamente expuestos a muchos riesgos y también oportunidades en el mundo empresarial.

Lo importante es hacer un ejercicio de identificar dichos riesgos y oportunidades.

Luego evaluarlos y por último decidir cuáles se van a abordar en la organización.

Si no haces este ejercicio de estudio de riesgos y oportunidades:

  • No habrás detectado qué tipo de amenazas tiene tu organización.
  • Desconocerás posibles situaciones o circunstancias que te lleven a mejorar tu empresa.

En alguna ocasión me ha dicho…

“… está muy bien esto de identificar riesgos pero no todos los riesgos se pueden abordar, hay que asumirlos y ya está”.

Y mi respuesta al instante es “… asumirlos pero al menos saber que existen y tener un plan de contingencia por si se materializa ese riesgo, ¿no crees?”

Asumir riesgos no significa cruzar los dedos esperando a que no aparezca y se materialice ese riesgo.

ISO 9001 te especifica que los riesgos y oportunidades en las empresas se deben identificar y abordar.

Beneficio de describir puestos de trabajo

Cuando haces una descripción de puestos de trabajo estás haciendo dos cosas:

  1. describir y dejar bien claro todas las actividades que deben de ejecutarse por parte de la persona que ocupe ese puesto
  2. detallar cuál es el perfil de la persona que debe ocupar ese puesto de trabajo (nivel de educación, formación, experiencia y habilidades)

¿Qué beneficios puedes obtener si tienes descrito los puestos de trabajo en tu organización?

Pues que todas las personas sepan qué actividades deben hacer en su día a día.

También sirve para detallar las exigencias de ese puesto y así saber qué competencias debe tener una persona que va a ocupar un puesto de trabajo en un futuro proceso de selección.

Y por último esta descripción de puestos de trabajo te servirá para comparar las competencias que requiere el puesto con las competencias que tiene la persona que lo desarrolla.

Si hubiese alguna brecha entre lo solicitado y lo que posee la persona es el mejor momento para planificar una formación o capacitación.

Beneficio de evaluar la formación / capacitación

En muchas ocasiones (en la mayoría diría yo) se hacen formaciones y capacitaciones pero no se evalúa el resultado.

¿Sirvió de algo?, ¿se cumplieron los objetivos por los cuales se acudió a la formación / capacitación?, ¿los trabajadores que asistieron podrán aplicar lo aprendido en la empresa?

Lo que se debe hacer es evaluar la eficacia de la formación no si la formación ha sido de calidad.

Yo he cometido el error de inscribirme a formaciones como “Excel nivel intermedio” y darme cuenta al segundo día que no soy un nivel intermedio de Excel sino básico y muy básico.

Por lo tanto esa formación ha sido completamente ineficaz para mí, perdí el tiempo porque me costaba horrores seguir al docente.

Cuando se realiza una formación es:

  • Para cubrir una carencia que tiene una persona en el desarrollo de su puesto de trabajo.
  • Para mejorar las competencias de una persona.

ISO 9001 lo que quiere es que no solo que se hagan formaciones / capacitaciones en tu empresa sino que sepas evaluar la eficacia de las mismas.

Esto último sí que es realmente un beneficio de implementar ISO 9001.

Beneficios de llevar un control del mantenimiento de la infraestructura

No todas las empresas tienen una cultura de mantenimiento preventivo de sus equipos.

En muchas ocasiones se ve este mantenimiento como un gasto y no como una inversión para alargar la vida útil de su maquinaria y equipos.

He comprobado en más de una ocasión con algún empresario que reparar averías sale más caro que llevar un mantenimiento preventivo periódico.

Partiendo de esta base, ¿no crees que realmente es un beneficio el poder llegar a esa cultura de mantenimiento preventivo?

ISO 9001 lo que quieres es que identifiques toda tu infraestructura que requiera de un mantenimiento preventivo, que planifiques ese mantenimiento y luego se ejecute.

Beneficios de establecer indicadores de gestión

Aparte de estudiar los procesos, lo interesante es saber cómo están rindiendo.

Y eso se consigue estableciendo indicadores de gestion en los procesos, sobre todo en aquellos que puedan ser más críticos.

Saber qué medir en un proceso es lo que marca la diferencia entre tener tus procesos controlados o no.

En este artículo “Indicadores de Gestion, para qué sirven y ejemplos de indicadores de gestión” te explico con detalle todo lo que debes saber acerca de los indicadores de gestión.

Uno de los beneficios de implementar ISO 9001 es el tener estos indicadores de gestión desplegados y medidos en el tiempo.

Beneficio de estudiar no conformidades

Identificar errores y establecer una acción para que no vuelvan a ocurrir es una tarea que ahorra muchos costes a una empresa.

Existen errores que ocurren una y otra vez de forma periódica y sistemática en las organizaciones.

Tengo claro que cada vez que se descubre un error en una empresa existe un coste detrás:

  • Coste en tiempo de trabajo (al repetir tareas o trabajos).
  • Coste monetario.

Corregir estos errores y establecer una acción para que no vuelvan a suceder es un ahorro de costes para cualquier organización.

Este valor económico y otros son los que voy a tratar de exponerte en el siguiente epígrafe.

Cómo medir los Beneficios de implementar ISO 9001 económicamente

Como consultor, trato con muchos empresarios y hasta que no les hablo de ahorro de dinero no me prestan realmente atención cuando les indico los beneficios que puede aportar ISO 9001 a su organización.

¿Cuánto crees que cuestan los errores de todo un año en una organización?

¿Qué valor económico tiene el hecho de repetir tareas como consecuencia de fallos detectados?

¿Cuánto tiempo se puede perder en los procesos de formación inicial cuando se incorpora una nueva persona por no tener los procesos documentados?

Estas son algunas de las preguntas que voy a tratar de responderte de manera cuantitativa.

Dado que implementar ISO 9001 es hacer una inversión en dinero y horas de trabajo, vamos a estudiar cómo de rentable es implementar ISO 9001 en una organización.

Para medir esto, vamos utilizar la fórmula general de rentabilidad.

Si queremos calcular la rentabilidad de una inversión debemos utilizar la siguiente fórmula:

¿Y cómo hacer este cálculo?

Para cada una de las acciones, implementaciones y tareas que se hayan llevado a cabo en la empresa y tú sepas que ha sido algo positivo:

  • Cuantifica cuál ha sido la inversión en horas de trabajo y dinero.
  • Calcula el beneficio de esa acción. Es decir ingresos –  gastos que ha producido esa acción.
  • Divides el beneficio entre la inversión

Y así tendrás la rentabilidad de esa acción.

Por ejemplo:

Supongamos que una organización que haya realizado esta acción «estudio y documentación de procesos» tiene como resultado:

  • los errores de ejecución de procesos han pasado de 10 al año a tener 6 al año.

Supongamos que cada error se cuantifica en 300€. Por lo tanto el ahorro ha sido de 1.200€

Imaginemos que la empresa haya tenido que invertir 18 horas de personal y 6 horas de un consultor externo para realizar esta labor.

Supongamos que las 18 horas de su personal se cuantifican en 270€ y las 6 horas del profesional externo 300€.

La inversión total ha sido de 270€ + 300€ = 570€

Por lo tanto la rentabilidad de estudiar y documentar los procesos es:

ejemplo numérico de rentabilidad tras estudiar beneficio de implementar iso 9001

Este 1,10 significa que por cada euro invertido en estudiar y documentar los procesos, el beneficio ha sido 1,10 veces mayor.

¡Sólo con estudiar y documentar procesos ya está ganando la empresa!

Este es un ejemplo numérico, estoy preparando más ejemplos como este que escribiré en otro post dedicado exclusivamente a hablar de la rentabilidad de implementar ISO 9001.

Y ahora cuéntame tu, ¿crees que ISO 9001 ayudará de verdad a tu negocio?
Te leo en los comentarios.

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Imagen: banco mondeas brotes verdes

Fuente imagen: Freepik

Fuente bibliográfica: Elaboración propia