Aplicar la inteligencia de negocio en cualquier organización te llevará a poder predecir muchos aspectos que ocurren en tu empresa.

Conocer qué volumen de pedidos te harán ciertos clientes en una fecha determinada, o saber cuál será el saldo medio de tesorería en el banco durante el siguiente año en tu organización son algunos ejemplos de cómo se puede anticipar una empresa a ciertos procesos gracias a la inteligencia de negocio.

Pero la pregunta es:

• ¿Qué es exactamente la inteligencia de negocio?
• ¿Por qué es importante la inteligencia de negocio en una empresa?
• ¿Dónde se aplica la inteligencia de negocio en una empresa?
• ¿Cómo una empresa puede aplicar la inteligencia de negocio?

Si te estás haciendo alguna de estas preguntas, lee con calma este artículo porque te lo voy a explicar con detalle.

Qué es la inteligencia de negocio

Se trata de la capacidad que tiene una empresa de transformar datos o indicadores de gestión, en conocimiento o capacidad predictiva.

Todas las empresas generan muchísimas actividades en su día a día:

• Atención de llamadas telefónicas.
• Pedidos a proveedores.
• Apertura de pedidos de clientes.
• Movimientos bancarios (cobros y pagos).
• Generación de facturas.
• Resolución de incidencias.
• Reuniones internas.
• Envío de emails.
• Revisiones y verificaciones de trabajos a entregar.
• Publicaciones en redes sociales.
• etc.

Para muchas organizaciones, de todas estas actividades, algunas se miden y se conoce su volumen, pero otras no.

Si una empresa decidiese medir mes a mes todo lo anteriormente descrito y lo hiciese año tras año, tendría un conocimiento enorme.

Ese conocimiento ofrecería una oportunidad grandiosa de tomar decisiones.

¿Y cómo?

Pues analizando todos esos datos recogidos mes a mes.

Estoy seguro de que si en tu empresa pudieses medir bien unas cuantas actividades y luego las analizases, se tomarían mejores decisiones estratégicas (desde dirección) u operativas (durante el día a día).

Pues de eso trata el concepto inteligencia de negocio.

Se trata de tener un sistema fiable para recoger datos en una empresa, analizarlos y luego transformarlo en conocimiento, experiencia y tener una capacidad predictiva de lo que puede ocurrir en el futuro.

Gráficamente, sería algo así:

Como estarás viendo, el reto está en establecer:

• Un sistema fiable de recogida de datos.
• Y un buen análisis de la información con la identificación de los parámetros a estudiar.

Por qué es importante la inteligencia de negocio

Los beneficios de implementar la inteligencia de negocio en una empresa son muchos, pero bajo mi punto de vista existen principalmente los siguientes:

• Tener capacidad predictiva: se puede predecir qué pasará en una actividad o un proceso.
• Mayor conocimiento: se tiene una mayor información del resultado de actividades y procesos.
• Precisión en el análisis: se tiene mayor seguridad en el estudio de los datos.
• Reducen el margen de error: se toman decisiones con mejoras datos.
• Procesos más eficaces: al conocer en profundidad lo que ha pasado a lo largo del tiempo y cómo se relaciona con otros procesos.

Dónde se aplica la inteligencia de negocio

La inteligencia de negocio se suele aplicar en las áreas de:

• Marketing.
• Ventas.
• Finanzas.
• Logística.
• Producción.

Pero se puede aplicar en más áreas como por ejemplo en recursos humanos y posventa.

Por lo tanto, cualquier proceso que genere un dato y se pueda medir y analizar, se podría incluir dentro de la inteligencia de negocio.

Por increíble que parezca, a día de hoy no está muy extendido el uso de la inteligencia de negocio en las organizaciones.

La empresa analista y de consultoría Gartner realizó una encuesta a 813 empresas entre octubre de 2017 y Junio 2018 y como resultado obtuvo el dato de que más del 87% de las organizaciones resultaron clasificadas como de baja madurez analítica y de inteligencia de negocio.

Cómo aplicar la inteligencia de negocio a tu organización en 6 pasos

Lo que voy a exponerte a continuación son una serie de pasos desde la identificación de los procesos y de las fuentes de la información a analizar hasta el análisis de datos y toma de decisiones en la inteligencia de negocio.

Los pasos que yo daría en una organización para implementar la inteligencia de negocio serían estos:

Paso 1: Define el alcance del proyecto de implementación de inteligencia de negocio

Como en todo proyecto, lo primero que debes hacer es definir cuál es el alcance del proyecto.

¿Vas a implementar la inteligencia de negocio en todas las áreas de tu organización?

¿O en algún área solamente?

Define en qué área de tu empresa vas a implementar este proyecto y asegúrate de tener la aprobación por parte de Dirección.

Paso 2: Estudia los procesos de cada área

Estudiar en profundidad los procesos en una empresa te dará una visión completa acerca de ese proceso.

Sólo si estudias bien un proceso es cuando sabrás realmente:

• Qué actividades se llevan a cabo.
• Cuándo se llevan a cabo.
• Cómo se llevan a cabo.
• Qué documentación o datos generan.

Este paso es importantísimo porque necesitas tener bien claro qué información deseas medir para cada proceso, la cual formará parte de la inteligencia de negocio.

Para estudiar los procesos de tu organización puedes utilizar una ficha de procesos que te ayude a analizar lo siguiente:

• Objeto o propósito del proceso.
• Responsables del proceso.
• Elementos de entrada y salida del proceso.
• Partes interesadas (otras personas que intervienen en el proceso).
• Controles al proceso.
• Registros asociados al proceso.
• Indicadores del proceso.
• Descripción de las actividades del proceso.
• Riesgos de que falle el proceso.

Si necesitas conocer más acerca de cómo estudiar procesos, he escrito un artículo sobre cómo hacer una caracterizacion de procesos.

Una vez que hayas estudiado en profundidad los procesos que van a estar dentro del alcance de este proyecto, es cuando vas a conocer:

• Qué información es importante medir para cada proceso.
• Cuál es el dato importante a obtener para analizarlo.
• En qué soporte se puede obtener ese dato (físico, digital).
• Cuál será el formato que contiene el dato (hoja de cálculo, documento de texto, bases de datos).

Paso 3: Decide qué es importante medir para la inteligencia de negocio

En este paso ya sabrás qué es importante medir para introducirlo en el proyecto de inteligencia de negocio.

Define, proceso a proceso, qué dato es importante medir.

Por ejemplo, si estas estudiando el área de finanzas igual te interesa saber:

• Saldo medio de la cuenta corriente: así podrías adelantarte a la solicitud de pólizas de crédito o cuándo solicitar confirming para pagar a tus proveedores.
• Periodo medio de cobro a clientes y periodo medio de pago a proveedores: con esta información podrías conocer cómo evoluciona el posible déficit y superávit de autofinanciación de la organización.
• importe medio de la cartera pendiente de cobro de clientes: así podrías tomar decisiones sobre endurecer o no la gestión de cobros y en qué meses llevarlo a cabo de manera más estricta para evitar solicitar pólizas de crédito y el consiguiente pago de gastos financieros.

Esto son sólo tres pequeños ejemplos dentro del área de finanzas.

Estoy seguro que tú sabrás en tu empresa esos datos que te encantaría tener de forma resumida y con un historial de varios años.

Y ya no solo los de un área de tu negocio, sino los datos de todas las principales áreas en tu organización.

Eso es inteligencia de negocio.

Paso 4: Fuente para obtener los datos para la inteligencia de negocio

La fuente de los datos debe ser fiable.

Esta es la principal premisa para que este proyecto se lleve a cabo sin errores ni sesgos en la información.

La información para la inteligencia de negocio, y por lo tanto los datos, puede provenir de:

• Hojas de cálculo.
• Documentos de texto en formato papel o electrónico.
• Bases de datos.

Esta información deberás de tratarla y maquetarla para introducirla posteriormente en alguna herramienta de análisis de datos.

Durante este tratamiento deberás de:

• Eliminar la información no necesaria en las hojas de cálculo, documentos de texto o bases de datos.
• Agrupar o segmentar cierta información digital quizás por atributos (sexo, edad, mes, año, procesos, etc).

El propósito es dejar sólo la información que utilizarás como input que luego introducirás a una herramienta de análisis de datos.

Durante este tratamiento y maquetación de la información deberás tener mucho cuidado de no alterar los datos que se van a estudiar.

La integridad de la información es algo importantísimo en este paso.

Paso 5: Analiza los datos mediante una herramienta

Una vez que tengas la información tratada y maquetada, deberás de introducirla en una herramienta de análisis de datos.

Para ello puedes usar herramientas como:

• Tableau.
• Power BI.
• Qlik.

Cada una de estas herramientas generará unas salidas u outputs determinadas, como por ejemplo:

• Informes.
• Cuadros de mandos.
• Gráficos.

Con estas herramientas y outputs utilizados conocerás de forma resumida:

• La evolución de los datos: por ejemplo de facturación, pedidos de clientes, quejas, reclamaciones, etc.
• Si existe o no correlación entre dos datos: como por ejemplo la relación existente entre satisfacción del cliente y años de fidelización de los mismos.
• Fase de embudos de los datos aplicados en un proceso: por ejemplo el número de personas que entran en una página web, navegan por las distintas ulr y terminan comprando algún producto o servicio.

Paso 6: Toma decisiones en base al histórico para predecir el futuro de tu empresa

Con toda esta información analizada es el momento en el que podrás tomar decisiones en tu organización:

• Mejoras o cambios de procesos.
• Lanzamiento de nuevos productos o servicios.
• Campañas de marketing.
• Mejorar el Customer Experience
• etc.

El resultado del análisis te llevará a tomar una u otra decisión.

Consideras que tu problema principal es a la hora de sacar tiempo para implementar mejoras, te recomiendo que veas el siguiente vídeo:

Bueno, pues esto es todo lo que quería comentarte acerca de lo que es la inteligencia de negocio y cómo aplicarlo en tu organización.

Y ahora cuéntame tú, ¿Has empezado a aplicar la inteligencia de negocio en tu empresa?

Fecha de publicación: 29 diciembre 2021

Autor: Iván Torres Vega

Link artículo: https://iveconsultores.com/inteligencia-de-negocio

Fuente Bibliográfica: Elaboración propia

Fuente imagen principal: Pixabay