Te toca realizar un plan de acciones correctivas (PAC) después de una auditoría externa y… ¿no tienes mucha idea cómo hacerlo?

En este post te voy a explicar con detalle qué es un plan de acciones correctivas (PAC) y cómo prepararlo en 5 sencillos pasos.

Toma nota que empiezo.

Qué es un plan de acciones correctivas (PAC)

Se trata del documento que debes entregar a los organismos certificadores para plantear el cómo se van a solucionar las no conformidades encontradas después de haber superado la auditoría de certificación inicial o una auditoría de seguimiento.

Es un documento por tanto que se entrega siempre después de haberse producido la auditoría inicial de certificación o una auditoría de seguimiento y siempre y cuando hayan existido no conformidades durante la auditoría.

Cuál es el plazo para entregar el plan de acciones correctivas

El plazo dependerá de cada organismo certificador. He acompañado a muchas auditorías con mis clientes y aún no he visto un tiempo unificado entre todos los organismos certificadores.

El plazo para entregar el plan de acciones correctivas, según lo que yo he visto, abarca desde un máximo de 30 días hasta los 90 días naturales.

Presentación o no de evidencias junto con el PAC

En términos generales, cuando se presenta el plan de acciones correctivas para las No Conformidades Mayores, se debe presentar evidencias que justifiquen la implantación de las acciones correctivas propuestas.

Las no conformidades menores no suelen requerir de evidencias a no ser que el auditor lo haya solicitado por un motivo concreto.

Cómo hacer un plan de acciones correctivas

Paso 1: Entiende la no conformidad

Debes asegurarte de entender bien la no conformidad que aparece en el informe de auditoría.

Para que no te quedes con ninguna duda, aprovecha el momento en el que el auditor está cerrando la auditoría cuando te está leyendo los hallazgos de auditoría. Es ahí cuando debes preguntar cualquier duda que tengas acerca de la no conformidad para asegurarte que la entiendes para poder trabajarla luego.

Paso 2: Corrección para cerrar la no conformidad

Céntrate primero en solucionar la no conformidad de una forma inmediata. Busca una corrección que elimine esa situación de no conformidad. En el post en el que hablo de acciones correctivas te explico la diferencia entre corrección y acción correctiva.

Paso 3: Analiza la Causa raíz

Estudia con detenimiento el por qué ha aparecido la no conformidad. Pregúntate para ello varias veces el por qué ha aparecido hasta que llegues a la causa origen, la causa raíz que ha llevado a que aparezca ese incumplimiento.

En el post en el que hablo acerca de las no conformidades explico con detalle este método.

Paso 4: Establece la Acción correctiva

Una vez tienes identificada la causa raíz, debes plantear la acción correctiva que elimine esa causa raíz. Te será muy fácil establecer esta acción correctiva si tienes bien identificado la causa principal o causas (a veces existe una multicausa).

Cuando te digo plantear es, plantear + implementar.

Las cosas no se implementan por sí solas. Deberás de concretar cómo se va a llevar a cabo esa acción correctiva: qué va a cambiar y quién o quiénes serán los encargados de llevarlo a cabo.

En caso de que existan varias causas pregúntate si con una sola acción correctiva es suficiente para eliminar las diferentes causas o por el contrario necesitas implementar una acción correctiva por cada una de las causas raíces que has identificado.

Paso 5: Verifica la eficacia de la acción correctiva

Representa el último paso. Es el paso de comprobación de lo que estás implementando está funcionando.

Lo sabrás porque la próxima vez que ocurra una situación parecida a la que originó la no conformidad, ahora gracias a la acción correctiva que está implementada, no existe desviación alguna y por tanto no aparece la no conformidad.

En ese momento sabrás que la acción correctiva implementada ha funcionado.

De lo contrario significaría que no has analizado bien la causa raíz o has implementado de forma incorrecta la acción correctiva.

mapa para establecer plan de acciones correctivas

Qué hacer después del plan de acciones correctivas

Una vez que hayas definido el plan de acciones correctivas y se lo hayas entregado al auditor, lo que debes hacer es lo que te he descrito en el paso 4 y 5 anterior:

>> Implementar la acción correctiva.

>> Verificar la eficacia de la acción correctiva.

En mucha ocasiones las organizaciones envían el PAC al auditor y se olvidan por completo de esa no conformidad hasta el año que viene cuando toca realizar la auditoría de seguimiento y entonces es cuando dices …”Ay mi madre si estaba esto aquí¡…”.

Para que no te ocurra esto, registra ese PAC dentro del sistema de gestión como una no conformidad más de tu sistema.

Así, cuándo estés registrando no conformidades o repases las que tienes actualmente te verás obligado a revisar también la que apareció durante la auditoría externa.

 

Y ahora cuéntame tú, ¿has elaborado y entregado ya tu primer plan de acciones correctivas?

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Foto: Lápiz portátil de papel

Fuente: Pixabay