Mala Comunicacion en una Empresa – Soluciónalo con este Método

La mala comunicacion en una empresa es un problema empresarial que afecta a muchísimas organizaciones.

La comunicación en general es algo que nos cuesta llevar a cabo de forma correcta, tanto a nivel personal como a nivel empresarial.

“… yo creía que ya lo sabías”, “… se me olvidó comentártelo”, “no encuentro un hueco para decirte esto”, “no te puse en copia de ese email porque pensé que no te interesaba”, etc.

Son algunas situaciones que se viven a diario en las organizaciones y que llevan a una mala comunicación dentro de la empresa.

Y detrás de una mala comunicación pueden existir:

• Trabajos mal ejecutados
• Repeticiones de trabajo
• Quejas de clientes
• Malinterpretaciones
• Conflictos entre empleados

En este post quiero abordar la problemática de una mala comunicación dentro de una empresa, estudiar sus posibles causas y establecer un método para solucionarlo.

Si en tu empresa existe una mala comunicación, este post te interesa mucho.

Por qué existe una mala comunicacion en una empresa

Aunque parezca algo sencillo, la comunicación dentro de una empresa no es una tarea fácil.

Lo primero que se debe tener muy presente es conocer por cada puesto de trabajo lo que se debe comunicar, a quién y cómo comunicarlo.

Lo segundo es querer hacerlo y ser muy consciente de la importancia que ello tiene en relación con el producto o servicio que estamos entregando a nuestro cliente.

Estos dos factores son, bajo mi punto de vista, los principales factores por los cuales existe una mala comunicación en la empresa:

• Falta de herramientas para comunicar.
• Falta de implicación / concienciación.

Esa falta de implicación o concienciación viene muchas veces incluso desde Gerencia, pero también puede venir por parte de los empleados.

Cómo analizar una situación de mala comunicacion en una empresa

Lo primero que debes hacer para analizar y arreglar una mala comunicación es ser consciente de ello y luego establecer una metodología de trabajo para analizarlo e implementar una serie de acciones para mejorar.

Este es justo el esquema estoy siguiendo en este artículo.

Dentro del análisis de este problema empresarial pueden existir múltiples causas.

Por lo tanto podríamos resumir en tres grandes causas lo que originan una mala comunicacion en una empresa.

Y a partir de cada una de esas grandes causas dividir aún más las posibles sub-causas.

Por lo tanto, podríamos dividir el problema de una mala comunicación en:

• Herramientas existentes para comunicar.
• Implicación desde Gerencia / Dirección.
• Implicación desde los Empleados.

Herramientas existentes para la comunicacion en la empresa

Herramientas para comunicar existen muchas y muy variadas.

Lo importante es detectar si una de las causas de una mala comunicación en tu empresa es la falta de utilización de estas herramientas o el mal uso de ellas.

Como herramientas para comunicar podría mencionarte:

1. Un plan de comunicación
2. Realizar reuniones periódicas
3. Un software

Plan de Comunicación

Si no existe un plan de comunicación en tu empresa deberías plantearte la opción de hacerlo y ese es uno de los motivos por los cuales existe una mala comunicacion en tu empresa.

Se trata de un recurso que te dará mucha claridad a la hora de estructurar:

• Qué se debe comunicar
• Quién debe hacerlo
• En qué momento debe hacerlo
• A quién debe hacerlo
• Por qué medio/canal se debe comunicar

En caso de que sí tengas un plan de comunicación diseñado en tu empresa pero a pesar de todo no funcione plantéate estas cuestiones:

• ¿Lo has puesto a prueba?
• ¿Se ha implementado oficialmente en la empresa?
• ¿Se ha hecho un seguimiento para comprobar que funciona?
• ¿Está el personal concienciado en su importancia y tenerlo presente cuando se deban hacer ciertas comunicaciones?

Quizás en alguna de estas preguntas está una de las causas del problema de la mala comunicacion en tu empresa.

Realizar reuniones periódicas

¿Se realizan reuniones periódicas dentro de tu organización para hacer un seguimiento al servicio que entregas al mercado o el producto que fabricas?

A mí me parece un aspecto clave en cualquier empresa de producto o de servicio.

Conocer cómo va la producción y medir si lo que hemos prometido que vamos a entregar en un plazo determinado lo estamos cumpliendo o no.

Hace un tiempo me reuní con un empresario que tenía una empresa de instalación de frío industrial.

Cuando le hice la pregunta de si hacía reuniones periódicas para conocer la situación de cada una de sus instalaciones (plazos de ejecución, problemas, incidencias, etc), me dijo que no hacía ninguna reunión.

¿Para qué debería de hacer estas reuniones? Me contestó…

Durante una instalación, cualquiera que sea, pueden aparecer mil y un problemas (de materiales, de plazos, de requisitos de cliente, de ejecución, etc).

Si no haces estas reuniones, tú como empresario no te vas a enterar absolutamente de nada de lo que ocurre en cada una de esas instalaciones.

Puedes usar un acta de reunión para dejar constancia de que se ha hablado y acordado en cada reunión. Usa un formato de acta parecida a esta si quieres

Software para gestionar la comunicación

Cada vez se utilizan más software para controlar la gestión en una organización.

Son una herramienta muy potente que podemos tener a golpe de clic en nuestro Pc o en nuestro teléfono móvil.

Pero lo importante de un software es que:

• Cumpla con los requisitos de comunicación y procesos del cliente.
• El personal sepa utilizarlo, haya sido capacitado para ello y concienciado de que es una herramienta importante para la comunicación.

Con esto no estoy diciendo que debas tener un software para gestionar la comunicación en tu empresa.

Pero si lo tienes plantéate estas preguntas:

• ¿Realmente cumple nuestras necesidades y requisitos para comunicarnos?
• ¿Hemos ofrecido la suficiente capacitación y concienciación a los empleados para que lo utilicen?
• ¿Es fácil de usar?

Si tienes un software de gestión de la comunicación y así y todo existen muchos problemas de comunicación, quizás respondiendo a alguna de las preguntas anteriores podrás detectar una posible causa a la mala comunicacion en tu empresa.

Implicación desde Gerencia / Dirección para solucionar la mala comunicacion

La implicación de Gerencia o Dirección es un pilar básico para que funcionen muchísimos aspectos y procesos dentro de una organización.

En este caso gerencia debería de velar por establecer una cultura empresarial basado en una comunicación interna en dónde:

• se quede bien claro en qué momento se debe comunicar
• existan procesos para saber cómo comunicar
• queden descritos ciertas políticas de trabajo, políticas de compras, post-ventas, de atención al cliente, etc para que todo el personal sepa cómo actuar.
• se quede bien definido para qué procesos la propia gerencia debe estar informado de lo que ocurre.
• se sepa cómo gestionar conflictos: internos (entre empleados) y externos (con clientes y/o proveedores).
• exista predisposición para modificar ciertos aspectos relacionados con su estilo de liderazgo.

Analiza si esta cultura de comunicación interna es la que desea y se trabaja desde gerencia.

De lo contrario puede que alguna de las causas de una mala comunicacion se esta.

Implicación desde los Empleados para solucionar la mala comunicacion

Los empleados son el recurso por los cuales se canalizan todos los procesos de una organización.

Por mucho que tú como Gerente quieras hacer las cosas de una forma, si no se lo explicas a tus empleados y los conciencias de ello, esos procesos no se ejecutarán tal y como tú quieres.

¿Crees que la mala comunicacion en la empresa puede venir derivado por parte de la implicación de los empleados?

Si la respuesta es que sí, mi recomendación es que primero te asegures si no existe de fondo otros problemas relacionados con las herramientas de comunicación o con la implicación de gerencia tal y como te lo he mencionado

Si no falla nada de lo anteriormente descrito y el problema está en alguno de los empleados deberás analizar el por qué esos empleados no está llevan a cabo los procesos de comunicación como se han establecido.

¿Quizás existe otro problema de fondo?

Análisis del Coste vs beneficio de las posibles soluciones

Si has analizado las posibles causas tal y como te he mencionado puede que hayan aparecido algunas posibles causas por las cuales está habiendo una mala comunicacion en tu empresa.

Una vez que conoces las causas, podrás establecer fácilmente las posibles soluciones a implementar.

Ahora bien, como los recursos de toda organización son limitados, ¿por qué soluciones comenzar a trabajar?, ¿cómo priorizar?

Si han aparecido diferentes soluciones, yo te recomiendo que analices el coste y beneficio de implementar cada una de estas soluciones.

Y además lo hagas poco a poco.

El coste es fácil de medir: en tiempo y/o en dinero.

El beneficio mídelo por el impacto positivo que esa solución va a ofrecer a tu empresa.

Como todo lo vas a representar en dinero, puedes utilizar una matriz como esta para reflejar el resultado de ese análisis:

Ten en cuenta también las consecuencias que puede tener la implementación de esa solución desde el punto de vista interno, desde el punto de vista de los clientes, proveedores y otras partes interesadas.

Si le dedicas tiempo y esfuerzo habrás identificado las soluciones más viables y como consecuencia, tendrás una parte importante del éxito asegurado.

Como implementar la solución al problema de mala comunicación

El éxito de cualquier solución empresarial está tanto en el correcto análisis como en la correcta implementación de la solución.

De nada sirve un análisis muy exhaustivo si la ejecución de la solución es caótica o muy mala.

Y también a la viceversa. No sirve la ejecución a la perfección de una solución si no representa uno de los problemas correctamente analizados e identificados.

Yo te propongo que la implementación de esa solución la lleves a cabo de la siguiente forma:

• Haz un listado de todas las actividades a llevar a cabo.
• Establece algunos indicadores o métricas para medir el éxito de esta solución.
• Comunica al equipo de trabajo cuáles son sus tareas: asegúrate de que los trabajadores entienden bien la tarea.
• Consigue el compromiso por parte de ellos, para que la solución se ejecute con éxito.
• Establece un plazo de ejecución y terminación de las actividades asignadas.
• Haz un seguimiento a las actividades que deben llevar a cabo los empleados para asegurarte de que se están ejecutando de la forma correcta.

Bueno pues esto es todo lo que quería escribirte acerca de la mala comunicación en una empresa, cómo analizarlo y un método para solucionarlo.

Consideras que aún no ha sido suficiente, aquí tienes un vídeo con más métodos para solucionar este tipo de problemas:

Ahora te pregunto yo a ti, ¿tienes algún método distinto a este para analizar un problema de mala comunicación?

Te leo en los comentarios.

Foto: argument-loud-discussion-conflict

Fuente: Pixabay