Este post lo voy a dedicar a detallar cuáles son las lecciones aprendidas en enero 2020, lo que afirmo, lo que he hecho bien y lo que he hecho mal para intentar conseguir mi objetivo que es aumentar la visibilidad de esta página en Google.

Creo firmemente en el poder de internet, entre más visibilidad tiene tu marca en la red más posibilidades tienes de que contraten tus servicios. Para ello tienes que adaptarte al nuevo paradigma de esta era digital en la que tienes que compartir contenidos ya que de otra forma es imposible que alguien que no te conoce y que puede estar en la otra parte del planeta sepa quién eres y lo que sabes hacer bien.

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lecciones aprendidas en enero 2020

Cierta información delicada es mejor consultarla con los organismos públicos.

Tenemos un cliente que dada su actividad le aplica una normativa de suelos contaminados. Esta normativa es un poco confusa porque no queda claro si es necesario enviar unos informes acerca de la situación de la empresa respecto a la generación de nuevos residuos y su posible contaminación al suelo.

El caso es que el proveedor de nuestro cliente, quien le retira los residuos peligrosos, le aseguraban que no tenían que realizar ninguna comunicación y nosotros teníamos apuntado de años anterior una nota en dónde dejamos por escrito que habíamos hablado con la consejería de medio ambiente y nos habían dicho que sí había que presentar esta documentación.

Comenzó una pequeña lucha de conocimiento entre el proveedor de residuos y nosotros… y ya sabes que lo normal cuando se discute sabiduría y conocimientos entran los egos a la batalla (cosa que no debería suceder pero irremediablemente sucede).

Decidimos comentar al cliente que llamase al propio organismo público para comprobar la necesidad o no de la comunicación de estos informes y tras la llamada el cliente nos dijo que sí eran necesario. Esa vez tuvimos razón pero otras veces somos nosotros los que nos equivocamos.

Por lo tanto esta es una de las lecciones aprendidas en enero 2020: si tienes dudas acerca de normativa ambiental, no tienes porqué hacer caso a un proveedor o consultor externo, vete directamente a la fuente de la normativa, pregúntale al organismo público competente y ahorras tiempo y te aseguras de lo que estás haciendo.

Cuidado con los cambios de programas o software de gestión.

Es la segunda empresa que nos encontramos que hacen un cambio en su software de gestión y les ocurre un desastre.

Primer desastre

En el primer caso se trata de una empresa que estaba trabajando con el software de un proveedor pero no les convencía la solución así que decidieron cambiar. Otro proveedor les prometió una mejor capacidad de análisis tipo informes y métricas, así que tomaron la decisión de cambiar.

Lo que pasó y no se tuvo en cuenta es que el primer software también gestionaba todos los correos y al hacer el cambio se perdieron todos los correos de la bandeja de entrada y la de salida.  Eso bajo mi punto de vista es un desastre porque en los correos electrónicos hay mucha información y evidencias de cumplimiento de requisitos legales, de clientes, etc.

Esta empresa con nosotros no tenían contratado ISO 27001, solo ISO 9001 pero si lo hubiesen tenido existe un control de la norma que hace alusión a los cambios en los sistemas de información y te advierte de las medidas a adoptar a la hora de hacer estos cambios.

Para futuros clientes aunque no tengan contratado ISO 27001 si nos enteramos de que van a realizar un cambio de este tipo lo que les recomendaremos es:

  1. Hacer copia de seguridad de sus correos siempre y cuando tengan configurado en su servidor hosting los correos como POP.
  1. Recomendar siempre la configuración del correo en el servidor hosting como IMAP.

La diferencia es que el protocolo IMAP almacena los correos electrónicos en el propio servidor mientras que el protocolo POP los descarga en el gestor de correo que utilices y sólo almacena los últimos 3 días en el servidor, el resto son borrados.

Segundo desastre

El otro desastre con la otra empresa cliente fue incluso peor. En este caso llevaban muchos meses trabajando la implantación de un nuevo software con un módulo adaptado a la actividad de nuestro cliente que les permitía llevar la gestión de su actividad de comercialización y además la posibilidad de facturar mediante el software.

El problema vino en el momento de ejecutar una actualización, la sorpresa fue que cuando terminó la actualización el software paso a su versión estándar perdiendo todas las funcionalidades específicas que fueron creadas para nuestro cliente. Y por si esto no fuera poco se perdió todo la información que contenía.

Nuevamente esto es ISO 27001, seguridad de la información y las dos preguntas que le hicimos al cliente fueron:

  • ¿Y las copias de seguridad? por suerte sí se estaban haciendo pero no se podía importar una copia de seguridad ya que la versión actualizada era la estándar y no la adaptada con la que ellos estaban trabajando.
  • Y la segunda pregunta fue: ¿y que dicen las cláusulas SLA de tu proveedor acerca de las actualizaciones y acerca de su soporte mensual que te están cobrando? No sabían qué era eso de cláusulas SLA.

Por si es la primera vez que lo escuchas SLA viene de Service Level Agreement. Son los acuerdos a nivel de servicio que debe de contener un servicio de software tanto en la nube como en una instalación de una maquina del cliente. Lo que se firma en estos acuerdos es el nivel de servicio desde el punto de vista de la operatividad y la continuidad del negocio que cubra a la empresa que está usando dicho software.

En este caso en su contrato no estaba contemplado esta situación, ni si existía soporte en caso de necesidad de actualizar el software y claro el proveedor no se hizo responsable.

Esto fue un auténtico desastre que les dejó sin facturar durante unos días y con un nivel de servicio muy, muy degradado. Mientras tanto los esfuerzos se centraron en reestablecer la versión del software con las funcionalidades implementadas en el inicio para luego ejecutar la copia de seguridad.

Por lo tanto esta fue otra de las lecciones aprendidas en enero 2020: Cando pongas en manos de un software la gestión administrativa de tu empresa revisa bien el contrato del proveedor para ver qué garantías te ofrece en cuanto a disponibilidad, continuidad, copias de seguridad, mantenimientos preventivos (actualizaciones) y mantenimiento correctivos.

Que afirmo:

  • Realizar auditorías internas refuerza mucho el cumplimiento de procesos y procedimientos.

Cada vez que realizamos una auditoría interna y revisamos el cumplimiento de procedimientos de trabajo nos damos cuenta de lo importante que es hacer esta revisión.

Aparecen siempre varios aspectos a mejorar, información que de repente no conocían empleados supuestamente encargado de realizar ciertas labores y posibilidades de automatizar ciertos pasos administrativos o de comunicación.

Aunque pueden existir ciertos momentos de tensión cuando se descubre que no se están cumpliendo los procedimientos de trabajo (ahí me toca apaciguar el ambiente y reforzar la idea de mejora y no de error/castigo) al final siempre se llega a la conclusión de que es algo positivo para la empresa. Incluso en la última auditoría que hice este mes me pidieron que por qué no hacíamos dos auditorías internas al año.

  • Delegar y supervisar el trabajo realizado está siendo importantísimo para poder sacar tiempo, por ejemplo para escribir estos informes y otros artículos que ves publicados.

Qué he hecho bien:

  • Continuo escribiendo en el blog a ritmo de un post a la semana y eso se está traduciendo en cada vez más visitas a la página web.
  • Priorizar lo importante ante muchos frentes abiertos. Primero siempre va la consultoría y los proyectos que tenemos abiertos y luego todo lo demás (escribir en el blog, modificar anuncios, mejorar nuestro documento de oferta… y todo lo que nos ayude a mejorar).

Qué he hecho mal:

  • He mejorado algo la hora de levantarme de la cama para empezar a trabajar pero de momento no consigo hacerlo antes de las 06 am. Si me levantase a las 05.30 am podría estar en el trabajo a las 06.30 am y a las 09 am cuando casi todo el mundo está empezando, yo ya tendría avanzado el trabajo y podría terminar antes para disfrutar de la tarde. Lo seguiré intentando…

 

  • Ladrones del tiempo:

Google Analytics y Alexa son herramientas muy útiles para analizar el tráfico a una página web pero se puede convertir en algo “adictivo” sobre todo cuando comienzas a ver que tienes más visitas a tu web.

Este mes he mirado demasiadas veces los datos de tráfico para ver cómo va, hacer cálculos y luego estimar cuántas visitas que puedo tener al final de mes.  Eso a lo que me ha llevado es a distraerme y perder mucho tiempo que podría haber dedicado a otras cosas más productivas.

La verdad que una tontería ¡Y que más da! ¿que más da si son 15, 16 o 17 mil visitas al mes? Mi objetivo es tener muchísimas más visitas que esas pero en el largo plazo…

Así que lo que debo hacer es mirar esto SÓLO una vez al mes y ahí analizar las dos, tres métricas que me interesan y hasta el mes que viene.

¿Tú también tienes ladrones del tiempo?

Para aumentar la visibilidad de esta web notablemente en Google tengo que hacer mediciones de este proceso dentro de la estrategia y lo voy a hacer mediante la medición de estos indicadores:

Visitas a la web durante el mes de enero 2020:

Las navidades se notaron hasta el día 13 enero que creo fue lunes y comenzó a aumentar el tráfico a la web.

16.355 usuarios visitaron la web.

45.691 visitas a las distintas páginas de la web.

Comparativa Diciembre 2019 vs Enero 2020

El 20 enero algo pasó que hizo dar un salto al alza en la tendencia de las visitas a al web. Es muy probable que se haya posicionado uno o dos artículos porque el cambio fue considerable.

Desglose de visitas en Google Analytics durante el mes de enero 2020

Visitas de tráfico pagado: 10.407

Visitas de tráfico gratuito: 5.382

Altas de suscripciones de este mes: 170

Bueno, pues hasta aquí este informe de lecciones aprendidas en enero 2020

¿y a ti que tal te fue el comienzo de año 2020?

Foto: Aprendizaje, sugerencia

Fuente: Pixabay