Este es un post de invitado del equipo de la Agencia NeoAttack, en este artículo nos van a hablar sobre cómo gestionar las bases de datos de tu empresa.
La gestión de la información de los clientes actuales de una organización y los potenciales clientes respecto a hábitos de consumo y los tipos de productos y servicios a consumir juegan un papel cada vez más importante en esta era de la información digital.
Por lo tanto no dejes de leer este post que te ayudará con la gestión de tu base de datos en tu organización.
Sin más te dejo con el artículo.
Contents
¿Qué es una base de datos?
Aprender a cómo gestionar bases de datos, en especial si posees tu propia empresa, es un asunto de gran importancia en la actualidad. En el pasado, aquel activo de mayor relevancia y valor de las empresas, era su materia prima, es decir, lo que producía; sus productos.
Sin embargo, en la era moderna, con la aparición de tantas nuevas tecnologías, han ganado mayor peso los datos y la información de las mismas.
De aquí la importancia de gestionar las bases de datos de las empresas de la mejor manera posible.
Ahora bien, lo primero que debemos tener claro, es ¿qué es una base de datos?
Pues, no es más que la concentración completa de una determinada información con un objetivo o tema en común, o en este caso, correspondiente a una empresa.
La finalidad de una base de datos es permitir acceder fácilmente a la información en ella almacenada, pero para esto es esencial que se gestione bien, de lo contario no será más que un cúmulo de información desordenada.
Dicho esto, con un almacenamiento y gestión de calidad de los datos de tu empresa, el acceso a cualquier información de la misma tras una búsqueda, será inmediato o bien en un sumamente corto período de tiempo.
Lo que mejorará radicalmente a su vez la calidad de tu empresa y la eficacia en todos los departamentos y en las labores que en ella se lleven a cabo.
Si bien estamos hablando de bases de datos de manera general, también podríamos dividirlas en tres tipos:
- Bases de datos relacionales
- Bases de datos jerárquicas
- Bases de datos en red
De estos tres tipos, el más empleado para empresas debido a lo eficaz y moderno que es, es el de bases de datos relacionales.
Sin embargo, los tres tipos cumplen con las funciones básicas de toda base de datos, como lo son:
- Introducir y ordenar información,
- Facilitar la realización de informes,
- Permitir y procesar consultas, entre otras.
¿Cómo ha afectado a las empresas la creciente relevancia de las bases de datos?
El cambio de ser la “materia prima” lo más importante de una empresa, a serlo ahora «la información y los datos», ha traído como consecuencia que las empresas tengan gran cantidad de gastos enfocados en adquirir nuevas tecnologías y expertos que les faciliten el manejo de su información, o bien gestionar bases de datos de gran tamaño, de la más veloz y mejor manera posible.
¿Cómo debes gestionar las bases de datos de tu empresa?
Para gestionar bases de datos de una empresa de manera correcta, sugerimos seguir las siguientes pautas:
1. Define y delimita los objetivos de tu empresa
Lo primero que debes hacer antes de empezar a gestionar la base de datos de tu empresa, es definir y delimitar los objetivos de la misma.
De esta forma podrás saber cuáles son los datos que verdaderamente necesita tu empresa para surgir y tener éxito, evitando así, almacenar y procesar datos innecesarios o basura.
Lo que sugerimos para esto, es que elabores un plan con ayuda del personal, para definir los objetivos de tu empresa, los cuales deben ser perseguidos por todos los que en ella laboran.
2. Engloba toda la información en una misma base de datos
Este paso, a pesar de no ser seguido por gran cantidad de empresas, es de gran importancia para mejorar el rendimiento, velocidad y calidad de tu compañía.
No sigas malos pasos, y haz de tu base de datos una que esté unificada, y no repartida entre los diversos departamentos que la componen.
Adicionalmente, recomendamos lo siguiente:
- Facilita las consultas con ayuda de filtros: Para gestionar bases de datos de la mejor manera, se deben incorporar filtros, pues estos facilitarán aún más y otorgarán mayor velocidad en el momento de realizar la búsqueda de alguna información en estas.
- Asigna un orden o un sentido a los datos: De igual manera, esta segunda recomendación dotará de mayor eficacia y rapidez a las consultas que se hagan en la base de datos de tu empresa.
3. Haz uso de herramientas de gran utilidad
Para una buena y correcta gestión de la base de datos de tu empresa, necesitarás de la ayuda de alguno de los más recientes y útiles programas o softwares especialmente diseñados para ello, como los siguientes:
- MySQL Database
- SQL Server
- Access
- Hubspot CRM
- Visual FoxPro
- Oracle
En caso de que te resulte difícil adquirir alguno de esos softwares o programas debido a lo costosos que pueden ser, te sugerimos recurrir a la adquisición de algún minicrédito que te facilite implementar dichos programas para gestionar bases de datos pertenecientes a tu empresa.
4. Revísala regularmente y mantenla actualizada
Es muy importante que de manera regular sometas a la base de datos de tu empresa tanto a actualizaciones como a una revisión profunda, para así asegurarte de que esté operando correctamente, lo que en algún momento podría dejar de hacer debido a tanto movimiento de datos e información.
5. Mantenlo todo seguro a la hora de gestionar tu base de datos
Cómo último elemento a tomar en cuenta para gestionar las bases de datos de tu empresa de la mejor manera, se encuentra la seguridad de los datos e información que en ella residen. Debes de tener claro primeramente cuál es el tratamiento de la informacion de esa base de datos.
Así que, para no perderla ni sufrir robos de información, lo que deberás hacer es contar con un buen antivirus, mantener activo el firewall, filtrar los correos para no visualizar o recibir correos no deseados y realizar un escaneo regular en busca de malware. No te vayas a descuidar por ninguna razón con este factor clave.
Gestionar correctamente la base de datos de una empresa, es sin duda alguna, una de las labores más importantes para asegurar la prosperidad y el éxito de esta.
Es por esto, que cualquier inversión de dinero en herramientas y en expertos, así como de tiempo, con el objetivo de asegurar una estupenda gestión y funcionamiento de dicha base de datos, valdrá por completo la pena.
Adicionalmente, si lo prefieres, y consideras que no se te daría muy bien gestionar bases de datos por tu cuenta, siempre podrás recurrir a servicios de validación o normalización de datos, con los que conseguirás obtener rápidamente y vía online, una base de datos correcta, así como homogénea y actualizada.
Con esto, concluimos este post, esperamos que lo hayas disfrutado y que te sea de mucha utilidad para ti y tu empresa ¡Éxitos!
Foto: monitor
Fuente fotografía: NeoAttack
- Licenciado en Administración y Dirección de Empresas,
- Colegiado nº1498 por el colegio de economistas de Las Palmas de Gran Canaria,
- IRCA Certified ISO 9001 Lead Auditor con nº ENR-00555531
- Experto en Customer Experience Management
En mi web podrás encontrar información gratuita de mucho valor que comparto para mejorar la gestión de las empresas.
También encontrarás otros recursos como libros y otras herramientas que ofrezco al mercado para profundizar en las áreas que conozco y ayudar así a las organizaciones a ser más competitivas.
Autor del libro Como Implantar ISO 9001:2015 Paso a Paso.
Autor de la Academia Online IVE Academy