¿Como llevas el deporte y el mantenerte en forma? ¿Mal? bueno, bueno, si tú andas así, no me puedo imaginar cómo debe de estar tu empresa… O ¿acaso crees que las empresas no tienen por qué ponerse en forma…? No olvides que para que tu sistema de gestión de la calidad se fortalezca y puedas sacarle el máximo partido debes de trabajar tus objetivos e indicadores.

Trabajarlos al igual que cuando vas al gimnasio… Si alguna vez has pisado un gimnasio conocerás la tan famosa premisa para ganar músculo, una combinación que no deberás saltarte:

[Objetivos + entrenamiento + alimentación + descanso]

Pues lo mismo sucede con tu empresa, en el cual la musculatura la componen fundamentalmente los objetivos e indicadores de gestión.

Pues bien prepárate porque ¡hoy seré algo así como tu personal trainer!… te prometo que, si sigues los siguientes 4 pasos, conseguirás que tus objetivos e indicadores se hagan fuertes como una roca!… y lo mejor de todo, sin necesidad de ir al gimnasio y de sudar la gota gorda.

¡Empezamos!

Paso 1. Definición de objetivos e indicadores y la estrategia a seguir para alcanzarlos. [Tus objetivos y tu tabla de entrenamiento en el gimnasio]

Como primer paso debes tener claro cuáles van a ser los objetivos e indicadores de gestión para tu organización. El cómo definir unos objetivos motivadores y alcanzables lo traté en un post anterior así que te recomiendo su lectura si no lo has hecho.

A modo de resumen te recuerdo que:

Los objetivos son metas que pretendes alcanzar, se han de definir de tal forma que estén estrechamente relacionados con lo planteado en tu Política de la Calidad, han de ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y acotados en el tiempo.

Los indicadores son métricas o valores utilizados para medir o comparar resultados de diversos procesos o actividades en una empresa.

Seguro que te habrás puesto a lo largo de tu vida mil y una metas que luego abandonas nada más empezar… o acaso soy el único al que le ha pasado proponerse a principio de año tantos y tantos propósitos que cuando llega febrero ya quedan en el olvido. ¿Por qué nos pasa eso? Pues porque no establecemos una estrategia, un plan de acción a desplegar para lograr ese propósito.

Con los objetivos e indicadores de gestión pasa lo mismo; si no los apoyas con una sólida estrategia o plan de acción, acompañada además de la oportuna comunicación a todos los involucrados en conseguirlos, estos objetivos e indicadores caerán en el olvido, nadie se preocupará por ellos y con el paso de un par de meses nadie recordará que existen.

Ten en cuenta que en este paso 1 es necesaria la absoluta implicación de la Alta Dirección de la empresa ya que los objetivos del sistema de gestión de calidad deben ir de la mano de los objetivos estratégicos de la organización.

Paso 2. Poner en marcha la estrategia [Entrenamiento en el gimnasio]

La estrategia será tu mejor arma para conseguir el cumplimiento de tus objetivos e indicadores. Además te ayudará a controlar y medir el cómo se están comportando con el paso del tiempo y te permitirá realizar las oportunas modificaciones si detectas que los resultados que estás alcanzando no son los que esperabas.

Para poner en marcha la estrategia, deja bien definido:

1. Qué tareas se habrán de realizar para alcanzar los objetivos e indicadores.
2. Quiénes serán los encargados de llevar a cabo las tareas del plan de acción.
3. Cuándo deben llevarlas a cabo.
4. Cuándo se ha de medir si se están alcanzando los resultados esperados.
5. A quién se presentarán esos resultados conseguidos.

Un error en que suelen caer las organizaciones a la hora de poner en práctica la estrategia es el no tener presente que, para el éxito de éstas, es imprescindible que el personal implicado, debe de estar informado en relación a los objetivos marcados y cómo su trabajo contribuirá a alcanzarlos; además de estar lo suficientemente formado para llevar a cabo dichas tareas.

Deberás también de establecer los grados de responsabilidad en todos los niveles de la organización y tener en cuenta la carga de trabajo que existe para cada departamento o persona antes de asignar estas nuevas responsabilidades o tareas a realizar.

Mi experiencia como consultor me dice que cuanto más preciso seas a la hora de determinar las personas responsables de llevar a cabo las tareas que describas en el plan de acción y el momento en que se deben de realizar (un día de la semana, del mes, etc.), más probabilidades de éxito tendrás en la consecución de los objetivos e indicadores. Además, así evitas lagunas en relación a responsabilidades y tiempo… “no, pero eso lo tenía que hacer Alfredo, yo soy solo un mandado”, “ya lo haré mañana”, “eso no es de mi departamento, eso es del departamento de calidad”… te suena? 😉

… mi experiencia como consultor me dice que cuanto más preciso seas a la hora de determinar las personas responsables de ejecutar las tareas y el momento en que se deben de realizar más probabilidades de éxito tendrás.

Paso 3. Análisis de los resultados. [Alimentación después del gimnasio]

De nada sirve todo el trabajo llevado a cabo anteriormente, si luego no te paras a medir y analizar los resultados que estás obteniendo.

<< lo que NO se mide, NO se conoce y lo que NO se conoce, NO se puede mejorar >>

Así que, recoge datos, mide, controla… pero sobre todo analízalos después. Retroalimenta tu estrategia con los resultados obtenidos.

¡Párate! No sigas por un segundo y dedica tiempo a analizar cómo van tus objetivos e indicadores. Mide el resultado que han alcanzado cada uno de ellos y compáralo con el valor que te habías marcado al principio. Haz esto periódicamente: mejor mensual que trimestral, mejor trimestral que cuatrimestral, mejor cuatrimestral que semestral… Quiero decirte que debes de medir con cierta regularidad, no pretendas hacer una medición anual para así ahorrarte trabajo porque de esa manera no tendrás la posibilidad de rectificar en caso de ver que no has conseguido los valores que te habías fijado desde un principio.

Lleva a cabo un seguimiento temporal de tus objetivos e indicadores que te permita controlarlos y actuar ante tendencias positivas o negativas. Así, si observas que no estas alcanzando los resultados esperados podrás actuar modificando las estrategias establecidas para su logro o redefinirlos de manera más realista.

Paso 4. Actúa ante los resultados y espera por la mejora que habrá de llegar. [Descanso  después del gimnasio]

En el momento de medir los resultados podrán ocurrir dos cosas:

a. Estas llegando a los resultados esperados: Si alcanzas los resultados planteados para los objetivos e indicadores ¡genial!, cuando llegue el final del periodo de medición para ese objetivo e indicador que te has marcado proponte una nueva meta un poquito más ambiciosa. De esta forma tu sistema de gestión de la calidad tendrá siempre un enfoque basado en la mejora continua.

b. NO estás llegando a los resultados esperados: Si al medir observas que no has llegado a ese número, a esa cifra que te has marcado deberás analizar el por qué. El por qué puede tener muchas explicaciones pero las más comunes son estas:

• No has llegado al valor porque lo has establecido demasiado ambicioso (no fuiste realista cuando estableciste este valor).
• No has llegado al valor por un motivo puntual que has identificado y sabes que vas a llegar la próxima vez que midas.
• No has llegado al valor por un cambio importante en el contexto de tu empresa que le ha afectado negativamente.
• No has planteado bien la estrategia (no has dejado claro qué tipo de tareas se han de realizar, quién ejecutará dichas tareas o en qué momento se han de ejecutar).
• No has ejecutado la estrategia ya que no has llevado el plan de acción que estableciste inicialmente.
• No has seleccionado a las personas correctas para ejecutar las tareas (falta de formación, información o motivación en el personal asignado a realizar las tareas).

En caso de que no estés llegando a los resultados esperados puedes redefinir el valor a conseguir si observas que en varias mediciones no alcanzas el resultado o quizás lo que debes hacer es simplemente esperar porque sabes que los resultados llegarán. Eso dependerá de ti y del análisis que realices a los resultados de los objetivos e indicadores.

Y ahora que sabes cómo alcanzar tus objetivos e indicadores, ¿te animas?

Ya tienes las 4 claves para empezar a poner en forma a tus objetivos e indicadores y así sacar partido a tanto y tanto esfuerzo escondido detrás de tantos procesos, procedimientos, planificación, verificación, objetivos, indicadores… venga, anímate y empieza a presumir musculatura en tu empresa.

Fotografía: Muscled male model with strong arms

Fuente Fotografía: Shutterstock