¿Tienes dudas acerca de que es trazabilidad?

¿No estás seguro de si la trazabilidad aplica a los productos o servicios que entregas al mercado en tu empresa?

En este post te lo explico paso a paso.

Que es trazabilidad

Según la RAE, trazabilidad es:

definicion trazabilidad según RAE

Y según la norma ISO 9000, trazabilidad es:

definicion trazabilidad según ISO 9000

Por lo tanto a la pregunta de que es trazabilidad podemos decir que:

“es la posibilidad o capacidad para identificar un producto o un servicio desde un punto de origen a un punto final en un proceso de fabricación y/o distribución”.

Pero fíjate también como ambas definiciones (la RAE en el apartado 3 y la ISO en la Nota 2) hacen alusión al concepto de medición o metrología.

De este concepto de metrología, se obtiene otra definición de lo que es trazabilidad.

Trazabilidad metrológica, según el VIM (Vocabulario Internacional de Metrología) es:

definicion trazabilidad metrológica según VIM

Por lo tanto el concepto de trazabilidad también hace alusión a un resultado de mediciones que se realizan para verificar la exactitud de un instrumento de medida.

Tipos de trazabilidad

Como has podido leer en el apartado anterior existen dos grandes conceptos cuando se habla de que es trazabilidad:

  • La Trazabilidad documental
  • La Trazabilidad metrológica

Trazabilidad documental

Se trata de la trazabilidad que te he definido en el apartado anterior y la que hace alusión a la capacidad para seguir el rastro de un producto o servicio a lo largo de su cadena de producción y/o suministro.

Existen muchas situaciones en las que la trazabilidad es algo fundamental. Estos son algunas de esas situaciones:

  • En el momento de la compra-venta productos de alimentación: se trata incluso de un requisito legal el poder trazar la cadena de suministro y de producción de un producto que se distribuye al mercado.
  • Para el sector de la construcción en el momento de instalación de material de construcción a una obra: se trata igualmente de un requisito legal para muchos de los materiales de construcción que se instalan en una obra.
  • Dentro de la industria del motor en el momento de la instalación piezas en un vehículo.
  • Para el sector del comercio electrónico con el número de serie que se asigna a un pedido realizado por internet para hacer un seguimiento de por dónde va hasta llegar a su destino.
  • En cualquier sector en el que se tenga identificado a un cliente y su expediente (en relación a los productos y servicios que se le han entregado).

En todas estas situaciones la trazabilidad documental juega un papel importantísimo para poder entregar un producto o servicio en situaciones controladas y con garantías.

Un hotel que compra huevos y otros productos a un productor querrá tener muy bien controlado cualquier incidente que ocurra con dichos productos de alimentación para retirarlos y evitar que sus huéspedes puedan intoxicarse.

Una constructora deberá conocer cualquier lote defectuoso en el hormigón o hierro que compra para poder garantizar la seguridad en sus construcciones.

Cualquier persona que compra por internet un producto necesitará tener un número de localizador para saber por dónde viaje su paquete y poder así realizar cualquier reclamación en caso de extravío.

Y así podemos identificar muchísimas situaciones en las que la trazabilidad se convierte en algo primordial.

Trazabilidad metrológica

Aquí está el otro concepto acerca de que es trazabilidad.

En este concepto se hace referencia a un resultado de mediciones que se realizan para verificar la exactitud de un instrumento de medida.

Si en tu organización utilizas instrumentos de medida, y mediante ese instrumento puedes ofrecer la conformidad o la no conformidad de un producto o servicio, entonces a tu empresa le aplica este concepto de trazabilidad metrológica.

Por ejemplo.

Una oficina donde se realizan las inspecciones técnicas de vehículos (en Españas las llamamos ITV) deberá asegurarse de que el equipo que utilizan para medir la capacidad de frenado de un vehículo (frenómetro) mide de forma correcta.

Por lo tanto este frenómetro debe someterse a un proceso de calibración el cual implica realizar distintas mediciones con este frenómetro y comparar sus resultados con una medida patrón nacional o internacional.

De esta forma se podrá asegurar de que el equipo que se está utilizando para realizar estas mediciones de frenada es “conforme” para emitir un certificado de “apto” a los vehículos que pasan por esta inspección y pueden circular sin ser un peligro circulando en la carretera.

Ejemplo de trazabilidad documental

Bien, de momento te he explicado el concepto de trazabilidad documental y el de trazabilidad metrológica.

Pero, ¿cómo aplicar y cumplir esta exigencia en tu negocio?

Voy a ponerte un ejemplo de trazabilidad documental.

Imagina que tu negocio se dedica a la compra y venta de productos de alimentación.

Como te comenté antes todo lo que tiene que ver con la industria de alimentación es necesario que lleves muy a raja tabla el asunto de la trazabilidad.

Lo que quiero exponerte es una situación de compra y venta, de por ejemplo, un producto lácteo como la leche.

El objetivo será poder seguir el rastro de un pedido de leche que realizas a tu proveedor hasta la entrega de una parte de ese pedido a un cliente en concreto. Eso es trazabilidad.

Para que la trazabilidad sea correcta, todas las partes que intervienen en el proceso de la producción y distribución de la leche deben de tener un sistema adecuado para seguir el rastro de esa producción/distribución.

Simplificando el ejemplo, supón que el mismo proveedor que le haces el pedido de leche tiene su granja propia y envasa le leche él mismo.

Vamos a suponer además que a ese proveedor le pides 50 cajas de leche en formato de 1 Litro.

Al entregarte el pedido, el albarán de entrega de tu proveedor se ha de identificar el tipo de producto que está suministrando, su fecha de caducidad, fecha de envasado y número de lote de esa producción en concreto.

Esta información podría presentarse algo así:

Ejemplo albarán de compra para explicar que es trazabilidad

En el momento en que tú la vendes lo importante es que mantengas ese número de referencia o lote porque de lo contrario rompes la cadena y serías capaz de seguir la trazabilidad de ese producto que has comprado y que has puesto en el mercado.

Imagina que le vendes a un cliente 3 cajas de esa leche que has comprado.

En tu albarán de venta la información deberá aparecer algo así:

Ejemplo albarán de venta para explicar que es trazabilidad

En el caso de la alimentación, con respetar la numeración de los lotes de tus proveedores mantendrás la trazabilidad de ese producto.

Así ante cualquier emergencia alimentaria que te avisen tus proveedores podrás identificar qué lote está contaminado para que tú avises a su vez a tus clientes a los que les has suministrado ese mismo número de lote.

 

Bien pues esto es todo lo que quería comentarte acerca de que es trazabilidad y cómo aplicarla en tu empresa.

Ahora cuéntame tú, ¿cómo controlas la trazabilidad en tu organización?

Foto principal: codigo de barras

Imagen ejemplo albarán compra: diseño factura negra

Fotografía ejemplo albarán venta: plantilla gris factura