Si estás trabajando con ISO 9001 o cualquier otro sistema de gestión basado en una norma ISO es probable que hayas oído nombrar el concepto accion preventiva.

Pero, ¿qué es realmente una accion preventiva y en qué se diferencia de una acción correctiva?, ¿cómo una acción preventiva puede ayudar a tu negocio?

Y si una accion preventiva puede ayudar a tu negocio entonces, ¿por qué ya no aparece dentro de los conceptos de la norma ISO 9001:2015?

Estos asuntos y muchos otros son los que voy a tratar en este post así que prepárate para aprender todo acerca del concepto accion preventiva.

Qué es una accion preventiva

Una accion preventiva es una decisión que se toma para evitar que aparezca una situación no deseada que hemos identificado que podría ocurrir.

En el ámbito empresarial, se trata de adelantarte al problema, riesgo, fallo o esa situación que has identificado con posibilidad de que surja en tu organización pero no quieres que aparezca y por lo tanto implementas una acción para evitarlo.

Definición de accion preventiva

Según ISO 9000 la definición de accion preventiva es esta:

Fíjate como la norma te dice que se trata de eliminar una situación potencial.

En qué momento podemos utilizar las acciones preventivas

Siempre que detectes una no conformidad potencial, un posible fallo-error, un posible riesgo, entonces ese será el momento para estudiar si debes e implementar una accion preventiva.

Cuando hablo de posibles fallos-errores hablo de:

• Fallos en comunicación,
• Fallos en la operatividad del día a día de tu empresa.
• Fallos en la entrega de tu producto o servicio.
• etc

Ese será por tanto el momento en el que estudies si una accion preventiva ayudará a evitar que se materialice ese fallo-error o riesgo.

Diferencia entre acciones preventivas y acciones correctivas

La principal diferencia entre accion preventiva y accion correctiva radica en el momento en que se implementa la acción.

La accion preventiva se implementa ANTES de que ocurra la no conformidad.

Las acciones correctivas se implementan después de que haya ocurrido la no conformidad.

En esta tabla resumo esta diferencia de manera más visual:

Cómo gestionar una accion preventiva

Este apartado lo voy a dedicar a explicarte los pasos que debes realizar para gestionar de forma correcta una accion preventiva.

Lo he resumido en 6 pasos. A priori parecen muchos pasos pero verás que la mayoría de ellos se llevan a cabo casi al mismo tiempo y de forma muy rápida.

Estos son los pasos:

Paso 1: Detecta un posible fallo o riesgo.

Lo primero que debes hacer es el detectar una situación en la que pueda ocurrir un posible fallo, error o un riesgo en tu empresa e identificar y cuál es la probabilidad de que ocurra.

Esta identificación puede venir por parte de cualquier integrante de tu organización.

Lo ideal es que no sea sólo la alta dirección la que esté alerta a posibles fallos o errores, sino cualquier persona que trabaje en el negocio.

Esta implicación, que parece difícil de conseguir, no creo que sea tan complicada.

Si dentro de la cultura empresarial de la organización, se encuentra establecido el escuchar a los empleados, sus ideas y barajar la posibilidad de implementar esas ideas como mejoras, conseguirás trabajadores más implicados con la organización.

Todos queremos ser escuchados, y si encima ciertas ideas se pueden materializar en nuevas implementaciones imagina cómo de motivada se puede sentir la persona promotora de la idea.

Paso 2: Estudia la repercusión de si se materializa ese fallo o riesgo.

Una vez tengas identificado el posible fallo, error o riesgo lo que debes hacer es valorar el daño en la organización si se materializa.

¿Cómo de negativo o cuánto daño puede hacer a la empresa si ocurre lo que has identificado?, ¿cuáles son las consecuencias?

Paso 3: Identifica la causa potencial por la que puede aparecer ese fallo o riesgo y estudiar si hay otras posibles causas.

Identifica la causa del posible fallo, error o riesgo y determina si esa es la única causa o pueden aparecer otras causas que provoquen ese error.

En la mayoría de las ocasiones si haces un buen análisis podrás llegar a una única causa. Si llegas a esa causa habrás detectado la raíz del problema y por tanto la solución.

Paso 4: Plantea una solución para adelantarte a ese posible fallo o riesgo.

Conociendo la causa raíz es muy fácil plantear la solución que elimine ese posible fallo, error o riesgo.

Imagina que identificas que puede haber confusión en la entrega de ciertos pedidos solicitados por el cliente.

Analizando la causa te das cuenta de que esos errores pueden venir derivados a que no se está utilizando ningún documento que detalle cuáles son las características del producto que se solicita el cliente entre todos los atributos que tiene tu producto.

La solución por tanto es crear ese documento que recoja lo que quiere el cliente con detalle (una toma de datos, plantilla de pedido o algo parecido).

Paso 5: Estudia el coste de implementar esa solución.

Todo lo que haces en tu negocio tiene un coste, en tiempo o en dinero.

En el caso de la solución que has propuesto deberás calcular por una parte el coste de esa implementación y por otra parte el beneficio que te aportará esa solución para evitar que ese fallo, error o riesgo aparezca.

La forma que yo tengo de estudiar cualquier propuesta o solución para una empresa es la siguiente.

Para calcular el coste ten en cuenta que el tiempo de los empleados y de gerencia es dinero. A su vez deberás también tener en cuenta posibles asesores o profesionales externos o

Paso 6: Implementa la solución.

Una vez tengas claro que el beneficio de la implementación de la solución es superior al coste de implementación, lo que tendrás que hacer es planificar esa implementación.

Detalla para ello:

• las tareas a realizar
• quién las va a realizar
• en qué momento se van a realizar esas tareas
• etc

2 Ejemplos de acciones preventivas

Como sé que todo se ve mejor con un ejemplo aquí te dejo dos ejemplos de dos situaciones en las que se detecta la necesidad de implementar una accion preventiva.

Ejemplo 1

Imagina una empresa que realiza transporte de viajeros en autobús en una localidad determinada. Su principal cliente es Tui y los trabajos a Tui representan el 75% de la facturación de esa empresa.

Riesgo: si Tui toma la decisión de establecerse en esa localidad con su propia flota de vehículos, ¿cuánto daño haría a la empresa? La respuesta está más que clara. Esta empresa pierde un 75% de su facturación y con las consecuencias que ello conllevaría (reducción de personal para poder pagar los costes fijos, peligro de la continuidad del negocio, etc).

Ejemplo 2

Empresa que se dedica a realizar distribución de equipos y materiales de construcción. La distribución se realiza desde una nave que es propiedad de la empresa.

Riesgo: existe un cambio de normativa relacionada con la protección contra incendios y eso supone adecuar la nave a la nueva normativa que implica hacer reformas y ciertos cambios en la instalación eléctrica.

Por qué ISO 9001:2015 ha eliminado de la norma el concepto de accion preventiva

Uno de los principales propósitos de la norma ISO 9001:2015 es actuar como una herramienta de trabajo con un pensamiento basado en riesgos.

Es por ello que en diferentes capítulos se tratan situaciones en las que pueden materializarse riesgos y sus impactos en la organización.

El concepto de accion preventiva que estoy explicando en este artículo se expresa mediante el uso del pensamiento basado en riesgos de la norma ISO 9001:2015 en diferentes capítulos y requisitos de la norma.

Por este motivo la propia norma ISO 9001:2015 ha eliminado el concepto de accion preventiva y no existen capítulos ni requisitos para sobre cómo tratar acciones preventivas ya que están implícitas a la hora de implementar esta norma internacional en cualquier organización.

Si has leído este post de forma completa, verás cómo puedes considerar cualquier situación en la que detectes un fallo o error como un riesgo y por lo tanto tenerlo en cuenta en el capítulo 6.1 a la hora de identificar, evaluar y abordar riesgos.

 

Bueno y ahora cuéntame tú, ¿cuántas situaciones de riesgos identificas en las organización dónde trabajas? ¿llegan estas identificaciones a oídos de la alta dirección?

Te espero en los comentarios.

Foto: Error

Fuente: Canva