La palabra registro tiene muchas acepciones: registro musical, registro informático, asiento contable… Pero en este post me voy a centrar en definir que es un registro dentro del ámbito de la gestión empresarial y la documentación que esta actividad genera.

Que es un registro

Un registro es un documento en el cual se evidencia un acto o una actividad concreta realizada por la empresa en un momento determinado del tiempo.

Por ejemplo:

  • Una toma de datos para valorar un trabajo a realizar
  • Un listado de asistencia de personal o de alumnos
  • Una oferta/cotización/presupuesto
  • Un acta de reunión
  • Un contrato
  • Un informe
  • etc

Para que sirve un registro

Como te expuse en los ejemplos anteriores, un registro sirve para evidenciar un acto o la realización de una actividad concreta en un momento determinado del tiempo.

Beneficios de utilizarlo

Existen muchos beneficios de utilizar registros pero yo destacaría principalmente los siguientes:

  • Controlar procesos
  • Evidenciar el cumplimiento de procesos
  • Medir el rendimiento de procesos
  • Evidenciar un trabajo realizado

Es importante mantener registros de la actividad de una empresa porque de hecho, lo que no se registra no se controla. Lo que no se controla no se puede medir, y lo que no se puede medir no se puede mejorar.

Por lo tanto si quieres mejorar la gestión de tu empresa deberás entender a la perfección que es un registro y en qué momento de tu ciclo productivo establecer un registro.

Ahora bien, ¿qué debe de contener un registro? Y ¿cómo debe estar estructurado para que pueda aportar realmente valor al ciclo productivo de tu organización?

Esto es lo que voy a explicar a continuación.

Partes que deben componer un registro

La estructura de un registro debería de tener lo siguiente:

  • Nombre del registro: Ponle un nombre que tenga que ver con la actividad o el acto que se está evidenciando.
  • Fecha de cumplimentación: No olvides que todo documento que evidencia un acto o una actividad se habrá realizado en un momento determinado del tiempo. Ponle esa fecha. Esto parece muy obvio pero te aseguro que me he encontrado muchos informes que se hacen pero que no se ponen fecha y por lo tanto no se sabe en qué momento del tiempo se ha elaborado dicho informe.
  • Quién lo cumplimenta: Un registro debe dejar constancia de la persona o personas que lo han cumplimentado.
  • Fecha de edición del formato: Por formato quiero decir la presentación visual, composición, colores… que forman el documento. Ese formato es posible que puedas cambiarlo en algún momento y que te interese saber en qué revisión está el mismo. Por ejemplo Revisión 0 de fecha 05.08.2019
  • Contenido que evidencie el acto o una actividad: esto es para lo que estableces el registro, para controlar ese momento del proceso o esa actividad que es crítica o importante en el proceso de entrega del servicio o producto al mercado.

En que momento establecerlo

Como te he ido mencionando a lo largo del post, yo utilizaría un registro cuando tienes la necesidad de:

  • Evidenciar un acto: un acuerdo llegado con un cliente, con un proveedor, con un colaborador, con la administración pública o con cualquier otra parte interesada. Este acuerdo lo podrás evidenciar con un contrato, oferta, cotización, etc.
  • Evidenciar la actividad de un proceso: demostrar o justificar una operación concreta de un proceso como por ejemplo: una hoja de control de temperatura, una solicitud de pedido de un cliente, un check-list de verificación, un parte de trabajo, etc.
  • Evidenciar el rendimiento de un proceso: el despliegue de un objetivo, el despliegue de un indicador de gestión, un listado con el estudio de no conformidades, una evaluación de proveedores, etc

 

Bueno pues esto es todo lo que quería comentarte acerca de lo que es un registro y cómo establecerlo en tu organización.

Ahora cuéntame tú, ¿tienes establecido registros para controlar tu proceso productivo?

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Foto: Negocios firma contrato

Fuente: Pixabay