¿Cómo de importante crees que son los empleados en tu organización? ¿Estas de acuerdo conmigo en que el principal motor de una organización son sus empleados?, ¿Si verdad?

Pues por ese motivo no creo que te extrañe que la norma ISO 9001 dedique todo un epígrafe a este asunto a través del requisito 7.2. Competencia.

En este post te voy a contar como cumplir este requisito en todos sus apartados hasta pulverizarlo de tal manera que nadie te pueda tumbar el cumplimiento de este bloque de la norma ISO 9001.

Antes de seguir déjame contarte que tras la lectura de este post:

  • Conocerás el concepto de “competencia” tal y como lo está enfocando la norma.
  • Sabrás qué exige la ISO 9001:2015 en su epígrafe 7.2
  • Aprenderás a describir un puesto de trabajo [1ª píldora]
  • Comprenderás la importancia que tienen los planes de formación en las empresas [2ª píldora]
  • Entenderás la necesidad de tener currículums de los integrantes del equipo de trabajo [3ª píldora]
  • Aprenderás a alinear la descripción de un puesto de trabajo con el plan de formación y el currículum del trabajador

Qué es la competencia

Ya sabes que el castellano es una lengua muy rica y una misma palabra puede tener múltiples significados. En nuestro caso competencia es entendida como aptitud o idoneidad para hacer algo, no como rivalidad.

Cuando tienes una avería en casa, sí esas pequeñas incidencias que solo pasan en los momentos menos oportuno (rotura de la calefacción el día de más frío del año, pérdida de presión de agua cuando estas en la ducha, fallo de la ADSL justo cuando estás subiendo un nuevo post… J) seguro que buscas a alguien que te lo solucione cuanto antes. Estoy seguro que buscarás a un profesional con experiencia en solucionar ese tipo de averías, con la formación necesaria que le habilite para solucionarla y alguien con un buen trato en lo personal, en definitiva buscas a alguien competente. Ese es el concepto de competencia que tienen la norma ISO 9001:2015 en este apartado y del que hablaré en este post.

Exigencias del epígrafe 7.2 Competencia
Sabiendo lo que implica tener a personas competentes en nuestra organización deberás de asegurarte de que los trabajadores de tu organización sean competentes para desarrollar su trabajo. Y ¿cómo lo puedo hacer? te podrás estar preguntando…

Pues con el siguiente cóctel de píldoras:

  • Descripción de puestos de trabajo.
  • Plan de formación.
  • Currículum.

Deberás hacer una buena descripción de los puestos de trabajo de tu organización, realizar un plan de formación y mantener actualizado el currículum de tus trabajadores. Esos son los tres conceptos que deberás tener en cuenta para cumplir con el requisito “7.2 Competencia de la norma”.

Ya está, no te hace falta nada más te lo aseguro.

Bien como no quiero dejarte a medias, voy describir cada una de estas píldoras por separado que seguro que lo estas esperando.

1 píldora: Describiendo un puesto de trabajo

Habrá que empezar por lo básico, es decir saber ¿qué es la descripción de un puesto de trabajo?

La descripción de un puesto de trabajo se trata de la especificación de las tareas que debe realizar el empleado en su puesto de trabajo y qué competencias debe tener para poder desarrollar ese trabajo.

Por así decirlo, es un resumen escrito de lo que debe ejecutar el empleado en su día a día además de contener la experiencia, educación y habilidades para desarrollar su trabajo. Con una buena descripción de puestos de trabajo conseguirás:

  • Redactar las principales áreas de responsabilidad tus empleados
  • Tener una visión de la carga de trabajo de cada empleado
  •  Hacer más fácil el proceso de selección de personal nuevo y saber cuál es el perfil de la persona candidata.
  •  Mayor facilidad para sustituir a un trabajador en caso de ausencia (enfermedad, baja o despido)
  • Detectar necesidades de formación o habilidades a adquirir por el empleado que está desarrollando el puesto de trabajo.
  • Tener la mejor base para realizar una evaluación por desempeño de cada puesto de trabajo.
  •  Que todos los empleados tengan una idea clara de lo que se espera de ellos.

Si en tu organización no has descrito los puestos de trabajo existentes, deberás de abordar este asunto si quieres cumplir con la norma ISO 9001. Para facilitarte el trabajo, te voy a revelar los 3 consejos que damos a nuestros clientes en antes de empezar a describir sus puestos de trabajo:

1. Comunica: algo tan sencillo y que se suele olvidar en las organizaciones. Comunica a tus empleados lo que vas a hacer para que no existan inquietudes, ni rumores sobre posibles cambios o reestructuración en la organización. La gente se pone muy nerviosa cuando un día le preguntas qué es lo que hace en su día a día, piensan enseguida que va a haber una reestructuración de personal o que les van a echar a la calle.

2. Entrevístate: si tú eres el responsable de la calidad en tu organización y eres un compañero más, realiza entrevistas con los trabajadores y pregunta ¿qué hacen? Así de paso conocerás su punto de vista sobre las tareas que han de desarrollar cada día. Si eres el gerente de tu organización igual no tendrás que entrevistarte con nadie. Y digo igual porque quizás sí que tengas que sentarte con alguien para saber qué hace en su día a día.

3. Completa: completa los requisitos del puesto de trabajo con las competencias que ha de tener la persona que lo desempeñen, si detectas competencias no cubiertas por el trabajador debes ofrecer formación al mismo para que adquiera las competencias. Si tú eres el responsable de la calidad en tu organización y eres un compañero más, pregunta a la alta dirección qué competencias ha de tener ese puesto de trabajo. Si eres el gerente de tu organización sabrás perfectamente qué competencias ha de tener la persona que está desempeñando ese puesto de trabajo.

4. Informa: una vez hayas completado la descripción de los puestos de trabajo deberás de informar a la alta dirección de los resultados obtenidos. Entrega la descripción de esos puestos a la alta dirección para que pueda revisarlos y hacerte cualquier aclaración o matización al respecto. Si tú eres la alta dirección y estas describiendo los puestos de trabajo no tendrás que hacer nada en este paso evidentemente.

Qué debes de incluir en la descripción de un puesto de trabajo

  •  Nombre del puesto de trabajo
  •  Área de la empresa a la que pertenece el puesto de trabajo
  •  La comunicación ascendente y descendente de ese puesto de trabajo
  • Funciones o tareas a realizar
  •  Competencias que debe tener el puesto: nivel de estudios, formación adicional, experiencia para el puesto y características personales

“… ya lo tengo descrito Iván, ¿y ahora qué?»

Una vez tengas los puestos descritos y comunicados a la alta gerencia deberás de entregárselos a cada uno de los trabajadores para que conozcan todas sus tareas y las competencias que corresponden al puesto que desempeñan. Si has detectado áreas en donde falta formación es el momento de ofrecérsela al trabajador.

2 píldora: La importancia de un Plan de formación

El plan de formación es la programación de las acciones formativas que te propones llevar a cabo a lo largo de un período de tiempo. El objetivo fundamental de los planes de formación es el conseguir que los trabajadores adquieran competencias que les ayuden al desempeño de su puesto de trabajo. Parte del plan de formación puede venir derivado de haber descrito un puesto de trabajo y detectar necesidades formativas para un trabajador.

El momento ideal para preparar el plan de formación es a principios de año y  posteriormente irás registrando la formación que va realizando tú y tu equipo de trabajo.

Qué debe registrar en el plan de formación

En tu documento “plan de formación” dejar constancia de:

  •  Denominación de los cursos de formación a realizar.
  •  Las entidades que impartirán dichos cursos.
  • Las fechas previstas en las que se tiene prevista la realización de las formaciones.
  •  Las fechas reales de realización de la formación.
  • Los empleados asistentes a la formación.
  • La duración de las formaciones.
  • Y finalmente dejar constancia de la evaluación de la formación recibida por los trabajadores.

Este último aspecto, la evaluación de la formación, es uno de los apartados más importantes en los procesos formativos. Si no evalúas la formación recibida no sabrás si ha servido para algo. El requisito 7.2 de la norma te lo pide explícitamente:

“…tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas”.

Tranquilo, te digo cómo lo puedes hacer.

La evaluación de la eficacia de la formación la debería hacer un superior de la persona que ha asistido a la formación y simplemente se puede hacer evidenciando las nuevas competencias adquiridas tras la formación. Si un trabajador de tu empresa acude a una formación es porque desea adquirir unos conocimientos o habilidades nuevas. Pues si evidencias que esa persona ha adquirido esas competencias habrás evaluado la formación. Puedo que lo evidencies porque está poniendo en práctica habilidades que antes no tenía o porque ha mejorado sus conocimientos en el manejo de software o aplicaciones que antes no poseía.

Es posible también que la evaluación sea negativa, bien porque no se hayan adquirido las competencias necesarias o no se haya adquirido absolutamente ningún conocimiento nuevo y se haya perdido el tiempo al realizar esa formación. Eso también debes de reflejarlo y analizar que pasó; quizás el nivel de la formación era muy superior al nivel mínimo de conocimientos que debía tener la persona que asistía a la formación o quizás la entidad formadora no supo transmitir los conceptos apropiadamente.

En cualquier caso la evaluación de la formación te servirá para conocer si ha valido la pena la asistencia a esa formación o no, si se ha de repetir la formación o no…

3 pildora: Necesidad de contar con Currículums en tu organización

En el currículum de un trabajador se documentan las capacidades y competencias que ha adquirido a lo largo de su carrera profesional. Con el currículum podrás comprobar si el trabajador cumple con los requisitos que has establecido en la descripción del puesto de trabajo.

Por tal motivo debes de solicitar a tus empleados sus currículums (o ficha nominativa), ya que es la única forma de comprobar que dispone de las competencias necesarias para desarrollar el puesto de trabajo asignado.

Combinación de las píldoras: Alineación entre descripción de puestos de trabajo, plan de formación y currículum.

Como habrás observado, existe una fuerte relación entre la descripción del puesto, el plan de formación y el currículum. Con la descripción del puesto especificas las competencias necesarias para desarrollar un puesto de trabajo, con el plan de formación complementas la formación que tienen los trabajadores y en el currículum (o ficha nominativa) evidencias la competencia de que tienen los en tu organización. Por cierto no olvides solicitar los diplomas o certificado de la formación que van desarrollando tus trabajadores, es muy probable que te los pidan el día de la auditoría externa.

Si has pasado por una auditoría, y si no es así te lo contamos nosotros como consultores, sabrás que en relación con el requisito 7.2, lo que hacen los auditores/evaluadores externos es:

Partir del organigrama funcional de la organización, luego revisan la descripción de los puestos de trabajo en base al organigrama y por último comprueban las competencias del puesto del trabajo con las que posee el trabajador en su currículum o ficha nominativa.

Bueno, estoy terminando este post pero no quería irme sin antes decirte que tengo preparado dos documentos que te ayudarán a ahorrarte mucho trabajo a la hora de describir un puesto de trabajo y preparar tu plan de formación. Se trata de dos documentos editables que pongo a disposición de los usuarios de mi blog. Adquiérelos e irás mucho más rápido en la implantación del sistema de gestión de la calidad en tu organización.

Ahora sí que me despido, estoy seguro tienes hecho tu currículum, pero ¿y la descripción de tu puesto de trabajo la tienes hecha? ¿y el plan de formación de tu empresa?… anímate, empieza por crearlo para ti… o para los integrantes de tu organización. Oye, y si tienes alguna duda al respecto, estoy aquí para ayudarte.

Fotografía: Herbal medicine in capsules on plastic bowl with white table.

Fuente Fotografía: Shutterstock

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