Cuantas veces has pensado aquello de “ojalá pudiera pagar a alguien para que vaya a trabajar por mí, mientras yo me voy a la playa”… ahí, sin pensarlo, lo que deseas es subcontratar esa tarea o ese trabajo que te resulta tan tedioso. Pero claro, a quién contrates para llevarlo a cabo debe de ser cuanto menos tan bueno en el trabajo como tú, porque si no… ya sabes lo que pasaría, ¿verdad?…

¿Imaginas que algún día podamos hacer esto y pagar a otra persona para que vaya a trabajar por nosotros y sea esa persona quién trate con nuestro jefe y no nosotros? Más de una persona pagaría por ello te lo aseguro… 😊

Pero bueno, volviendo a la realidad tengo que comentarte que si trabajas por cuenta ajena, es decir para otra persona, de momento no conozco ningún puesto de trabajo en el que podamos pagar a otra persona para que la haga por nosotros pero posibilidad de trabajar por nosotros… ¡Pero en el mundo empresarial si!

Si eres freelance o tienes una empresa seguro que alguna vez has contratado a otro profesional o empresa para que lleve a cabo un proceso o parte de tu actividad, por lo tanto estas subcontratado esas tareas en otra organización que será tu imagen de cara al cliente. ¿Y qué implica eso? te puedes estar preguntando…

Sigue leyendo y lo descubrirás…

  • Antes de seguir quiero decirte que tras la lectura de este post:
  • Conocerás qué es la subcontratación y qué es la externalización.
  • Sabrás por qué es crítico un proceso subcontratado.
  • Descubrirás qué controles debes imponer a tus procesos subcontratados.
  • Sabrás si podrás cumplir con la norma ISO 9001 en caso de que tengas algún proceso subcontratado.

Bueno, sin más rodeos vamos allá, con el contenido…

¿Qué es la subcontratación? ¿qué es la externalización?

Voy a sacarte de dudas escribiendo la mejor definición y más sencilla que pueda acerca de los conceptos “subcontratación” y “externalización”.

Una subcontratación es una situación en la que una empresa A cede o contrata a otra empresa B para que realice determinadas tareas o procesos en nombre de la empresa A. Es decir la subcontratación ocurre cuando una empresa A contrata parte de su actividad principal a otra empresa B. Como ejemplo claro puedo ponerte una empresa de construcción que para construir un edificio subcontrata a otra empresa para que realice las instalaciones eléctricas, instalaciones de saneamiento, cerrajería, etc.

Una externalización es una situación en la que una empresa A contrata a otra empresa B para que realice actividades en las que A no es especialista y dichas actividades NO representan su actividad principal. Es decir la externalización ocurre cuando una empresa A contrata una actividad secundaria, pero necesaria para llevar a cabo su actividad, a otra empresa B que está especializada en realizar dicha actividad. Como ejemplo claro puedo ponerte cualquier empresa que tenga contratado un servicio de gestión contable, fiscal, laboral, etc.

¿Por qué es crítico un proceso que se encuentra subcontratado?

Seguro que te puedes hacer una idea de la respuesta. Está claro que si no llevas un control sobre los procesos que otras empresas realizan en nombre de tu organización puedes encontrarte con sorpresas desagradables.

Imagina que has subcontratado el transporte de las tartas heladas que tu empresa elabora. Es evidente que si la empresa que has subcontratado para tal actividad no la lleva a cabo de forma correcta (adaptada a tu procedimiento de trabajo) puedes correr el riesgo de que se llegue a su destino con una calidad más que discutible y muy lejos a la calidad mínima exigida por tu organización. Por ejemplo:

  •  Podría romperse la cadena del frío.
  •  Podrías ser transportadas por vehículos no preparados para ello.
  • Puede retrasarse en las entregas.
  • Etc

Así que recuerda que todo proceso o actividades que se subcontraten deberás asegurarte de que los procesos que realice la empresa subcontratada se ciñan a tus procedimientos de trabajo para realizar esa actividad.

Controles a realizar a tus procesos subcontratados

Bien, ya sabemos que debes de controlar todos tus procesos subcontratados. Ahora el siguiente paso será saber qué controles debes realizar.

A grandes rasgos te voy a enumerar 3 controles que puedes aplicar al proveedor que vas a subcontratar:

1. Realiza una evaluación inicial antes de comenzar a trabajar con el proveedor que vas a subcontratar: puedes evaluar por ejemplo años de experiencia,  su técnica o especialización acerca del proceso que vas a subcontratarle, su infraestructura o equipo de trabajo, el precio por sus servicios o productos, etc.

2. Selecciona a tu proveedor imponiéndole a cambio una serie de requisitos mínimos que debe cumplir para trabajar con tu empresa. Todos estos requisitos déjalos bien definidos sin ambigüedades y firmados entre ambas partes en un contrato.

3. Revisa, siempre que puedas y sea posible, el trabajo realizado por el subcontratista antes de ser entregado.

Desde mi experiencia te recomendaría que te crees una hoja de cálculo para el control de todas las actividades que tengas subcontratadas.  En dicha hoja deberías de contemplar todo aquello que consideres importante vigilar a tu subcontratista.

A modo de ejemplo podrías recoger:

  • Nombre de la empresa que has subcontratado.
  • El proceso que has subcontratado.
  • El motivo por el cual has subcontratado.
  • La fecha de inicio de subcontratación.
  • La fecha de finalización de subcontratación (si tiene fecha de fin).
  • Los requisitos que debe cumplir la subcontratación para trabajar para tu organización.
  • Los documentos que evidencien que el trabajo se ha realizado.

Puedes controlar muchísimas cosas de un proceso que has subcontratado, todo depende del tipo de proceso y las tareas que debe llevar a cabo el proveedor que has subcontratado. Así que analízalo con calma y luego actúa.

En mi empresa tengo algún proceso subcontratado, ¿podré cumplir con la norma ISO 9001?

Por supuesto que podrás cumplir con la ISO 9001 y certificar tu actividad bajo esta norma internacional pero siempre y cuando demuestres que la subcontratación que estás llevando a cabo la tienes controlada.

Bueno pues… y en tu empresa ¿controlas los procesos que subcontratas? ¿no sabes cómo controlar esos procesos? escríbeme y te ayudaré a resolver tus dudas. ¡Estoy deseando leerte!

Fotografía: We made a deal. Close up of arms of successful two business partners shaking hands.

Fuente Fotografía: Shutterstock

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