El realizar un analisis interno de una empresa es un ejercicio vital para cualquier organización.

“No hay peor ciego que el que no quiere ver…” frase que conocemos todos y que se puede aplicar en varias organizaciones o a altos directivos.

Pero también es cierto que no es fácil reconocer que las cosas se pueden hacer de otra forma, sobre todo por parte de quién ha implementado las metodologías y procedimientos de trabajo.

Creo firmemente que el realizar un análisis interno, es un ejercicio del que se sacan muchísimas cosas positivas y realmente llevan a mejorar la organizacion de una empresa, su productividad, eficiencia y cuenta de resultados, etc.

De todo esto es lo que quiero escribir hoy. Espero poder ayudarte en este artículo.

La importancia de realizar un analisis interno en una empresa

Bajo mi punto de vista es de suma importancia porque es el inicio del cambio, el inicio hacia la mejora continua.

Lo difícil de este ejercicio es buscar el momento y decidirse a invertir el tiempo en realizarlo.

En casi todos los negocios lo que prima es la producción y la captación de nuevos clientes. Y está claro que es una parte importantísima porque sin clientes y sin empleados no existe una empresa.

Pero es muy probable que, si te paras a analizar tu negocio por dentro y dedicas el tiempo necesario para ello, detectes aspectos que si los cambias pueden hacer que la empresa cometa menos errores o utilice ciertos recursos de forma más eficiente.

Es evidente que todo esto también repercute en la cuenta de resultado de las empresas. El tiempo mal empleado es dinero y los errores cometidos también representan dinero en cualquier organización.

Si realizas un analisis interno en tu organización es muy probable que detectes:

• Posibles procesos ineficientes que no se habían detectado previamente. ¿se podrían hacer las cosas de forma diferente y en menos pasos sin perder información?
• Errores de comunicación, ¿crees que después de una reunión entre las personas responsables de dos departamentos que deben estar en constante comunicación, se conseguirá una comunicación más fluida y con menos errores?
• Ciertos riesgos a nivel de negocio o de procesos. De todos los clientes que tienes, ¿la facturación de tu negocio está muy concentrada en unos pocos? ¿Existen empleados clave que tienen un know-how sobre cómo ejecutar ciertos procesos pero que no conocen otros compañeros?

Son ciertos aspectos que podrías identificar si haces un analisis interno de tu empresa.

Y como estas cuestiones detectarás otras muchas estoy convencido. Lo importante es creer en este ejercicio y hacerlo lo mejor posible.

¿Consideras que tu fallo está en la captación de nuevos clientes?, aquí tienes un vídeo que te ayudará a mejorar este aspecto:

Asuntos a estudiar para realizar un analisis interno de una empresa

Si estás convencido en realizar un analisis interno de tu empresa lo primero que te vendrá a la cabeza es …bueno pero, ¿y qué es lo que tengo que analizar?, ¿por dónde debo empezar.

Yo realizaría una pequeña clasificación sobre lo que es importante analizar de forma interna en una empresa, puede que algún otro autor o consultor elija otros asuntos.

Lo que yo te propongo, es analizar:

• Los procesos. Como tendrás muchísimos deberás elegir para empezar aquellos que creas que puedan ser más críticos. Tal vez los de producción, quizás la parte comercial… no lo sé, dependerá de tu organización.
• La comunicación.
• Riesgos que puedan existir (organizacionales y de procesos).
• Cambios y mejoras propuestas para asegurar su correcta ejecución.
• Ratios económicos y financieros.

Análisis de los procesos

De todos los procesos que tiene tu organización escoge aquellos que sepas que son más críticos o donde creas que puedan existir más errores o capacidad de mejora.

Analizar todos los procesos de tu empresa puede llevar mucho tiempo para hacerlo de una vez.

En lugar de ello podrías planificar periodos (cada tres meses por ejemplo) y seleccionar un grupo de procesos que vas a analizar.

La línea de análisis que yo haría dentro de los procesos sería esta:

• Procedimientos.
• Caracterización y fichas de procesos.
• Indicadores de gestión.

Procedimientos

Los procesos que vas a analizar, ¿están documentados?, ¿existe un procedimiento de trabajo escrito en el que se detalla qué se hace y cómo se hace?

Si las respuestas anteriores son afirmativas entonces lo que deberías de realizar es una auditoria interna de esos procesos para comprobar que lo que está acordado por escrito se está cumpliendo.

Para realizar la auditoría interna puede servirte este artículo que he escrito en el que hablo de ello “Como hacer una auditoría interna”.

Si el resultado de esta auditoría NO es positivo, deberás de preguntarte el por qué está sucediendo y por qué no se están cumpliendo los protocolos establecidos. Te recomiendo para ello que analices está situación utilizando la herramienta de no conformidades.

Si el resultado de esta auditoría SÍ es positivo, a priori parecería que todo va bien y que no habría por qué preocuparse, pero ¿se podrá mejorar este proceso?, ¿se podrán acortar algunos pasos en el proceso sin que pierda valor el output que genera el proceso?, ¿existen riesgos de que no se cumpla este proceso?

Son preguntas que muy probablemente podrás responder si realizas una caracterización de procesos y los estudias mediante una ficha de procesos.

Caracterización y Fichas de procesos

Caracterizar un proceso es realizar un estudio en profundidad de las actividades que componen un proceso teniendo en cuenta los elementos que originan que estos procesos tengan un principio y un final.

Estos elementos pueden ser

• elementos de entrada que originan que comience un proceso
• elementos de salida que originan que finalice un proceso

Estos elementos de entrada, actividades y elementos de salida son los que estudias cuando caracterizas un proceso. Pero aparte de esto, estudias muchísimas más cosas cuando caracterizas un proceso:

• El objeto o propósito del proceso,
• El/los responsables de proceso.
• Controles que deben implementarse al proceso para asegurar de que se lleve a cabo de forma correcta
• Etc.

La caracterización de un proceso suele realizarse mediante una herramienta que se llama ficha de procesos.

He escrito un post en el que explico con todo detalle cómo realizar una caracterizacion de procesos. Échale un vistazo porque es una buena guía para que hagas este trabajo.

Indicadores de gestión

Un indicador de gestión es un instrumento que se utiliza para medir la gestión de una empresa. Se trata de una métrica que se utiliza para medir el cómo se hacen las cosas en una organización, es decir, el cómo se desarrollan los procesos.

Los indicadores de gestión se pueden definir de tres formas distintas:

1. Como un cociente entre dos valores con las mismas unidades de medición.
2. Como un cociente entre dos valores con distintas unidades de medición (ratio).
3. Como un valor absoluto.

Los indicadores de gestión son muy útiles para medir la evolución del desempeño de un proceso y sobre todo de aquellos procesos más críticos.

Ejemplo de un indicador de gestión:

En un departamento de compras puede resultar interesante saber cuáles son los proveedores más críticos a quiénes se les compra más para saber cómo actuar si un día dejan de suministrar su producto/servicio.

Un indicador de gestión asociado a este proceso podría ser este:

El resultado de este cociente ofrecerá la concentración de compras que tiene el proveedor xyz frente al total de compras que se realizan en la organización a todos los proveedores.

Imagina que obtienes estos resultados:

Esto quiere decir que de todas las compras que se hacen en la organización a los distintos proveedores, el 77% del importe gastado en compras se las hacemos al proveedor xyz.

Por lo tanto, el proveedor xyz es un proveedor crítico ya que le hacemos muchísimas compras.

Si esto fuese un caso real, ¿qué pasaría si un día deja de suministrarte el proveedor xyz?, ¿tienes algún otro proveedor alternativo?, ¿impactaría en la entrega de tu servicio o producto al cliente si un día te deja de suministrar el proveedor xyz?

Para esto sirven los indicadores de gestión como herramientas dentro del análisis de procesos y analisis interno de una empresa.

He escrito un artículo muy completo para hablar son indicadores de gestion, por si quieres hacer una lectura más avanzada de esta herramienta.

Análisis de la comunicación interna

La comunicación interna suele ser un talón de Aquiles en la mayoría de las empresas.
Si mejoras la comunicación interna, por ejemplo estableciendo un plan de comunicacion interna en tu organización estoy seguro qué conseguirás como mínimo hacer que tus procesos san más ágiles y disminuirás errores de todo tipo.

Existen ciertos momentos en una empresa en los que es clave que exista una buena comunicación interna, como son:

• Al incorporarse una persona nueva en la organización.
• En el momento de establecer objetivos.
• Al realizar el seguimiento de la producción.
• Cuando delegas una tarea.
• En el momento de realizar cambios en la organización.
• Cuando detectas un conflicto interno.

Estos momentos y algún otro los he enumerado y ampliado en un artículo en el que hablo de estos hábitos para mejorar la comunicacion interna en las empresas.

Análisis de riesgos

El análisis de riesgos es algo que cada vez cobra más importancia en las empresas y una cuestión que ya viene incluido como un aspecto a evaluar en cualquier sistema de gestión.

Existen muchos riesgos en las organizaciones que no son detectados, pero ahí están y juegan un papel crítico en caso de que se materialicen en las empresas.

El reto de cualquier alto mando o directivo es identificarlos a tiempo, evaluarlos y posteriormente decidir qué acción se toma con esos riesgos.

Cuando hablo de riesgos, estoy haciendo alusión a riesgos:

• Organizacionales: los derivados de la actividad de organización por el contexto en dónde actúa, el producto o servicio que entrega al cliente, el mercado dónde actúa, etc.
• De procesos: los derivados del desarrollo de los procesos de la organización.

Éstos últimos, los riesgos de procesos, son los grandes olvidados cuando se realizan los análisis de riesgos.

Pero si tú has realizado una caracterización de procesos tal y como te he comentado anteriormente, habrás identificado esos riesgos ya que es parte de la metodología que te he descrito dentro de la caracterización de procesos.

Tanto para los riesgos organizacionales como para los riesgos de procesos los puedes estudiar mediante una matriz DAFO.

Si necesitas tener más información, he escrito un artículo muy completo en el cual hablo sobre como analizar riesgos y oportunidades en las organizaciones.

Analisis de los cambios y mejoras propuestas para su seguimiento y cumplimiento

Los cambios suelen ser un momento de caos en las organizaciones: no todo el mundo tiene claro qué debe hacer, en qué momento hacerlo y cómo hacerlo.

Los tipos de cambios que puedes analizar internamente son:

• Cambios en procesos y recursos.
• Cambios en la cultura empresarial.
• Cambios en la estructura organizacional.

Si nos centramos en los cambios en procesos y recursos pueden a su vez descomponerse en:

• Cambios en los recursos humanos
• Cambios en la infraestructura
• Cambios en los procesos.

De estos últimos cambios son los que quiero hablarte a continuación:

• ¿Cómo controlar la incorporación o salida de una persona de un departamento de una empresa?
• ¿Cómo controlar la implementación de un nuevo software en la gestión de la empresa?
• ¿Cómo controlar la ejecución de un proceso que ahora se realiza de forma diferente?

Son ejemplos de cambios internos en las empresas que deberían de llevar un seguimiento cercano para que se cumplan los objetivos de dichos cambios y de forma controlada.

¿Qué más cambios aparte de los mencionados son los que se deben controlar y estudiar previamente antes de llevarlos a cabo?, ¿y cómo llevar a cabo estos cambios?

Ambas respuestas las he escrito en este artículo “7 Pasos para que la gestión del cambio No sea un dolor de cabeza en tu Organización”

Analisis económico y financiero interno de una empresa

Otro de los asuntos de vital importancia a la hora de realizar un analisis interno de una empresa.

En el mundo de los negocios, el dinero es algo importantísimo.

Una empresa no sigue operando en el mercado si no obtiene beneficios en el corto, medio o largo plazo.

Por lo tanto, el realizar un análisis económico y financiero es un asunto que no podemos dejar atrás en ninguna organización.

Estos datos económicos y financieros que te voy a presentar a continuación los podrás obtener de forma sencilla desde un programa o aplicación de contabilidad como puede ser SAGE o cualquier otro programa que exista en el mercado.

Análisis económico:

Mediante el análisis económico estudiarás cómo de rentable y solvente es tu organización.
Estos datos los obtienes de la cuenta de Pérdidas y Ganancias de la contabilidad de empresa.

Principales ratios económicos:

Rentabilidad económica: Mide la rentabilidad de las operaciones de la empresa a partir de la utilización de sus activos. Es decir, cuánta rentabilidad han generado los activos de la organización.

Imagina que el resultado del cociente anterior fuese 0,06. Eso quiere decir que la empresa ha obtenido un 6% de rentabilidad económica.

O lo que es lo mismo; de cada 100 euros invertidos ha obtenido 6 euros de beneficio.

Rentabilidad financiera: Es una ratio principalmente para los accionistas ya que mide la capacidad de la empresa para remunerar a sus accionistas. Representa el coste de oportunidad de los fondos que se mantienen en la empresa, frente al coste del dinero o inversiones alternativas. Relaciona el beneficio neto obtenido por la empresa con los recursos económicos aportados por los accionistas.

Imagina que el resultado del cociente anterior fuese 0,10. Eso quiere decir que la empresa ha obtenido un 10% de rentabilidad financiera.

O lo que es lo mismo; de cada 100 euros aportados por los accionistas en la organización, ésta ha generado 10 euros de beneficio.

Análisis financiero:

El análisis financiero analiza en qué medida los recursos financieros empleados por la empresa son los más adecuados y si son suficientes para el normal funcionamiento de la organización.

• ¿Tenemos suficientes recursos financieros para cubrir las inversiones a largo plazo?
• ¿Podemos cubrir deudas a corto plazo con los activos de la organización?
• ¿Tenemos una adecuada composición entre recursos financieros a largo y corto plazo en función de nuestras inversiones?
• ¿Cuál es el tiempo de recuperación de las inversiones del ciclo de explotación?

Son preguntas a las que se da respuesta llevando a cabo un análisis financiero.

Estos datos los obtienes de las cuentas patrimoniales que ofrece el estado financiero El Balance de Situación. Concretamente las obtendrás de la masa patrimonial “Patrimonio Neto y Pasivo”.

Principales ratios financieros:

Fondo de Maniobra: Es la diferencia entre el Activo corriente y el Pasivo corriente. Permite realizar un estudio de la liquidez que tiene la empresa informando de las posibilidades que ésta tiene de poder hacer frente a las deudas a corto plazo.

Liquidez inmediata: Mide las posibilidades que tiene la empresa de hacer frente a las obligaciones de pago a corto plazo.

Endeudamiento a corto plazo: Mide el riesgo financiero de la empresa. Estudia la relación que existe entre la financiación ajena (Pasivo corriente) y los fondos propios (Patrimonio Neto). Entre más alto sea este valor, más endeudada estará la empresa.

Bueno, pues esto es todo lo que quería comentarte acerca de cómo realizar un analisis interno de una empresa.

Si crees que puedo ayudarte en tu organización estaré encantado de leerte o escucharte.

Y ahora cuéntame tú, ¿has realizado un análisis interno de este tipo o has tenido en cuenta aspectos muy diferentes a los que te he expuesto?

Foto: Hombre haciendo presentacion a sus colegas de negocio

Fuente fotografía: Freepik

Fuente bibliográfica: Sage – 7 ratios básicos de la empresa