Si estás leyendo este post es porque quieres saber qué son las acciones correctivas y cómo gestionarlas en tu organización.

Yo además quiero presentarte una forma para que puedas calcular el beneficio y la rentabilidad que estas acciones correctivas aportan a tu organización cuando las implementas con éxito.

¿Crees que las acciones de mejora que implementas en tu empresa se pueden cuantificar económicamente?

Yo sí lo creo y así te lo voy a contar este post.

Así que empezamos.

Qué son las acciones correctivas

Las acciones correctivas representan una propuesta de mejora que planteas como consecuencia de haber estudiado la CAUSA de una no conformidad detectada en tu organización.

Se trata de una solución que ha sido estudiada y que se plantea para eliminar la CAUSA de una no conformidad.

Una acción correctiva siempre debe atacar la CAUSA raíz de la aparición de una no conformidad, de esta forma podrás asegurarte que no aparecerá más esa desviación o no conformidad en tu empresa.

Como puedes imaginarte la clave, y el quid de la cuestión a la hora de establecer las acciones correctivas, es analizar las causas reales y de raíz que están originando no conformidades dentro de tu organización. Si las identificas, la solución a implementar, es decir la acción correctiva, será muy fácil.

Definición de acción correctiva

Según ISO 9000 (la norma que establece el vocabulario ISO 9001) una acción correctiva es:

definicion accion correctiva segun iso 9000

Fíjate como la propia norma nos dice que puede haber más de una CAUSA que está originando una no conformidad.

Si esto ocurriese en tu organización deberás estudiar si con una sola acción correctiva eliminas esas CAUSAS o deberás implementar tantas acciones correctivas como CAUSAS has identificado en la no conformidad detectada.

Cuándo aparecen las acciones correctivas

Como te he comentado, una acción correctiva aparece en el momento en que aparece una no conformidad y estudias la CAUSA para evitar que vuelva a ocurrir.

En caso de que no haya aparecido una no conformidad en tu negocio pero detectes un punto débil dentro de tus procesos que puede llevar a que surja una no conformidad y te adelantas a esa situación estableciendo una mejora, entonces lo que estás implementando no es una acción correctiva sino una acción preventiva.

Cómo gestionar las acciones correctivas

La gestión de las acciones correctivas es una parte del tratamiento de las no conformidades.

Previo a establecer las acciones correctivas habrás tenido que llevar a cabo una corrección, una acción inmediata que elimine a corto plazo esa situación de incumplimiento que has detectado.

Pero ten en cuenta que esa corrección no es la acción correctiva.

En el siguiente epígrafe te voy a explicar cuál es la diferencia entre ambos conceptos pero de momento presta atención a esto:

Corrección  → elimina no conformidad (a corto plazo)

Acción correctiva → elimina la CAUSA de la no conformidad (para siempre)

Una vez que hayas planteado la corrección y hayas estudiado la causa raíz que ha provocado la no conformidad ya tienes el camino muy fácil para plantear la acción correctiva.

De hecho considero que la acción correctiva es un pequeño apéndice de la causa raíz que identifiques. Si identificas como causa raíz que no se están haciendo reuniones para cierto aspecto pues la acción correctiva es hacer esas reuniones.

Cuando tengas establecida la acción correctiva deberás comprobar la eficacia de la misma para verificar que efectivamente gracias a esa acción que has implementado la no conformidad no vuelve a aparecer.

Esta verificación la puedes comprobar cuando, en el momento en que aparezca una situación parecida a la que generó anteriormente la no conformidad, ahora no se produce esa desviación. Por lo tanto podrás decir que la acción correctiva o acciones correctivas que has implementado han sido eficaces.

Y es en este momento cuando cierras la no conformidad.

Deja registrado el momento en que verificas que las acciones correctivas son eficaces. Ponle fecha, comprobación que has realizado y quién lo ha comprobado.

La gestión de las acciones correctivas las puedes realizar con muchas herramientas, más o menos sofisticadas.

Si quieres hacer de la forma más sencilla posible, con una simple hoja de cálculo lo consigues:

plantilla estudio de las acciones correctivas

Diferencias y similitudes entre corrección y acción correctiva

En la palabra CAUSA está la clave. Por eso la he escrito en mayúscula desde el principio de este post.

Una corrección NO elimina la CAUSA de una no conformidad. Una corrección elimina simplemente la no conformidad a corto plazo pero puede volver a aparecer ya que no has estudiado sus CAUSAS.

Una acción correctiva SÍ elimina la CAUSA de una no conformidad.

Imagina que detectas en tu organización la siguiente no conformidad:

“Existen varias cotizaciones o presupuestos aceptados por el cliente de forma verbal pero no están firmados, por lo tanto no hay evidencia de esa aceptación.” (Sé que existe la validez de un contrato verbal pero eso no es el tema ahora y por lo tanto vamos a aceptar que este hecho se considera una no conformidad).

La corrección será conseguir la firma del cliente en esa cotización o presupuesto. (Eliminas la no conformidad pero NO la CAUSA).

La acción correctiva será la acción que elimine el causante de que no se estén firmando esas cotizaciones o presupuestos. (SÍ Eliminas la CAUSA).

Quizás puede ser que la persona que está realizando la labor comercial no le termina de comunicar al cliente la necesidad de firmar el documento o quizás existe un fallo de comunicación entre departamentos y el departamento comercial no le ha enviado el documento firmado al departamento de administración para su archivo.

En caso de que no te haya quedado suficientemente claro, voy a exponerte algo muy visual para mostrarte la diferencia entre corrección y acción correctiva:

Ejemplos de acciones correctivas

Te voy a poner tres ejemplos reales de no conformidades que me han puesto a mí haciendo consultoría y cómo los he solucionado haciendo un estudio de las causas y presentando el Plan de Acciones Correctivas a los organismos certificadores:

Ejemplo 1 acciones correctivas

Ejemplo 1 acciones correctivas

Ejemplo 2 acciones correctivas

Ejemplo 2 acciones correctivas

Ejemplo 3 acciones correctivas

Ejemplo 3 acciones correctivas

Como medir económicamente el beneficio de la implementación de acciones correctivas

Bien, de momento te he comentado lo que son las acciones correctivas, en qué momento aparecen, qué diferencia existe entre acción correctiva / corrección y como gestionar las acciones correctivas.

Pero ahora bien, en la práctica, ¿implementar acciones correctivas tiene beneficios para tu empresa que se puedan cuantificar?

Desde luego que sí. Dentro de la gestión empresarial se puede medir todo o casi todo. El caso es saber cómo hacer e invertir un poco de tiempo para medirlo.

Puedes calcular cómo de beneficioso es implementar una acción correctiva en tu empresa desde un punto de vista de la rentabilidad.

Partiendo de la base de que toda rentabilidad se mide en términos generales como:

formula general para calcular rentabilidad de las acciones correctivas

Entonces puedes calcular por una parte los beneficios que ha aportado a tu empresa el implementar esa acción correctiva.

Y por otra parte cuál ha sido la inversión que has tenido que hacer para implementar dichas acción correctiva.

Como estamos hablando de rentabilidades, beneficios, inversión… vamos a hablar de dinero.

Voy a intentar a reflejar para tu empresa los beneficios que puede reportar a tu empresa implementar una acción correctiva a lo largo de un año.

Y por otra parte intentaré ayudarte para que calcules la inversión que has tenido que hacer para implementar esa acción correctiva.

Cálculo del Beneficio que aporta la acción correctiva a la organización:

Gracias a la acción correctiva implementada en tu organización:

  • ¿Se ha mejorado la productividad?, ¿Cuánta producción se hace de más? Cuantifícalo en un año por ejemplo
  • ¿Se han llevado a cabo acciones que repercuten en hacer procesos más ágiles? ¿Cuánto vale ese tiempo que estás ganando? Cuantifícalo.
  • ¿Se han minorado los errores en la producción? ¿Cuánto le cuesta a la empresa cada error? Cuantifícalo
  • ¿Se han disminuido los accidentes laborales? ¿Cuánto le cuesta a tu empresa cada accidente laboral? (posibles bajas de empleados, inspecciones, sanciones, etc.). Cuantifícalo
  • ¿Tienes empleados más expertos y especializados en su trabajo y gracias a ello has conseguido fidelizar más clientes? ¿Cuánto dinero ganas al año con un cliente fidelizado? Cuantifícalo

Cálculo de la Inversión a la hora de implementar la acción correctiva:

¿Cuál ha sido la inversión que has realizado para implementar esa acción correctiva?

Quizás haya sido solo tiempo de tus empleados. Entonces ¿cuánto vale ese tiempo?

Quizás hayas tenido que contratar algún profesional externo para implementar la solución. En este caso, ¿a cuánto ascienden los honorarios del profesional externo?

Cálculo de la Rentabilidad:

Si has podido medir económicamente las anteriores variables ya lo tienes hecho.

Tan solo tendrás que ir de nuevo a la fórmula de la rentabilidad y colocar las cifras:

formula general para calcular rentabilidad de las acciones correctivas

El resultado es la rentabilidad que aporta a tu empresa el llevar a cabo una acción correctiva.

Vamos a hacer un ejercicio suponiendo un conjunto de acciones correctivas que has implementado a lo largo de un año en tu organización.

Supongamos que has invertido 80 horas a lo largo de un año en implementar acciones correctivas y lo haces a través de varios empleados los cuales su mano de obra cuesta 11€ cada hora (teniendo en cuenta su salario y costes de seguros sociales) por lo tanto esta inversión está cuantificada en 880€.

Por otra parte, vamos a suponer que, debido a la implementación de esas acciones correctivas, tu organización ha podido reducir en 15 los errores en la producción con respecto al año anterior. Supongamos que esos 15 errores menos con respecto al año anterior hacen un total de 1.150€. Entonces, el resultado de la rentabilidad sería el siguiente:

Calculo resultado ejemplo rentabilidad de acciones correctivas

Esto quiere decir que de cada euro que tu empresa invierte en una acción correctiva tienes como resultado un beneficio de 1,30€. O lo que es lo mismo, por cada 1.000€ que inviertes en acciones correctivas, tienes como resultado 1.300€ de beneficio en tu organización.

Ojo, NO un ingreso sino un beneficio.

Estos datos evidentemente son un ejemplo inventado. Como ves, lo más complicado es poder medir y cuantificar la parte de beneficios. Sé que es un ejercicio que no todas las empresas estarán dispuestas a realizar, quizás una pequeña PYME no tenga tiempo ni recursos para medir esto o ¿quizás sí?

¿Crees que sería muy complicado el medir esto en tu organización? Obviamente no tienes por qué calcularlo al céntimo. “Es mejor hecho que perfecto”.

Es posible que si lo haces, te lleves alguna sorpresa.

 

Pues bien, esto es todo lo que quería contarte acerca de las acciones correctivas.

Y ahora cuéntame tú, ¿cómo analizas las acciones correctivas en tu organización? ¿has intentado medir los beneficios que aportan la implementación de acciones correctivas en tu organización?

Te espero en los comentarios.

Si quieres detectar dónde falla tu negocio, te puedo enviar un Test de Gestión Empresarial que tengo preparado para que analices por área en dónde debe mejorar tu empresa.

Foto: Confundido enturbia ilógica

Fuente: Pixabay